Бесплатное улучшение служебного авто: как показать в учете?

В ситуации читателя нужно следовать ключевому правилу — независимо от формы предоставления помощи, бюджетное учреждение должно правильно ее оформить и отразить в бухучете. Дальше объясним, как именно это следует сделать.

Как классифицировать и оформить полученную помощь?

Получение благотворительной помощи, как работы по улучшению основного средства (далее — ОС), следует трактовать как безоплатно предоставленную услугу (выполненную работу).

Во время приема таких работ учреждение-получатель обязано должным образом задокументировать факт передачи такой помощи. Основным документом является Акт приема-передачи выполненных работ (предоставленных услуг) произвольной формы. Пример такого документа приведен в статье «Благодійна допомога: оформлення та облік (частина 2)» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2023, № 28).

В акте обязательно нужно указать:

— перечень и наименование выполненных работ;

— объем и стоимость каждого вида работ;

— реквизиты благотворителя.

Акт составляется комиссией учреждения с последующим утверждением руководителем. Если благотворитель предоставляет дополнительные документы (смета, акты, накладные и тому подобное), подтверждающие стоимость работ, — это существенный плюс для учреждения.

Если же подтверждающих документов нет, стоимость таких работ определяет комиссия учреждения с учетом:

— рыночных цен на аналогичные работы;

— объема и сложности работ;

— консультаций со специалистами (при необходимости).

Также во время приема безоплатно выполненных работ комиссия учреждения должна определить их характер. В частности, необходимо правильно классифицировать такие работы: как улучшение или как ремонт ОС. Именно от этого и зависит дальнейшее отражение полученных работ в бухгалтерском учете учреждения.

Так, в описанной ситуации учреждение получило от благотворителя помощь, как работы, связанные с установкой системы навигации и сигнализации на служебный автомобиль. Очевидно, такие работы являются разновидностью улучшения ОС.

Что в бухучете?

Поступление благотворительной помощи, как работ по улучшению ОС (в т. ч. улучшение авто), следует отражать в бухучете с учетом ряда особенностей. Дальше приведем основные из них.

Во-первых, работы, полученные как благотворительная помощь, отражаем в бухучете по стоимости, указанной в предоставленных благотворителем сопроводительных документах.

Если же благотворитель не предоставил никаких подтверждающих документов о стоимости произведенных работ, их стоимость должна определить комиссия учреждения. При этом следует учитывать объем и сложность произведенных работ, текущие рыночные цены на такие работы.

Во-вторых, благотворительную помощь, полученную как работы, следует отражать в бухучете, учитывая характер и признаки произведенных работ.

Так, если работы определены как улучшение ОС (модернизация, реконструкция и тому подобное), тогда их стоимость следует отнести к капитальным инвестициям. То есть стоимость выполненных работ по улучшению отражаем по дебету субсчета 1311 «Капитальные инвестиции в основные средства».

В дальнейшем увеличиваем первоначальную стоимость улучшенного ОС. В ситуации читателя такое увеличение стоимости отражаем по дебету субсчета 1015 «Транспортные средства».

В-третьих, на сумму полученной благотворительной помощи, в т. ч. как работы, обязательно увеличиваем доходы. Причем доходы признаем в том отчетном периоде, в котором фактически была получена помощь.

Напомним: благотворительные поступления относятся к доходам по необменным операциям. Поэтому на сумму стоимости безоплатно выполненных работ следует показать доходы по кредиту субсчета 7511 «Доходы по необменным операциям».

И, конечно, на сумму полученной благотворительной помощи следует составить и подать в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме по коду доходов 25020100 «Благотворительные взносы, гранты и подарки». Сделать это следует не позже последнего рабочего дня отчетного месяца.

Кроме того, не забудьте сделать запись об изменениях в характеристике объекта ОС, связанных с его улучшением, в Инвентарной карточке учета объекта ОС.