Возврат и замена активов: как показать в учете?

Причины возврата активов

Причины возврата активов¹ могут быть разными. Среди самых распространенных — товар ненадлежащего качества.

¹ В этом материале под активами имеем в виду ОС и МНМА, которые учреждения учитывают согласно НП(С)БУ 121.

При таких обстоятельствах покупатель (независимо от возможности использования товара по назначению) имеет право требовать от продавца по своему выбору (ч. 1 ст. 678 ГКУ):

• пропорционального уменьшения цены;

• бесплатного устранения недостатков товара в разумный срок;

• возмещения расходов на устранение недостатков товара.

Но как быть, если обнаружено существенное нарушение требований к качеству товара? Например, недостатки, которые нельзя устранить, или недостатки, устранение которых связано с непропорциональными расходами или затратами времени, и т. п. При таких обстоятельствах покупатель имеет право по своему выбору:

• отказаться от договора и требовать возврата уплаченных за товар денег;

• требовать заменить товар.

Также возврат товара возможен, когда:

• продавец передал некомплектный товар и не доукомплектовал его в срок (ч. 2 ст. 684 ГКУ);

• продавец передал товар (часть товара) в ассортименте, не соответствующем условиям договора (ч. 3 ст. 672 ГКУ);

• продавец передал товар в количестве меньшем, чем предусмотрено договором (ч. 1 ст. 670 ГКУ).

Еще одна причина возврата активов — покупатель его возвращает потому, что не понравился цвет, размер или другие характеристики. Это противоположная ситуация. Ведь стороны должным образом выполнили договорные обязательства: актив поставлен, принят, оплачен, но потом покупатель передумал, а продавец не отказывается выполнить его прихоти. В таком случае возможность возврата товара после выполнения сторонами своих обязательств должна быть предусмотрена в договоре.

Так, стороны не имеют права требовать возврата того, что было выполнено ими по обязательствам до момента изменения или расторжения договора, если иное не предусмотрено договором или законом (ч. 4 ст. 653 ГКУ). Поэтому если на момент заключения договора стороны допускают, что актив может быть возвращен, то советуем сразу прописать такую возможность в договоре.

Но главное в этой ситуации: покупатель возвращает поставщику товар, а он, в свою очередь, — средства, уплаченные покупателем. А вот дальнейшие отношения с поставщиком учреждению придется начать с «чистого листа» и заключить новый договор купли-продажи. Далее рассмотрим, как операции по возврату и замене активов следует рассматривать учреждению-покупателю через учетную призму.

Какие документы оформить?

Как правило, возврат материальных ценностей оформляют накладной или актом приема-передачи. При оформлении накладной на ней делают надпись «Накладная на возврат».

Другое дело, если возврат происходит в результате претензий к качеству полученного актива. В таком случае покупатель направляет поставщику претензию. Чаще всего условия возврата и порядок его документального оформления прописывают в отдельном разделе договора. Если же подобных оговорок в договоре нет, возврат следует осуществлять в соответствии с предписаниями гражданского законодательства. И прежде всего в этом случае стоит руководствоваться нормами ст. 688 ГКУ.

Внимание! Независимо от причины возврата покупатель (бюджетное учреждение) должен сообщить поставщику о необходимости возврата активов и объяснить причины таких действий.

При возврате активов поставщику, зачисленных в состав ОС или МНМА, придется оформить документ, подтверждающий их выбытие (списание с баланса). Так, мы имеем в виду Акт списания ОС (частичной ликвидации). Оформлением этого документа, как всегда, занимается комиссия учреждения.

Возврат активов: как показать в учете?

При возврате активов бухгалтер учреждения-покупателя прежде всего должен выяснить, какой учетный статус имеют такие объекты.

Приобретенные материальные ценности учитывают в составе капитальных инвестиций. То есть такие активы не были введены в эксплуатацию. А значит, на дату возврата поставщику они «сидят» на субсчете 1311 или 1312.

В таком случае при их возврате нужно откорректировать только поступление (увеличение) капинвестиций. Это можно сделать одним из двух способов:

• либо «красным сторно» — Дт 1311, 1312 — Кт 2117, 6211;

• либо обратной записью — Дт 2117, 6211 — Кт 1311, 1312.

Приобретенные ценности введены в эксплуатацию. То есть они являются полноценными объектами ОС или МНМА и зачислены на баланс как таковые.

При таких условиях указанные активы учреждение ввело в эксплуатацию и уже начислило амортизацию. Поэтому главный вопрос при возврате таких активов: что делать с отраженной суммой амортизации?

По нашему мнению, здесь следует руководствоваться общими нормами НП(С)БУ 121 о выбытии (списании) ОС и МНМА. То есть в случае возврата таких объектов учреждение должно списать их первоначальную стоимость и сумму износа.

А вот сторнировать (корректировать) сумму ранее начисленной амортизации не нужно. И объяснение здесь простое. Приобретенные активы были оприходованы на баланс учреждения на законных основаниях. В свою очередь, начисление на них амортизации после ввода в эксплуатацию также было правомерным и оправданным. Таким образом, никакой ошибки в действиях бухгалтера не было. Соответственно и исправлять нечего.

Итак, учтите следующие правила отражения в учете операций по возврату ОС и МНМА.

Правила отражения в бухучете возврата активов

Возврат средств или взаимозачет?

Обязательно ли поставщик должен перечислить учреждению средства за возвращенный товар? Может ли учреждение заплатить поставщику только разницу между стоимостью возвращенного и полученного взамен товара? Конечно, поставщики часто пытаются уговорить покупателей обойтись без возврата (перечисления) денежных средств во избежание оформления дополнительных документов. При этом они предлагают покупателю упрощенный вариант — провести взаимозачет или просто доплатить разницу за товар.

Но помните главное: поставщик должен вернуть средства учреждению. Поскольку проводить любые бартерные операции или взаимозачеты при расчетах с бюджетными учреждениями запрещено. Об этом четко указано в ч. 6 ст. 45 БКУ.

Подробнее о таком запрете мы рассказывали в материале «Бартерные операции в бюджетной сфере: возможно ли»? (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 14, с. 5). Советуем еще раз пересмотреть наши аргументы и ни в коем случае не соглашаться на уговоры поставщика «облегчить жизнь» и провести взаимозачет. Поскольку такое «облегчение» может обернуться «осложнением» в виде привлечения к ответственности за нарушение бюджетного законодательства.

Возвращаем ОС и МНМА: нужно ли разрешение?

По общему правилу руководители бюджетных учреждений имеют право самостоятельно принять решение о списании такого имущества, как:

1) объекты ОС, на которые начислен износ в размере 100 %;

2) прочие необоротные материальные активы (т. е. объекты, учитываемые на счете 11), при условии, что их первоначальная (переоцененная) стоимость не превышает 50 тыс. грн.

Напомним: такие требования к списанию имущества бюджетными учреждениями установлены Порядком № 1314². При этом никаких исключений для ситуации с возвратом необоротных активов этим Порядком не предусмотрено.

² Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.

Так что если читать нормы Порядка № 1314 буквально, при возврате любых ОС придется согласовать этот вопрос со своим субъектом управления. То же самое касается и возврата прочих необоротных материальных активов с первоначальной стоимостью свыше 50 тыс. грн. Однако чтобы быть уверенными в своих действиях на все 100 %, советуем поинтересоваться мнением своего субъекта управления заранее.

Что с возвращенными средствами?

Дальнейшая судьба средств, возвращенных поставщиком, зависит от того, в каком году и за счет средств какого фонда (общего или специального) были осуществлены соответствующие расходы. Впрочем, если поставщик возвращает средства, уплаченные учреждением в текущем году за товар счет, здесь вообще без вопросов. Поскольку такие средства учреждение может использовать повторно в текущем году. И не имеет значения, за счет средств какого фонда были осуществлены эти расходы.

При этом достаточно провести восстановление кассовых расходов с КЭКР 0000 на КЭКР 2210 или 3110.

Другое дело, если поставщик вернул средства за товар, приобретенный в прошлом году. Вот здесь уже следует обратить внимание, за счет средств какого фонда сметы были проведены расходы. Если речь идет о средствах общего фонда, выход один. Их придется перечислить в бюджет, из которого содержится учреждение, по коду классификации доходов 24060300 «Прочие поступления». Понятно, что восстановление кассовых расходов при этом не делаем.

Зато если поставщик вернул средства за товар, приобретенный учреждением в прошлом году за счет специального фонда, они остаются в его распоряжении.

Хотите узнать больше о нюансах отражения в бухучете возвращенных средств? Читайте нашу консультацию «Возвращены средства в прошлом году: что в учете»? (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 19, с. 8 — 10).

Получили новый актив взамен: что в учете?

Поступление нового актива (ОС или МНМА) взамен возвращенного не должно вызывать никаких вопросов у бухгалтера. Такую операцию отражаем по общим правилам приобретения и ввода в эксплуатацию объектов ОС и МНМА.

Возврат и замена: числовые примеры

Корректировка НДС

Учреждению-покупателю, являющемуся плательщиком НДС, при возврате товара поставщику придется откорректировать суммы НДС. Для этого необходимо уменьшить НДС, уплаченный за приобретенные активы. Этого требует ст. 192 НКУ. В частности, в этой статье Кодекса перечислены случаи, когда налоговые обязательства (далее — НО) и налоговый кредит (далее — НК) плательщика НДС подлежат корректировке. Среди них как раз упоминается и о возврате товаров.

Поэтому в нашем случае основанием для НДС-корректировки является расчет корректировки (далее — РК) к налоговой накладной (далее — НН), зарегистрированный в Едином реестре налоговых накладных (далее — ЕРНН).

Такой РК оформляет лицо, которое составило НН, подлежащую корректировке. То есть его составлять будет поставщик товара. Но будьте внимательны: зарегистрировать РК, составленный на возврат товаров, в указанном Реестре должен покупатель (т. е. бюджетное учреждение).

В какие сроки это необходимо сделать? Знайте: регистрируют такие РК с учетом предельных сроков, указанных в п. 201.10 НКУ:

• для РК, составленных с 1-го по 15-й календарный день (включительно) календарного месяца, — до последнего дня (включительно) календарного месяца, в котором они составлены;

• для РК, составленных с 16-го по последний календарный день (включительно) месяца, — до 15-го календарного дня (включительно) календарного месяца, следующего за месяцем их составления.

Поэтому не откладывайте этот ответственный момент на потом. Ведь такой РК является основанием для НДС-корректировки только после его регистрации в ЕРНН.

И напоследок еще один важный момент. В связи с поставкой нового актива взамен возвращенного продавец должен составить новую НН. В свою очередь, покупатель на основании этого документа включает суммы НДС в НК (при условии, что такая накладная зарегистрирована продавцом в ЕРНН).