Вручение грамот и сувениров: оформляем и отражаем в бухучете правильно

Нюансы налогообложения

Прежде всего бюджетное учреждение, которое проводит культурно-массовое мероприятие и приобрело награды для вручения его участникам, должно учесть особенности налогообложения таких операций. Ведь при определенных условиях учреждение как налоговый агент обязано удержать налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военный сбор (далее — ВС) с участников мероприятий за врученные им подарки и уплатить соответствующие суммы в бюджет.

К тому же каждое такое вручение сувениров или наград подлежит персонализировавшему учету и отражению в Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налогов — физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса.

Напомним, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика НДФЛ не включаются:

— стоимость орденов, медалей, знаков, кубков, дипломов, грамот и цветов, которыми награждаются победители соревнований, конкурсов (п.п. 165.1.38 ПКУ*). Причем стоимость таких медалей, грамот или цветов значения не имеет;

— стоимость неденежных подарков, а также призов победителям и призерам спортивных соревнований, — в части, не превышающей 25 % минзарплаты (в 2025 году — 2000 грн в расчете на месяц).

* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Именно в таких случаях врученные награды, сувенирная и подарочная продукция не облагаются НДФЛ и ВС, но подлежат персонализированному учету.

Теперь исключение составляют лишь подарки, которые раздаются посетителям во время проведения рекламной акции. Так, если во время проведения рекламной акции осуществляется распространение рекламного товара, а потребителями рекламы является неопределенный круг плательщиков налога, то стоимость такого товара не рассматривается как доход физических лиц — потребителей рекламных мероприятий и, соответственно, не является объектом обложения НДФЛ и ВС. На этом акцентируют налоговики в своем разъяснении (см. категорию 103.23 ЗІР).

Учитывая это, во время вручения наград, подарков и сувенирной продукции участникам культурно-массовых мероприятий не избежать ведения персонализированного учета лиц — получателей наград и подарков. Причем такой учет необходимо вести по каждому участнику, которому вручена награда. Для этого придется не только собрать информацию об этих лицах, но и получить их подписи в подтверждение факта получения ими наград и подарков. Какие именно документы следует оформить, объясним дальше.

Порядок документального оформления

Для целей бухгалтерского учета приобретенные учреждением награды, сувенирная и подарочная продукция, предназначенные для вручения во время культурно-массовых мероприятий, являются обычными активами. Такие активы — разновидность запасов, об особенностях документирования и учета которых расскажем дальше.

По общему правилу для оформления операций с запасами следует применять типовые формы первичных документов, утвержденные приказом № 431*. В то же время с целью учета отраслевых особенностей бюджетным разрешено разрабатывать собственные формы документов для оформления хозяйственных операций по поступлению, движению и выбытию запасов. Об этом четко указано в п. 3 Порядка № 431**.

* Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.12.2022 № 431.

** Порядок составления типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора, утвержденный приказом Минфина от 13.12.2022 № 431.

Главное требование — самостоятельно разработанные формы первичных документов должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом № 996* и Положением № 88**. Кроме того, в случае принятия такого решения не забудьте указать о применении самостоятельно разработанных форм в распорядительном документе об организации бухучета вашего учреждения. В то же время формы таких документов следует привести в приложениях к этому распорядительному документу.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Почему, собственно, мы вспомнили о такой возможности?

Дело в том, что среди типовых форм документов не стоит и искать первичный документ, предназначенный для оформления выдачи сувениров и подарков.

Учитывая это, для документального оформления таких операций учреждению целесообразно разработать собственный документ. Например, это может быть ведомость выдачи или раздаточная ведомость.

В частности, в этом документе указываем:

— дату выдачи;

— название выданных материальных ценностей;

— количество выданных материальных ценностей;

— фамилии лиц, получивших подарки, и их подписи.

Далее должным образом оформленные сведения следует передать бухгалтерской службе учреждения. В частности, в ситуации читателя эти документы передают в бухгалтерию отдела культуры.

Именно эти сведения послужат основанием для списания сувенирной и подарочной продукции, выданной участникам культурно-массовых мероприятий. Непосредственно по факту списания учреждение должно оформить Акт списания запасов типовой формы на общую сумму врученных грамот и сувениров.

Таким образом, для списания выданных материальных ценностей участникам культурно-массовых мероприятий лишь Акта списания запасов недостаточно. Без оформления вышеупомянутых сведений в этом случае не обойтись.

Отражение в бухучете

Порядок отражения операций по приобретению и выдаче сувенирной продукции и подарков в бухучете несложный.

Как мы уже объяснили выше, грамоты, медали, сувениры, цветы и разные подарки, приобретенные для вручения во время культурно-массовых мероприятий, следует учитывать в составе запасов. А именно учет таких активов стоит вести на субсчете 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи». Ведь именно этот субсчет предназначен для учета активов, приобретенных и удерживаемых с целью дальнейшего распределения и передачи.

После вручения таких активов участникам культурно-массовых мероприятий их стоимость подлежит списанию на расходы соответствующего отчетного периода. При этом такие расходы целесообразно отражать по дебету:

— субсчета 8013 «Материальные расходы» — в составе расходов на выполнение бюджетных программ — если подготовка и проведение культурно-массовых мероприятий является одним из основных направлений деятельности отдела культуры;

— субсчета 8511 «Затраты по необменным операциям» — в составе расходов по необменным операциям. Ведь именно этот субсчет предназначен для учета расходов, связанных с передачей активов субъектам хозяйствования, физическим лицам и другим субъектам государственного сектора для выполнения целевых мероприятий.