Документальное оформление командировки

Служебная командировка: основные признаки

Ни КЗоТ, ни НКУ не содержат определения понятия «командировка». Найти его мы можем только в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59), а именно в ее п. 1 разд. І.

Так, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Заметим, что упомянутая Инструкция обязательна исключительно для предприятий, учреждений и организаций, финансируемых за счет бюджетных средств. А хозрасчетные предприятия могут использовать ее как вспомогательный документ при разработке своего Положения о служебных командировках. В результате определение командировки в таком Положении может отличаться от приведенного в Инструкции № 59. Но вряд ли эти отличия будут кардинальными. Поэтому давайте выделим ряд признаков, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой.

1. В поездку направляется работник предприятия. Кроме того, возможна командировка членов руководящих органов предприятия (об этом см. ниже).

А вот

лицо, выполняющее работы (предоставляющее услуги) по гражданско-правовому договору, в командировку направить не получится

При необходимости расходы, понесенные им в деловой поездке, можно компенсировать не как командировочные, а в составе вознаграждения, выплачиваемого по условиям гражданско-правового договора.

2. Поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия. Его оформляют приказом (распоряжением) о направлении в командировку (см. ниже).

3. Служебная поездка связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы. При этом не считаются командировками:

— поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер (п. 2 разд. I Инструкции № 59);

— направление работника на вахту при вахтовом методе организации работ (п. 1.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82).

4. Поездка ограничена определенным сроком. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя:

— время нахождения работника в месте командировки;

— дни выбытия в командировку и прибытия к месту постоянной работы;

— выходные, праздничные и нерабочие дни*, которые приходятся на период командировки;

* Напомним: в период действия военного положения ст. 73 КЗоТ, устанавливающая перечень праздничных и нерабочих дней, не применяется.

— дни пребывания в пути (вместе с вынужденными задержками).

Срок командировки фиксируется в приказе (распоряжении).

5. Целью поездки является выполнение служебного поручения.

6. Связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально.

Теперь о возможности направления в командировку членов руководящих органов предприятия. Инструкция № 59 подразумевает под командировкой служебные поездки только наемных работников. Вместе с тем для целей налогообложения командировочные нормы применяются также в отношении поездок членов руководящих органов предприятия (см. абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). И здесь, конечно, приоритет имеют положения НКУ, ведь требования Инструкции № 59 не являются обязательными для хозрасчетных предприятий.

Следовательно,

направление членов руководящих органов предприятий в служебную поездку в другой населенный пункт считается командировкой

Не возражают против этого и налоговики (см., например, письма ГНСУ от 30.06.2023 № 1648/ІПК/99-00-24-03-03-06 и от 21.02.2024 № 841/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

А кого можно считать членами руководящих органов предприятия? Как гласит ч. 1 ст. 89 ХКУ, управление деятельностью хозяйственного общества осуществляют его органы и должностные лица, состав и порядок избрания (назначения) которых определяются в зависимости от вида общества, а в определенных законом случаях — участники общества.

При этом должностными лицами предприятия ч. 3 ст. 65 ХКУ называет руководителя предприятия, главного бухгалтера, председателя и членов наблюдательного совета (в случае его создания), а также коллегиального исполнительного органа предприятия. Кроме того, уставом предприятия должностными могут быть признаны и другие лица.

Таким образом, все перечисленные выше категории в соответствии с законодательством являются членами руководящих органов предприятия. И они могут быть направлены в командировку. Рекомендуем зафиксировать такую возможность в своем Положении о служебных командировках.

Что такое командировка, разобрались. Теперь рассмотрим, как оформить направление в командировку, ее продление, отмену или перенос.

Приказ о направлении в командировку

Перед служебной поездкой работника в обязательном порядке оформляется приказ (распоряжение) руководителя предприятия о направлении в командировку. В нем указывают:

— фамилию, имя и отчество командируемого лица, его профессию (должность), структурное подразделение;

— место назначения (страна, населенный пункт, предприятие, куда командируется работник);

— срок командировки, даты ее начала и окончания;

— цель командировки и основание.

Кроме того, в приказе руководитель предприятия имеет право:

— установить, каким именно видом транспорта следует воспользоваться, если место командировки с местом постоянной работы связывает несколько видов транспорта;

— предусмотреть, что стоимость проезда железнодорожным транспортом возмещается только в пределах стоимости места в купе, а в случае использования авиатранспорта — оговорить класс перелета;

— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории;

— оговорить, что работник специально командирован для работы в выходной день.

Если вы планируете направить работника в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, о такой возможности также не забудьте указать в приказе.

Приказ доводят до сведения работника под подпись. Кроме того, выдайте экземпляр такого приказа командируемому работнику. Он может пригодиться, например, для освобождения командированного от уплаты туристического сбора (см. п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ).

Заметим, что приказ о направлении в командировку может быть составлен на одного или на нескольких работников.

Ниже приведем примеры приказов о направлении в командировку для случаев, когда командируются работник и директор предприятия.

Документируем продление командировки

Не всегда работник имеет возможность вернуться из командировки в запланированный срок. Причиной задержки могут стать затянувшиеся переговоры, болезнь, отсутствие транспортных билетов, отмена рейсов и другие форс-мажорные обстоятельства. Как быть в этой ситуации?

С разрешения руководителя может учитываться вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале (см. п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59). Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника на место постоянной работы. Основанием для этого служит докладная записка работника или его непосредственного руководителя.

К докладной записке работнику следует приложить документ, подтверждающий причины задержки. Это могут быть справка транспортной организации об отсутствии билетов на необходимую дату или о задержке/отмене рейса, акт ремонта транспортного средства, документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, и т. п.

О продлении срока командировки издают приказ (распоряжение).

Как могут выглядеть докладная записка и приказ о продлении командировки, см. ниже.

После издания приказа о продлении командировки работнику в общем порядке возмещаются суточные, документально подтвержденные расходы на проживание, проезд к месту постоянной работы и другие расходы за дни задержки.

Важно! Если задержка в командировке произошла без уважительных причин, ее не продлевают. Работнику не выплачивают заработную плату за дни задержки, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы (абзац третий п. 10 разд. II и абзац пятый п. 4 разд. III Инструкции № 59).

Что касается расходов на проезд к месту командировки и обратно, то, на наш взгляд, они должны возмещаться работнику независимо от причин задержки в командировке (при наличии подтверждающих документов). Ведь расходы на проезд командированный несет в любом случае независимо от даты возвращения из командировки. Похоже, согласны с этим и налоговики (см. БЗ 103.17).

Оформляем отмену/перенос командировки

Не всегда планы о направлении работника в командировку реализуются. Бывает так, что в силу определенных причин командировку приходится отменить или отложить на какой-то срок.

Отмену или перенос командировки оформляют соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. С примерами приказов об отмене и переносе командировки вы можете ознакомиться ниже.

Обратите внимание! Если командировка отменяется, работник должен вернуть работодателю полученную ранее сумму аванса. А вот если командировка переносится на другой период, этого делать не нужно.

Выводы

• В командировку может быть направлен работник или член руководящих органов предприятия.
• Направление в командировку оформляют приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
• В случае задержки в командировке по уважительной причине руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) о продлении командировки.
• Если командировка не может состояться по каким-либо причинам, ее отменяют или переносят на определенный срок приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань.