Як РРО в телефоні дозволяє підприємцям зручніше видавати чеки?

Що таке програмний РРО та як видавати чеки з програмним РРО? Як працює РРО в телефоні та які переваги дає для підприємців? Як приймати оплати та видавати чеки з телефону? Розповідаємо у статті.

Що таке програмний РРО?

Програмний реєстратор розрахункових операцій (або ж програмний РРО, ПРРО) — це зручний аналог класичних касових апаратів. На відміну від залізних РРО, програмний РРО можна встановити на будь-який зручний пристрій: комп’ютер, планшет або смартфон.

За допомогою програмного РРО касир може створювати і фіскалізувати електронні чеки, надсилати їх клієнтам електронною поштою, в месенджерах або ж роздруковувати паперові. Для друку потрібно придбати термічний принтер.

ПРРО та РРО мають однакову юридичну силу, а електронні чеки повністю рівноцінні паперовим.

Нагадаємо, що в 2024 році повернулися податкові перевірки на відсутність ПРРО/РРО для бізнесу та невидачу фіскальних чеків і підприємці можуть отримати штраф за торгівлю без касового апарату.

Як видавати чеки з програмним РРО?

Після установки на комп’ютер чи планшет ПРРО вже може формувати електронні чеки. Програма створює чек і відправляє на сервер Державної податкової служби, де йому присвоюється унікальний фіскальний номер. Після цього чек повертається назад і його можна надіслати клієнту чи роздрукувати. Наприклад, у «Вчасно.Каса» такий обмін даними відбувається автоматично і непомітно для підприємця, адже чек формується за секунду.

Програмний РРО може працювати і без доступу до серверу податкової, якщо раптом зник зв'язок. Сервер ДПС надає кожному ПРРО до 2000 фіскальних номерів, які можна присвоїти чекам у режимі офлайн. Після відновлення зв’язку всі дані будуть автоматично передані на сервер, а запас номерів — поповнено.

Із програмним РРО касиру залишається лише оформлювати продажі та видавати чеки. Так просто!

Які переваги дає програмний РРО для підприємців?

Використання програмного РРО дає підприємцям ряд суттєвих переваг:

1. Економія коштів — жодного додаткового обладнання. Програму можна встановити на комп’ютер, планшет чи смартфон.
2. Безпека даних — мінімальний ризик втрати чи пошкодження. Усі дані про розрахункові операції надійно зберігаються у хмарних сервісах, а чеки зберігаються 3 роки.
3. Інтеграції. Сучасні програмні РРО мають готові інтеграції з необхідними бізнесу обліковими системами, звідки дані будуть передаватися у ДПС автоматично.
4. Мобільність — як на стаціонарних торгових точках, так і під час виїзної торгівлі. Підприємець може працювати з ПРРО будь-де, використовуючи тільки планшет чи смартфон.
5. Зручність оновлення — провайдери ПРРО оновлюють все самостійно. Чи то необхідне програмне оновлення, чи то зміни у законодавстві.
6. Швидкий старт. Порівняно із традиційним касовим апаратом програмний РРО значно легше налаштувати. Підприємець може зареєструвати ПРРО на сайті Державної податкової служби (чи у вебкабінеті програми) і в той же день видати перший чек.
7. Відсутність рутинної роботи з паперами. Із програмним РРО легше адмініструвати та зберігати дані, а також подавати звіти до податкової. Так команда може забути про постійну паперову роботу і зосередитися на більш важливих завданнях.

Ці переваги — лише невелика частина того, що пропонують провайдери програмних РРО. Можливості сервісів постійно розширюються і допомагають бізнесам закривати всі потреби.

У «Вчасно.Каса», наприклад, можна видавати чеки на передплату, післяплату, оплату готівкою чи карткою, сертифікатом і QR-кодом. А також додавати каталоги і товари та завантажувати до них фото з телефону.

Як приймати оплати з телефону?

Приймати оплати від покупців можна не лише через POS-термінали, а й зі звичайного смартфону через застосунок «Термінал». Все що для цього потрібно — операційна система Android і модуль NFC.

«Вчасно.Каса» має інтеграцію із застосунком «Термінал», а тому продавець зможе використовувати програмний РРО на смартфоні і приймати оплати через технологію Tap to Phone.

Важливо зазначити, що мобільні застосунки не приймають картки з магнітними стрічками, тому підприємцю варто орієнтуватися на звички та потреби клієнтів свого бізнесу. Так, якщо в аптеку прийде клієнтка з магнітною карткою, а у продавця не будем змоги прийняти від неї оплату, то такий підприємець може отримати штраф.

Як це працює?

Застосунок «Вчасно.Каса» потрібно поєднати із застосунком «Термінал». Надалі під час усіх продажів «Вчасно.Каса» буде активовувати «Термінал» і на екрані з’являтиметься сума оплати.

Після цього покупець може прикласти картку чи свій смартфон до гаджету продавця, і оплата буде здійснена. Дані ЕПЗ передаються у фіскальний чек згідно з вимогами податкової служби.

Такі мобільні термінали дуже вигідні для підприємців, адже це:

Зручно. Продавець може приймати безконтактні платежі телефоном в будь-якому і для цього не потрібно використовувати додаткові пристрої.

Легко. Для того, аби почати приймати оплати у смартфоні не потрібно звертатися до технічних фахівців — підприємець може все зробити самостійно.

Економно. Жодних витрат на купівлю/оренду обладнання, а також матеріалів (стрічку для чеків, фарбу для їх друку). Тільки смартфон.

Як видавати чеки з телефону?

Щоб почати видавати чеки з телефону, потрібно зареєструватися і налаштувати торгову точку і касу через вебкабінет програми. І вже після цього зайти у застосунок програмного РРО під своїм логіном і паролем.

Завдяки тому, що вебкабінет синхронізується із застосунком, працювати у касі з телефону так само просто, як із комп'ютера чи планшета.

Приймати оплати, видавати електронні чеки є важливою частиною торгового бізнесу. За допомогою програмного РРО підприємцям зручніше приймати оплати та видавати чеки.