Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, правила заповнення та вирішення розбіжностей

Що таке акт звірки взаєморозрахунків і коли його складають

Акт звірки взаєморозрахунків — це бухгалтерський документ, що відображає стан розрахунків між двома сторонами (замовником та контрагентом) на певну дату. Найчастіше він складається під час інвентаризації розрахунків, але може оформлюватися і в інші строки, передбачені договором (постачання товарів, виконання робіт, надання послуг тощо).

Якщо у бухгалтерському обліку є сума дебіторської чи кредиторської заборгованості, акт складають окремо для кожного контрагента і для кожного виду заборгованості.

Форма акта звірки

Єдиного затвердженого зразка бланка немає, тож установа розробляє його самостійно, враховуючи вимоги Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».

Обов’язкові реквізити:

• назва «Акт звірки взаєморозрахунків»;
• дата та номер документа;
• місце складання;
• підстава складання (інвентаризація, умова договору тощо);
• повні дані замовника і контрагента;
• суми оборотів і кінцеве сальдо по кожному рахунку;
• зафіксовані розбіжності (якщо є);
• строк повернення підписаного акта контрагентом;
• підписи та розшифровки підписів уповноважених осіб.

Що робити, якщо виявлені розбіжності

Якщо показники збігаються — акт підтверджує суму заборгованості та є підставою для її відображення в Акті інвентаризації розрахунків. Якщо ж є розбіжності, контрагент надає документи для звірки, а установа або погоджується з ними та складає новий акт, або відмовляється, аргументуючи причини.

Приклад оформлення акта

Наприклад, у 2025 році бюджетна установа отримала по Накладній М-000012 від 25.01.2025 р. продукти харчування згідно з договором № 01/2025-06 від 25.01.2025 р. В той же день було перераховано Платіжною інструкцією №8 від 25.01.2025 р. кошти за продукти харчування. На підставі цих даних складається акт.

 Акт звірки взаєморозрахунків - Приклад

Що робити, якщо контрагент не підписує акт

Законодавство прямо не зобов’язує контрагента підписувати акт звірки. Щоб уникнути спорів, доцільно передбачати у договорі:

• періодичність звірок;
• строки та порядок підписання акта;
• умови розв'язання спірних питань;
• строки надання документів у разі розбіжностей.

Саме такий спосіб уникнення непорозумінь зі складання й підписання цього акта рекомендує Держаудитслужба у листі від 20.02.2017 № 25-16/104. 

Як діяти, якщо контрагент зник або не відповідає

Якщо контрагент зник, відмовляється від підписання або не надає документи, рекомендується:

• звернутися до правоохоронних органів;
• ініціювати судове провадження;
• складати акти звірки частіше, ніж раз на рік, особливо при авансуванні великих сум.

Варто пам’ятати, що навіть непідписаний акт не скасовує відображення суми заборгованості в обліку, якщо вона підтверджена первинними документами.

Акт звірки взаєморозрахунків в екселі

Ми перенесли Акт звірки взаєморозрахунків, із прикладу вище, в ексель та прописали формули для автоматичного підрахунку оборотів. Завантажити акт можна за посиланням