Компенсация за неиспользованный отпуск: предоставление и оформление 2025

Правовая база

• Закон "Об отпусках" № 504/96-ВР
• Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ)
• Порядок исчисления средней заработной платы от 08.02.1995 г. № 100

Общее правило

Компенсация без увольнения - НЕ разрешена

Исключение - если выполняются все следующие условия (ст. 24 Закона об отпусках):

1. Инициатива работника - он самостоятельно подает заявление.
2. Работник старше 18 лет.
3. Использовано не менее 24 к. дней ежегодного (основного и/или дополнительного) отпуска.

В таком случае можно компенсировать излишек неиспользованных дней деньгами.

Также особый случай - компенсация отпуска работнику, призванному или принятому на военную службу.

Работник имеет право на компенсацию всех неиспользованных дней отпусков: ежегодного (основного и дополнительного) и дополнительного социального на детей.

Заявление подается до последнего дня месяца, в котором работник мобилизован.

Компенсируются дни, накопленные до даты начала службы.

Что подлежит компенсации

• Ежегодный отпуск (основной и дополнительный)
• Дополнительный социальный отпуск на детей

На кого распространяется

• Как на основных работников, так и на совместителей.

Главные особенности во время военного положения

Они предусмотрены Законом № 2136.

1. Минимум - 24 календарных дня:

• Продолжительность ежегодного основного отпуска остается 24 к.д.
• Все, что свыше 24 дней - работодатель может ограничить или перенести.

2. Разделение отпуска:

• Отпуск можно разделить, но одна часть должна быть не менее 14 к.д.

3. Предоставление более 24 дней:

Свыше 24 дней могут быть:

• перенесены на послевоенное время;
• или предоставлены как отпуск без сохранения зарплаты.

4. Можно не предоставить отпуск, но...

• Компенсациюза дни свыше 24 к.д. нужно уплатить в случае:
  • увольнения работника;
  • или по его заявлению, если выполнены условия из ч. 1 ст. 24 Закона "Об отпусках".

Увольнение во время военного положения:

"В случае увольнения работника в период действия военного положения ему выплачивается денежная компенсация"
- ст. 12 Закона № 2136

Расчет количества дней

Что такое "рабочий год"?

Это период от даты начала трудового договора:

Например, если работник принят 15.09.2022, то его рабочие годы:

• 15.09.2022 - 14.09.2023
• 15.09.2023 - 14.09.2024
• 15.09.2024 - 14.09.2025 ... и так далее.

Как считать дни неиспользованного отпуска:

Отпуск зарабатывается ежедневно, то есть его количество зависит от фактически отработанного времени в каждом рабочем году.

Вам пригодится Формула расчета количества дней отпуска

Разделение на два периода: до и после 31.12.2023

Если работник имеет неиспользованный отпуск за период до 31.12.2023: Компенсацию за эти дни считают из заработка 2023 года.

Если дни накоплены после 01.01.2024: Компенсацию считают уже по новым правилам, с зарплат 2024 года. Подтверждено в письме Минэкономики от 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.

Примеры компенсации ежегодного отпуска

Пример 1. Отпуск свыше 24 дней - компенсация разрешена:

• Работник имеет 31 день неиспользованного ежегодного отпуска.
• Минимум - 24 календарных дня(ст. 6 Закона об отпусках).
• После предоставления 24 дней, можно компенсировать 7 дней деньгами.

Условие: компенсация разрешена только за дни свыше 24 дней за каждый рабочий год.

Пример 2. Отпуск ровно 48 дней за 2 года - компенсация невозможна:

• За 2 рабочих года работник имеет 48 дней отпуска.
• 2 × 24 = 48 дней - это норма.
• Компенсация не разрешена, потому что сверхурочных дней нет.

Помните: компенсация возможна только за излишек свыше 24 дней на каждый рабочий год отдельно.

Дополнительная оговорка: запрещено не предоставлять ежегодный отпуск более чем 2 года подряд(ст. 80 КЗоТ).

Исключение - во время военного положения это правило не действует, когда работодатель может отказать в предоставлении отпуска(ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).

Нельзя:

Соглашаться на полную денежную компенсацию ежегодного отпуска без увольнения работника, даже по его письменной просьбе. Это нарушение трудового законодательства.

Ответственность работодателя

Финансовая (ст. 265 КЗоТ):

За нарушение трудового законодательства, в частности:

• за выплату компенсации вопреки закону, задержку выплаты компенсации менее чем на месяц - штраф 1 минимальная зарплата (на момент выявления) - в 2025 году: 8000 грн;
• за задержку выплаты компенсации более чем на месяц - штраф в 3 МЗП (24000 грн).

Административная (ст. 41 КоАП):

За нарушение требований законодательства о труде

Компенсация при увольнении

В случае увольнения - работодатель обязан выплатить компенсацию за все:

• неиспользованные ежегодные основные отпуска
• неиспользованные дополнительные отпуска
• отпуска на детей(ст. 19, 24 Закона об отпусках, ст. 84 КЗоТ)

Ограничение 24 дня не действует - компенсируются все накопленные дни за все предыдущие годы.

Отпуск перед увольнением - это право работника:

• Работник может "отгулять" отпуск перед увольнением.
• День увольнения - последний день отпуска.
• Отпускные выплачиваются заранее, как обычно.

Работник сам решает:

• либо уйти в отпуск → потом уволиться
• либо получить денежную компенсацию → в день увольнения

Исключения, когда отпуск перед увольнением НЕ разрешен:

1. Увольнение за дисциплинарное нарушение - только компенсация.
2. Военное положение - работодатель может отказать в более 24 днях, чтобы освободить место для нового работника.

Компенсация и отпуск перед увольнением - равнозначны: Сумма выплаты одинаковая, разница только в форме - или в виде "отпускных", или как компенсация при расчёте.

Но это правило действует только если нет дней отпуска, заработанных до 31.12.2023. Если есть, то помните: отпускная компенсация для таких дней считается из "замороженных" выплат за 2023 год, а отпускные - по общим правилам. Это может повлиять на разницу в суммах компенсации и отпускных.

Компенсация за отпуск на детей

Что такое дополнительный отпуск на детей? Он предоставляется по ст. 19 Закона об отпусках, в частности:

• одному из родителей, имеющих двух и более детей до 15 лет;
• одному из родителей ребенка с инвалидностью;
• одинокой матери - независимо от количества детей до 18 лет.

Компенсация возможна только в случае увольнения. А также в случае принятия или призыва на военную службу.

Причина - социальный отпуск не является ежегодным, поэтому абз. 4 ст. 24 Закона об отпусках не разрешает компенсацию без увольнения. Но для мобилизованных действуют специальные нормы.

Особенности отпуска:

• Считается за календарный год, а не за рабочий.
• Нет срока давности - компенсируется за все годы.
• Если право возникло по нескольким основаниям (например, многодетность + инвалидность), можно получить до 17 дней (10 + 7).
• Нужно иметь справку, что другой родитель не использовал отпуск на детей и не получал компенсации.

Примеры компенсации соцотпуска

Пример 1: Работница имеет право на 10 дней каждый год (2023 - 2025). Ей компенсируют 30 дней при увольнении в 2025.

Пример 2: Работница имеет:

• 24 дня ежегодного - хочет "отгулять" 14 дней
• 10 дней на детей - хочет "отгулять" все.
• остальные 10 дней - хочет забрать компенсацией.

Так нельзя! Закон требует отдыхать минимум 24 дня именно ежегодного отпуска, а отпуск на детей не засчитывается. Компенсация в таком случае не разрешена.

Отпуска, которые не компенсируются

Компенсация НЕ начисляется за отпуска, которые:

• не накапливаются;
• не являются ежегодными;
• не относятся к дополнительным социальным (на детей).

К таким относятся:

• учебные;
• творческие;
• для участия в соревнованиях;
• для лиц с инвалидностью;
• для участников боевых действий;
• "чернобыльские" - они считаются льготой, а не видом отпуска в классическом смысле (согласно ст. 20 и 21 Закона № 796-XII).

Компенсация - дополнительные правила

1. Компенсация - только окончательный расчет.
   Перенести ее на новое место работы невозможно.
2. Отказ от компенсации - запрещен.
   Работник не может оставить ее "на потом " - выплачивается обязательно при увольнении.
3. Компенсация должна быть указана отдельно.
   Сообщите работнику о её размере отдельно, не только в общем расчётном листе(ст. 47 КЗоТ).
4. В случае смерти работника- компенсация выплачивается:
   • членам семьи(ч. 6 ст. 83 КЗоТ),
   • или входит в наследство, если членов семьи нет.

Когда выплачивается компенсация?

Документальное оформление

1. Если работник продолжает работать:

• Заявление работника о желании получить денежную компенсацию за сверхурочные дни отпуска (свыше 24 к.д. за каждый рабочий год).
• Приказ работодателя о выплате компенсации.

Напоминаем: компенсация возможна только за дни свыше 24, и только после фактического использования этих 24 дней.

Если работник увольняется:

• Приказ об увольнении - он автоматически является основанием для расчета компенсации.
• Расчёт неиспользованных дней отпуска - бухгалтер должен определить количество всех дней, включая накопленные за предыдущие годы.

Если компенсируется дополнительный отпуск на детей дополнительно стоит иметь справку или письмо с места работы другого родителя о том, что он:

• не пользовался этим отпуском;
• не получал компенсацию.

Форма произвольная. Главное, чтобы содержала достоверную информацию.

Хотя должны предупредить: законодательство не обязывает работника предоставлять такие документы и не дает право работодателю их требовать. Поэтому программа минимум - работник должен указать в заявлении о выплате компенсации или увольнении, что другой из родителей ребенка (детей) не использовал дополнительный социальный отпуск на них за соответствующий год.

Налогообложение

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - 18%

• Удерживается на общих основаниях.
• Учитывается при предоставлении налоговой социальной льготы.

Военный сбор (ВЗ) - 5%

• По состоянию на 2025 год - 5%.
• Удерживается так же, как с зарплаты.

Отчетность:

В Приложении 4ДФ компенсация показывается под кодом дохода "101 " - вместе с зарплатой. ВС также указывается в 4ДФ.

В приложении Д1 показывается общей суммой вместе с зарплатой.

Единый социальный взнос (ЕСВ):

• Начисляется, если компенсацию выплачивают до увольнения (как часть зарплаты).
• НЕ начисляется, если компенсацию начисляют после увольнения, поскольку работодатель уже не является страхователем (письма ГФС № 956/6 и № 557/ІПК).

Бухгалтерский учет (пример)

Пример отражения в бухгалтерском учете начисления заработной платы, НДФЛ, ВС, ЕСВ и выплата зарплаты на карточки