Возмещение работнику стоимости проезда при условии частичной компенсации принимающей стороной

В какую очередь осуществить расходы?

Прежде всего в период действия военного положения необходимо выяснить, в какую очередь возможно осуществить расходы на командировку. Для этого необходимо обратиться к нормам Порядка № 590*.

* Порядок выполнения полномочий Государственной казначейской службой в особом режиме в условиях военного положения, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.2021 № 590.

При этом следует помнить, что в этот период первоочередными неизменно остаются расходы на национальную безопасность и оборону. Тогда как подавляющее большинство расходов проводятся во вторую очередь. Перечень таких расходов приведен в п. 19 Порядка № 590.

Кстати, о последних изменениях относительно расширения круга расходов второй очереди читайте в материале «Перелік дозволених видатків розширено» // «Бюджетная бухгалтерия», 2025, № 16.

Это прямо предусмотрено п. 19 Порядка № 590.

Следовательно никаких проблем с осуществлением расходов на командировку не будет.

Также напомним, что расходы на оплату любых товаров, работ и услуг возможно осуществить при условии их закупки в пределах реализации проектов, выполнения программ помощи при поддержке ЕС, правительств иностранных государств, иностранных финансовых и донорских учреждений и международных финорганизаций, в т. ч. на условиях софинансирования.

Возмещение проезда командированному

По возмещению командированному работнику стоимости проезда обратимся к нормам п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Так, согласно п.п. «а» п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59 за время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы, в частности, на проезд (в т. ч. на перевозку багажа, бронирования транспортных билетов, оплату аеропортних сборов, пользования постельными принадлежностями в поездах) к месту командировки и назад, а также по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте).

Также в соответствии с п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 затраты на проезд (в т. ч. перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и назад возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте.

При этом, как следует из этого же п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59, командировочные расходы возмещаются лишь при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость этих расходов, а именно:

— транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т. ч. электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов или документов, подтверждающих осуществление платежной операции по их приобретению в наличной или безналичной форме по всем видам транспорта, в т. ч. на чартерные рейсы;

— счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые оказывают услуги по размещению и проживанию командированного работника, в т. ч. бронирование мест в местах проживания;

— страховых полисов и тому подобное.

Кстати, расходы на проезд командированного работника воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом случае с разрешения руководителя согласно подтверждающим документам. Указанные расходы не являются излишне потраченными средствами. Об этом прямо указано в п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 (ср. USER_SHOW_ID).

Также заметьте, что в случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является такой пакет документов:

— расчетный документ или документ, подтверждающий осуществление платежной операции в наличной или безналичной форме (платежная инструкция, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка банка-эмитента платежной карточки, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— отрывная часть посадочных талонов пассажира или распечатка на бумажном носителе электронного посадочного талона, полученного в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Следовательно, учитывая указанное, учреждение, направляющее работника в командировку, должно возместить полную сумму фактических расходов на проезд, уменьшенную на сумму, которую уже компенсировала принимающая сторона.

То есть, например, работник приобрел билеты стоимостью 480 евро, из которых 300 евро ему компенсировала принимающая сторона. В таком случае учреждение должно возместить работнику разницу — 180 евро.

Как подтвердить оплаченную принимающей стороной сумму?

Чтобы правильно учесть оплаченное принимающей стороной частичное возмещение стоимости проезда, работник должен предоставить подтверждающий документ, который удостоверяет полученную сумму. Какой это может быть документ? Это может быть:

— официальная справка от организатора приема с указанием суммы компенсации (например, «возмещено 300 евро за проезд»);

— выписка из банка или расчетный документ, подтверждающий зачисление средств;

— письмо-приглашение, в котором непосредственно указано о взятии на себя части расходов на проезд (если содержится информация о денежной компенсации) и тому подобное.

Такие документы работник должен приобщить к отчету об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, после возвращения из командировки.