Приложение 5 к единому отчету: ситуации из практики
1 См. журнал «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 16, с. 21.
Прием и увольнение
Одним из оснований для заполнения приложения 5 (Д5) является начало или окончание трудовых отношений с работником.
При отражении таких событий в Д5 следует учитывать ряд нюансов.
Если в течение отчетного квартала работник был принят или уволен (произошло только одно событие), в Д5 заполняйте на него одну строку. В графе 10 указывайте дату приема/увольнения по форме «ДДММГГГГ». В графе 16 проставляйте реквизиты соответствующего приказа. А в графе 17 — основание для прекращения трудовых отношений (например, ст. 38 КЗоТ).
Если в течение одного месяца отчетного квартала работник был принят, а потом уволен, заполняйте на него одну строку. При этом в графе 10 указывайте и дату приема, и дату увольнения. В графе 16 проставляйте реквизиты приказов о приеме и увольнении (через запятую).
Если работник был принят и уволен в одном квартале, но в разных месяцах, или уволен, а потом принят к этому же работодателю, заполняйте на него две строки. Одна запись на прием, вторая — на увольнение.
Если работник был принят в одном отчетном квартале и по основному месту работы, и по внутреннему совместительству, заполняйте на него две строки, поскольку в этом случае с работником заключаются два отдельных трудовых договора.
Рассмотрим указанное на примерах.
Пример 1. В бюджетное учреждение 04.01.2021 г. был принят бухгалтер (код КП 3433) по основному месту работы. А 12.01.2021 г. работник уволился по собственному желанию (ст. З8 КЗоТ).
В этом случае прием и увольнение работника произошли в одном месяце отчетного квартала (январе 2021 года). Поэтому на него следует заполнить одну строку, по которой в графе 10 указываем как дату приема, так и дату увольнения (см. рис. 1).
Рис 1. Прием и увольнение в одном месяце
Пример 2. В учреждение на основное место работы 18.01.2021 г. был принят сторож (код КП 9152). А 26.02.2021 г. работник уволился по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ).
Прием и увольнение работника произошли в одном квартале, но в разных месяцах. Соответственно на него следует заполнить две строки: с данными за месяц приема и за месяц увольнения (см. рис. 2).
Рис 2. Прием и увольнение в одном квартале
Пример 3. С 01.03.2021 г. работник принят на должность дворника (код КП 9162) по основному месту (0,5 ставки). А с 15.03.2021 г. он был оформлен на должность уборщика служебных помещений (код КП 9132) по внутреннему совместительству (0,25 ставки).
Внутреннее совместительство предусматривает заключение отдельного трудового договора. Поэтому сведения о приеме внутреннего совместителя обязательно должны попасть в Д5. В указанной ситуации на работника следует заполнить две строки: с датой приема по основному месту работы и по совместительству (см. рис. 3).
Рис 3. Прием по основному месту и по совместительству
Перевод и перемещение
Если работник был переведен на другую постоянную должность (работу) или перемещен в другое структурное подразделение, то работодателю также нужно заполнить Д5. И здесь тоже есть свои нюансы.
Если работник переведен на другую постоянную должность (работу) или перемещен в другое структурное подразделение, то на него в Д5 заполняйте одну строку. В графе 10 указывайте дату начала работы на новой должности в формате «ДДММГГГГ». В графе 12 проставляйте «1». А в графе 16 приводите реквизиты приказа о переводе (перемещении).
Если работник был принят на работу и переведен на другую должность в одном месяце, формируйте на него две строки. В первой указывайте дату приема на работу, а во второй — дату начала работы по новой должности. В графе 12 в первой строке (о приеме на работу) указывайте «0», а во второй строке (с переводом) ставьте «1».
Если работник был переведен (перемещен) и уволен, то перевод и увольнение отражайте в отдельных строках. Не забудьте в строке с информацией об увольнении в графе 17 указать основание для прекращения трудовых отношений.
Если работник переводится к другому работодателю, то здесь вообще речь идет об увольнении (прекращении трудовых отношений). То есть это совсем другое основание для заполнения Д5. В этом случае в графе 12 проставляйте «0». А в графе 17 — основание увольнения (п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ).
Пример 4. С 22.03.2021 г. работница была переведена с должности подсобного рабочего (основное место работы) на должность повара (код КП 5122) (основное место работы).
В этом случае на работницу следует заполнить одну строку, в которой нужно указать данные о переводе на должность повара.
В графе 10 необходимо проставить дату начала работы по такой должности (см. рис. 4).
Рис. 4. Перевод на другую постоянную должность
Пример 5. С 01.02.2021 г. работник был принят на должность сторожа (код КП 9152) по основному месту работы. А с 25.02.2021 г. он был переведен на должность дворника (код КП 9162) (основное место).
В одном месяце работник был и принят, и переведен. Поэтому в Д5 на него следует заполнить две строки. В первой проставляем дату приема на работу, а во второй — дату начала работы по новой должности (см. рис. 5).
Рис 5. Прием и перевод в одном месяце
Декретные отпуска
Здесь особых сложностей с заполнением нет. Правила отражения отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска для ухода за ребенком до 3 (6) лет остались неизменными.
Для отражения информации об этих отпусках в графе 07 предусмотрены такие коды категорий:
• 5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;
• 6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• 4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.
ВАЖНО!
Графы 13 — 15 при предоставлении декретных отпусков не заполняем
Далее коротко о заполнении графы 16.
При предоставлении и окончании вышеупомянутых отпусков в ней указывают реквизиты соответствующего документа, подтверждающего событие. Причем основанием для предоставления отпуска в связи с беременностью и родами будет должным образом оформленный листок нетрудоспособности (ЛН).
А вот оформлять отдельный приказ (распоряжение) о предоставлении такого отпуска действующее законодательство не требует. Однако если работница идет в декретный отпуск после даты его начала, указанной в ЛН, без приказа не обойтись.
Пример 6. С 01.03.2021 г. работнице бюджетного учреждения (основное место работы) предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами (ЛН серия АВГ № 234567).
В графе 07 проставляем код категории «5». Графы 13 — 15 оставляем пустыми. В графе 16 приводим реквизиты больничного листа (см. рис. 6).
Рис 6. Отпуск в связи с беременностью и родами
А вот отпуск для ухода за ребенком до трех лет предоставляется исключительно на основании приказа (распоряжения) работодателя. Учитывайте: если у работницы в отчетном квартале закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск для ухода за ребенком до трех лет, то на нее в Д5 формируем две строки. Одну — с датой окончания первого отпуска и вторую — с датой начала следующего (для ухода за ребенком).
Рассмотрим пример.
Пример 7. Работница учреждения (основное место работы) сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами (дата окончания — 28.03.2021 г., ЛН серия АБІ № 3456789) с 29.03.2021 г. идет в отпуск для ухода за ребенком до трех лет.
В Д5 на эту работницу заполняем две строки. В первой проставляем дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами — 28.03.2021 г. А во второй — дату начала отпуска для ухода за ребенком (29.03.2021 г.). В графе 16 указываем реквизиты соответствующих документов (см. рис. 7).
Рис. 7. Отпуск для ухода за ребенком после отпуска в связи с беременностью и родами
Также может возникнуть ситуация, когда работница решит прервать отпуск для ухода за ребенком до трех лет и выйти на работу. В этом случае документом-основанием окончания такого отпуска будет приказ (распоряжение) о выходе на работу. При этом в графе 10 следует указать дату окончания отпуска. А вот строки с датой начала работы после окончания отпуска для ухода за ребенком в Д5 быть не должно. Поскольку трудовые отношения не прерывались.
Пример 8. Работница учреждения (основное место работы) с 15.03.2021 г. прервала отпуск для ухода за ребенком до трех лет и приступила к работе.
В графе 10 формируем строку с датой окончания такого отпуска (14.03.2021 г.). В графе 07 остается код категории «6» (см. рис. 8).
Рис 8. Досрочный выход из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет
И несколько слов об отпуске для ухода за ребенком от трех до шести лет. Помните: его предоставляют на основании справки о необходимости домашнего ухода. Как правило, такую справку выдают на 6 месяцев.
Если после окончания этого срока ребенок все еще нуждается в уходе, выдается новое медицинское заключение. Однако в Д5 этот отпуск не отражаем в разрезе 6 месяцев. Указываем только дату начала и последний день такого отпуска.
ВЫВОДЫ
• Информацию о дате начала и/или окончания трудовых отношений обязательно отражаем в Д5.
• Перевод на постоянную должность/работу и перемещение в другое структурное подразделение является основанием для заполнения и подачи Д5.
• В Д5 отражаем начало/окончание декретных отпусков (в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до трех лет и от трех до шести лет).
Будз Владимир
Бюджетная бухгалтерия, май, 2021/№ 17-18
