Электронный документооборот в бухгалтерии

Что представляет собой электронный документооборот в бухгалтерии?

Термин «бухгалтерия» нередко ассоциируется с изобилием документов и папок, хранящихся в шкафах и на стеллажах в рабочих кабинетах. Безусловно, без бумажных документов все еще не обойтись. Однако электронные разработки дали возможность уменьшить количество печатных документов, и на этом их преимущества не заканчиваются.

Многие бухгалтеры уже далеко не один год привыкли заполнять электронные документы в электронном виде. Большинство первичной документации формируется в специальной компьютерной программе. Однако до сих пор есть немало случаев, когда для передачи файла в другое учреждение или соседний кабинет нужна его распечатка.

На этом этапе появляется вопрос: для чего распечатывать файлы и передавать их, если можно сделать их отправку в электронном варианте. Этот вопрос особенно актуальный, если получатель находится в другом офисе или в другом населенном пункте.

Формат обмена файлами в электронном варианте и называется электронным документооборотом в бухгалтерии. Файлы носят название – электронные документы.

Преимущества работы с электронными документами

Переход на обмен информацией в электронном виде характеризуется следующими преимуществами:

· Снижаются финансовые траты, так как нет необходимости использовать бумагу, принтер и другие канцелярские материалы.

· Файлы передаются получателю моментально, что экономит время.

· Оптимизируется эффективность работы сотрудников.

· Не нужно отводить много места для хранения архива.

· Повышается защита от нежелательного доступа.

Минусы у ЭДО тоже имеются, хоть и несущественные. Например, можно потерять данные в результате сбоя программного обеспечения или из-за несанкционированных атак хакеров. Тем не менее, если использовать надежное программное обеспечение, риск вышеперечисленных проблем будет минимизирован.

Также важно учитывать человеческий фактор – не все специалисты готовы переходить на стопроцентный электронный оборот документов. Кто-то привык работать с бумажной документацией, а кто-то — 50/50.

На какую программу ЭДО стоит обратить внимание

Среди пользователей положительно себя зарекомендовала программа M.E.Doc. Это не просто средство для того, чтобы отправлять электронные отчеты. ПО дает максимум возможностей для регистрации налоговых накладных, сверки с ЕРНН. Пользователям гарантирована быстрая отправка файлов в нужные учреждения, в том числе и в ДФС, ПФ. Доставки квитанций подтверждаются. Еще один немаловажный нюанс – формы отчетности, а также бланки своевременно обновляются, чтобы идти в ногу с переменами в законодательстве.

Файлы, которые передаются, защищены от несанкционированного доступа. Получить доступ к документации может лишь та организация, для которой файлы предназначаются. Одна из функций ПО – возможность работы с акцизным налогом. При наличии доступа в интернет отчеты можно незамедлительно отправлять адресатам в любое удобное время.

Как показывает практика, все больше и больше предприятий переходят на ЭДО. Если пользоваться профессиональным ПО, оптимизация рабочего процесса существенно возрастет.