Работник оплатил услуги Новой почты: как возместить расходы?

Каковы условия возмещения расходов работнику?

Наилучший вариант — когда работник выполняет определенные задания учреждения за счет средств (аванса) бюджетного учреждения. Однако на практике работникам порой приходится осуществлять расходы на хозяйственные нужды учреждения собственными средствами. В таком случае работник имеет право на получение возмещения понесенных им расходов. Это право гарантировано ст. 1160 ГКУ*.

* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

Поэтому в ситуации нашего читателя возмещение расходов работника за услуги Новой почты — вполне правомерная операция.

Но главное условие получения возмещения работником — расходы должны быть подтверждены документально. Причем работник должен предоставить именно оригиналы подтверждающих документов. В частности, таким подтверждающим документом может быть чек РРО.

Кстати, форма расчета за такие услуги значения не имеет. Работник может их оплатить наличностью или с использованием платежной карточки.

Алгоритм возмещения расходов работника

1. Уведомление руководителя. Работник подает докладную записку с объяснением и обоснованием обстоятельств осуществления расходов.

2. Составление авансового отчета. Работник должен составить и подать Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), приложив к нему все подтверждающие документы (оригиналы) об осуществленных расходах. Форма Отчета утверждена приказом № 841*.

* Приказ Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 28.09.2015 № 841.

3. Принятие решения руководителем. Руководитель проверяет целесообразность и обоснованность понесенных расходов, в подтверждение чего утверждает Отчет. Такой Отчет вместе с оригиналами подтверждающих (чек РРО) передают бухгалтерской службе учреждения. Бухгалтер проверяет правильность его составления, что удостоверяет своей подписью.

4. Проведение расчетов с работником. Для возмещения таких расходов бухгалтер формирует Реестр бюджетных обязательств и/или бюджетных финансовых обязательств с учетом требований пп. 2.2 и 2.4 Порядка № 309*. Реестр вместе с оригиналами документов или их копиями, засвидетельствованными в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного обязательства (бюджетного финансового обязательства), бухгалтер подает в Казначейство. Это нужно сделать в течение семи рабочих дней с даты утверждения Отчета.

* Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 № 309.

Сумму возмещения понесенных расходов перечисляют на карточный счет работника.

Как отразить возмещение в бухучете?

Для учета расчетов с подотчетными лицами традиционно применяем субсчет 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами».

Так, если руководитель учреждения подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил Отчет, отражаем задолженность перед работником по кредиту субсчета 2116. После проведения расчета с подотчетным лицом уменьшаем обязательство перед ним и дебетируем субсчет 2116.

Что касается операции по получению и оплате услуг Новой почты, такую операцию отражаем в общем порядке. То есть стоимость полученных услуг относим в состав расходов отчетного периода по дебету субсчета 8013.