Информация по теме "" | Публикации по тегу
06.12.21
598 0
Распечатать
Избранное

Уполномоченное лицо: готовим документы перед стартом

Еще несколько недель — и закупочной деятельностью во всех бюджетных учреждениях будут заниматься исключительно уполномоченные лица. Все ли необходимые для этого документы у вас готовы? И правильно ли они оформлены? Какие обязанности и полномочия следует возложить на уполномоченное лицо? Ответы и подсказки — в нашей статье.

Что необходимо оформить?

Каждому учреждению необходимо оформить организационно-распорядительные документы о назначении уполномоченного лица (далее — УЛ) и определении его полномочий.

Для этого составляем:

1) приказ о назначении УЛ (или нескольких УЛ).

В этом документе указываем информацию, в частности, о том:

• кого из работников учреждения назначили УЛ;

• за какие закупки отвечает УЛ: упрощенные закупки, процедуры закупок, закупки без использования электронной системы закупок (далее — ЭСЗ);

• кто временно выполняет функции УЛ на период его отсутствия (во время пребывания на больничном, в отпуске и т. п.);

• какой установлен размер доплаты за выполнение функций уполномоченного лица. Если есть законодательная возможность, вводите должность специалиста по публичным закупкам в штат. Но в таком случае внесение изменений в штатное расписание оформляете отдельным приказом. При этом размер доплаты для УЛ вы можете указать в отдельном распорядительном документе. Как составить такой документ, подробнее читайте в статье «Уполномоченное лицо: трудооплатные нюансы» этого номера журнала.

Имейте в виду: с таким приказом обязательно ознакомьте будущее УЛ. Пример такого распорядительного документа см. ниже;

2) положение об УЛ.

Если вы еще не утвердили такой документ, самое время это сделать. При его разработке руководствуйтесь ст. 11 Закона № 922 и Примерным положением1. Если же такой документ уже утвержден, его все равно нужно пересмотреть и внести изменения. Например, добавить пункт о том, какими именно закупками занимается УЛ. Также пересмотрите его полномочия с учетом изменений, внесенных в ст. 11 Закона № 922;

1 Примерное положение об уполномоченном лице, утвержденное приказом Минэкономики от 08.06.2021 № 40.

3) должностную инструкцию специалиста по публичным закупкам.

Этот документ нужен тем учреждениям, где будет введена должность специалиста по публичным закупкам. При разработке этого документа учтите требования Профессионального стандарта «Специалист по публичным закупкам», утвержденного приказом Минсоцполитики от 18.02.2019 № 234;

4) распределение полномочий и обязанностей между уполномоченными лицами.

Такой документ составляют в случае назначения нескольких УЛ с целью разграничения их полномочий и обязанностей. Наши советы в отношении этого документа читайте далее.

Кто может заменить УЛ?

В случае отсутствия УЛ (на время пребывания на больничном, в командировке или отпуске) заказчик должен определить другое УЛ. Назначенный работник будет выполнять обязанности соответствующего УЛ.

Так какие же есть варианты назначения временного УЛ?

Назначено одно УЛ

В таком случае возложить выполнение обязанностей УЛ на период его отсутствия вы можете на другого работника из числа штатных работников учреждения (кроме руководителей и их заместителей). Но рассчитывать на доплату «временное» УЛ может, только если выполнение таких обязанностей не предусмотрено его должностной инструкцией.

Назначено несколько УЛ

Такую ситуацию решить значительно проще. Ведь возложить выполнение обязанностей УЛ на период его отсутствия вы можете на другое УЛ.

В конце концов, назначить временное УЛ как в первом, так и во втором варианте вовсе не сложно. Для этого руководитель учреждения издает соответствующий приказ.

Но будьте внимательны: в этом документе необходимо указать конкретный период, на который назначаете такое «временное» лицо. Конечно, такой приказ следует оформлять тогда, когда известен период отсутствия «постоянного» УЛ.

В свою очередь, выполнять обязанности «временное» УЛ начнет со дня отсутствия «постоянного» УЛ и прекратит в день выхода на работу работника, обязанности которого оно выполняло.

Ценный совет!

Уже сейчас найдите достойную временную замену постоянному УЛ

Для этого подготовьте не только документальную почву, но и лично объясните такому работнику, какие обязанности ему придется выполнять. Но главное — такое «временное» лицо должно получить КЭП и пройти обязательное тестирование.

Всегда ли это нужно? Без этого не обойтись, например, если в период отсутствия «постоянного» УЛ «временному» лицу придется обнародовать документы в ЭСЗ.

В остальных случаях указанные требования выполнять не обязательно. Вполне понятно, что такие обстоятельства не всегда можно предусмотреть заранее. Поэтому советуем подготовить такое «временное» лицо заблаговременно и по полной программе.

Как распределить обязанности?

Заказчики, у которых одно УЛ не «потянет» все закупки, назначают несколько УЛ. В таком случае для организации и проведения закупок создают отдел или другое отдельное подразделение.

Для эффективного выполнения функций УЛ, а также для равномерной нагрузки между ними, очевидно, целесообразно распределить между ними обязанности и полномочия.

Кто это может сделать? Обычно, это задание поручают руководителю такого подразделения. Поскольку именно он сможет равномерно распределить имеющийся объем закупочной работы между всеми УЛ и эффективно организовать работу отдела в случае временного отсутствия одного лица.

Как это лучше сделать? Отметим сразу, что универсального порядка распределения обязанностей между УЛ для всех заказчиков не существует. Ведь, как ни крути, у каждого заказчика есть свои особенности, абсолютно не свойственные другим заказчикам.

Итак, порядок распределения полномочий и обязанностей между уполномоченными лицами оформляйте распорядительным документом: или как отдельный приказ, или как приложение к Положению об УЛ.

Предлагаем вам несколько вариантов распределения обязанностей по организации и проведению закупок между УЛ. А вы уже самостоятельно выбирайте тот вариант, который вам больше нравится, или можете их комбинировать.

Варианты распределения закупок между уполномоченными лицами

Название варианта

Пояснение по применению

Распределение по типам закупок

Каждое УЛ организует и проводит определенный тип закупок.

Например:

• УЛ № 1 — закупки, заключенные без использования ЭСЗ;

• УЛ № 2 — упрощенные закупки;

• УЛ № 3 — переговорные процедуры закупки, торги с ограниченным участием, конкурентный диалог;

• УЛ № 4 — открытые торги;

• УЛ № 5 — открытые торги с публикацией на английском языке

Распределение закупок по стоимостным пределам

Распределение закупок между УЛ осуществлено по стоимостным пределам, установленным Законом № 922.

Например:

• УЛ № 1 — закупки товаров, работ и услуг, ожидаемая стоимость которых не превышает 200 тыс. грн;

• УЛ № 2 — закупки товаров, работ и услуг, ожидаемая стоимость которых превышает 200 тыс. грн

Распределение закупок по видам товаров, работ и услуг по направлениям

Каждое УЛ организует и проводит закупку конкретного товара, работы или услуги (независимо от их стоимости).

Например:

• УЛ № 1 — закупки коммунальных услуг (электроэнергии и ее распределения, услуг теплоснабжения, водоотведения и т. п.);

• УЛ № 2 — закупки компьютерной и офисной техники (компьютеров, принтеров, вспомогательных комплектующих, их обслуживание и ремонт);

• УЛ № 3 — закупки работ;

• УЛ № 4 — закупки услуг по хозяйственному обеспечению (услуг по охране помещений, страхованию имущества, уборке и т. п.);

• УЛ № 5 — закупки, связанные с транспортным обеспечением (горюче-смазочные материалы, ремонт, техобслуживание, автострахование и т. п.)

Кто может помогать УЛ?

Закон № 922 и Примерное положение возлагают на УЛ достаточно большой перечень обязанностей и полномочий. Однако реальный список задач, которые встанут перед УЛ, окажется еще больше. Как со всем этим справиться и не работать в режиме 24/7?

Выход из этой ситуации подскажут нормы ч. 12 ст. 11 Закона № 922 и п.п. 2.7 Примерного положения (ср. USER_SHOW_ID).

Так, для помощи УЛ заказчики могут создавать рабочие группы, в состав которых входят работники такого заказчика (т. е. это не могут быть сторонние лица). Цель рабочей группы — в первую очередь помочь УЛ понять, что именно необходимо приобрести, какие технические характеристики того или иного товара стоит указать в тендерной документации и т. п.

Существенно: инициировать создание таких групп может именно УЛ. Такие полномочия УЛ предусмотрены п.п. 4.1 Примерного положения. То есть не стоит ждать инициативы от руководства учреждения. УЛ должно самостоятельно обратиться с таким предложением.

И вот вам наши подсказки по созданию и деятельности рабочих групп — помощников для УЛ.

Рабочие группы: создание и основные задачи

Вопросы деятельности рабочих групп

Пояснения о деятельности рабочих групп

Как создать рабочую группу?

Прежде всего руководитель должен издать приказ о создании рабочей группы. В тексте такого приказа следует указать, с какой целью создана такая группа. Например: «…для розгляду тендерних пропозицій на відповідність технічним вимогам, визначеним у тендерній документації»

Кого включить в состав?

В состав рабочей группы целесообразно включать:

• УЛ — оно является руководителем рабочей группы и организует ее работу;

• работников заказчика (имеющих специальные знания и хорошо владеющих информацией о предметах закупки, а также о том, где и для чего будут использоваться приобретенные товары или услуги).

Но! Нельзя включать в состав рабочей группы должностных лиц и представителей участников, членов их семей, а также народных депутатов Украины, депутатов местных советов

Какие задачи возлагают на рабочую группу?

Рабочая группа участвует в:

• подготовке тендерной документации;

• подготовке объявления о проведении упрощенной закупки;

• подготовке требований к предмету закупки;

• рассмотрении тендерных предложений/предложений;

• проведении переговоров в случае осуществления переговорной процедуры.

Члены рабочей группы объективно и беспристрастно рассматривают тендерные предложения/предложения и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации, определенной участниками как конфиденциальная

Как оформлять решения рабочей группы?

Решение рабочей группы следует оформлять протоколом с указанием даты и времени принятия решения. Такие решения имеют совещательный характер

УЛ работает «за себя и того парня»?

Кроме прямых обязанностей УЛ, перечисленных в ч. 10 ст. 11 Закона № 922, нередко на них «вешают всех собак». Например, к обязанностям УЛ иногда добавляют проведение анализа рынка товаров, работ и услуг, которые необходимо закупить учреждению, определение их ожидаемой стоимости, подготовку проектов договоров и т. п. Наверное, для многих это достаточно знакомая ситуация. И что, все дали согласие на это? И зря.

Предупреждаем: соглашаться на выполнение такой работы УЛ не стоит. А чтобы этого избежать, достаточно просто наладить сотрудничество между УЛ и другими подразделениями учреждения. Как это сделать?

Для этого следует разработать и утвердить специальный документ — Положение (Порядок) взаимодействия между структурными подразделениями во время планирования и проведения закупок. Конечно, придется немного попортить себе нервы, но согласитесь, что это того стоит.

Что следует прописать в этом документе?

Во-первых, определите механизм взаимодействия между структурными подразделениями во время планирования закупок. Прежде всего необходимо выяснить, кто является инициаторами закупок и какие документы они передают УЛ. Для этого стоит привести:

• форму заявки (служебной записки) для внесения закупок в годовой план;

• порядок определения ожидаемой стоимости и лиц, ответственных за сбор и предоставление такой информации.

Во-вторых, пропишите правила взаимодействия между структурными подразделениями во время заключения договоров.

В частности, определите:

• ответственного за заключение договоров о закупке, работу с контрагентами;

• порядок и сроки передачи заключенных договоров УЛ для обнародования их в ЭСЗ;

• механизм предоставления информации УЛ об изменениях условий договоров, их расторжении, выполнении и т. п.

Как видите, частично в этом документе можно продублировать некоторые пункты Положения (Порядка) о договорной работе в вашем учреждении.

В-третьих, отдельным пунктом предусмотрите ответственность за невыполнение этого документа.

Также при разработке этого документа учтите:

• УЛ может подписывать договоры о закупке в случае предоставления заказчиком таких полномочий, оформленных в соответствии с законодательством (п.п. 3.1 Примерного положения). Однако подписание договоров о закупке не является прямой обязанностью УЛ. Другое дело, если такие полномочия предусмотрены распорядительными документами (приказом о назначении УЛ или положением об УЛ). Тогда подписывать такие документы УЛ все-таки придется;

• УЛ имеет право принимать решения, согласовывать проекты документов, в частности проект договора о закупке, а также подписывать в пределах своей компетенции соответствующие документы. При этом главная цель — обеспечить соответствие договора условиям процедуры закупки / упрощенной закупки (п.п. 4.3 Примерного положения).

С учетом этого, четко пропишите в положении об УЛ, какие из вышеуказанных полномочий возложены на УЛ в вашем учреждении (например, согласование проектов договоров).

Согласитесь, правильно распределить обязанности между УЛ и работниками других подразделений учреждения — дело непростое и очень ответственное. Поэтому при подготовке такого документа придется изрядно потрудиться. Знаем, что многие из ваших коллег уже успешно справились с этой задачей2. Поэтому советуем взять их документы за основу и приспособить их к условиям деятельности своего учреждения.

2 Пример Порядка взаимодействия между структурными подразделениями при планировании и проведении закупок товаров, работ и услуг см. по ссылке:: land.gov.ua/wp-content/uploads/2021/04/ztvB51E.pdf.

ВЫВОДЫ

• С 1 января 2022 года закупочной деятельностью будет заниматься исключительно УЛ

• Каждому учреждению необходимо оформить новые или обновить старые организационно-распорядительные документы о назначении и полномочиях УЛ

• Уже сейчас найдите работника, который будет выполнять обязанности УЛ на период его отсутствия

• В случае назначения нескольких УЛ равномерно распределите обязанности между ними

• УЛ может привлекать других работников учреждения для участия в закупочной деятельности в составе рабочих групп

Матвеева Виктория

Бюджетная бухгалтерия, декабрь, 2021/№ 45

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы уведомить нас об этом



Комментарии
0
Какая удача - вы можете стать первым, кто прокомментирует этот материал.
Оставить комментарий:
Для того, щоб роздрукувати текст необхідно авторизуватись або зареєструватись
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі