Дебиторская задолженность на балансе свыше трех лет: когда можно списать?

Когда можно списать безнадежную дебиторскую задолженность?

Порой во время инвентаризации расчетов обнаруживают дебиторскую задолженность, срок исковой давности которой превышает три года. Что делать в таком случае?

По общему правилу обнаруженная по результатам инвентаризации расчетов задолженность, срок исковой давности которой миновал и которая является безнадежной для взыскания, подлежит списанию с баланса. И основным руководством в этом вопросе является Порядок № 372*.

* Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты в бухгалтерском учете бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 № 372.

Безнадежной дебиторской задолженностью считается:

— текущая дебиторская задолженность, по которой существует уверенность о ее невозвращении должником;

или

— дебиторская задолженность, срок исковой давности которой миновал.

Заметьте: сам факт, что дебиторская задолженность учитывается на балансе бюджетного учреждения свыше трех лет, не является основанием для ее списания. Почему? Дело в том, что на период карантина и военного положения срок исковой давности, определенный ст. 257 ГКУ*, был приостановлен, то есть поставлен «на паузу».

* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

Напомним: такая приостановка длилась с 12.03.2020 по 03.09.2025.

Основанием для возобновления течения сроков исковой давности стал Закон № 4434*. Таким образом, 04.09.2025 — это дата, с которой возобновляется процедура исчисления срока исковой давности.

* Закон Украины «О внесении изменения в раздел «Заключительные и переходные положения» Гражданского кодекса Украины относительно возобновления течения исковой давности» от 14.05.2025 № 4434-IX.

Поэтому учреждение, которое учитывает на балансе дебиторскую задолженность свыше трех лет, не имеет законных оснований для признания ее безнадежной. И, соответственно, списать такую задолженность с баланса также нельзя. Дальше объясним, как считать срок исковой давности после вышеупомянутой ключевой даты.

Как считать срок исковой давности после 04.09.2025?

Расчет срока исковой давности следует осуществлять по общему правилу, определенному ст. 261 ГКУ. Так, течение исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или могло узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило.

В то же время установлены особые правила начала течения срока исковой давности по обязательствам:

— с определенным сроком выполнения — со следующего дня после календарной даты или наступления события, с которым связано его начало (ст. 253 ГКУ);

— срок выполнения которых не определен или определен моментом предъявления требования, — с восьмого дня от дня предъявления требования (ч. 2 ст. 530 ГКУ).

При этом порядок исчисления течения срока исковой давности зависит от того, когда возникла задолженность:

— если до 12.03.2020 (дата начала приостановки течения сроков исковой давности), то в первую очередь следует определить, сколько дней миновало с момента начала течения срока и до даты его остановки (12.03.2020). После этого количество дней, которые остались из трехлетнего срока исковой давности, добавляем к 04.09.2025;

— если во время карантина и/или военного положения (то есть в период с 12.03.2020 по 03.09.2025), то исчислять срок исковой давности учреждение должно «с нуля». И начало такого срока стартует с 04.09.2025.

Для наглядности рассмотрим порядок исчисления срока исковой давности на условных примерах.

Заметьте: с момента списания безнадежной «дебиторки» с баланса следует вести ее внебалансовый учет на субсчете 071 «Списанная дебиторская задолженность распорядителей бюджетных средств». Делать это надо в течение трех лет с момента списания с баланса (абз. 2 п. 3.5 Порядка № 372).

Что делать, если уничтожены первичные документы?

Запомните: уничтожение или утрата первичных документов из-за боевых действий — не основание для списания любой задолженности с баланса. Это не предусмотрено ни Порядком № 372, ни НКУ*.

* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Более того, в таком случае бюджетное учреждение должно восстановить уничтоженные первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовой отчетности, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов. Правила восстановления таких документов предусмотрены п. 44.5 НКУ.

Но если выполнить такие требования нет возможности, следует применять специальные правила для подтверждения данных, указанных в налоговой отчетности. Эти правила прописаны в п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. И касаются они тех плательщиков, которые не могут предъявить первичные документы, на основании которых сформированы показатели, связанные с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств.