Документальное оформление ремонтных работ

Общие требования

Сразу отметим: четкого перечня документов, необходимых для документального оформления тех или иных ремонтных работ действующим законодательством не предусмотрено. Впрочем, определенные подсказки по документированию хозяйственных операций (в т. ч. и ремонтных работ) прежде всего можно найти в Методрекомендациях № 68*.

* Методические рекомендации по перечню подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств и проведения платежей, утвержденные приказом Госказначейства от 29.04.2013 № 68.

Так, на этапе регистрации бюджетных обязательств и бюджетных финансовых обязательств распорядители подают в орган Казначейства ряд документов. Для наглядности приведем ориентировочный перечень документов, которые необходимо подать распорядителям в случае проведения текущего и капитального ремонта.

Текущий + капремонт: какие документы подавать в Казначейство

Но в любом случае перечень документов, которые необходимо составить, зависит от вида работ, их сложности и объема, способа выполнения, а также порядка расчетов с контрагентом. Поэтому далее рассмотрим порядок оформления ремонтных работ в зависимости от их вида и способа выполнения.

Текущий ремонт хозяйственным способом: какие документы нужно составить?

Начнем с самого простого варианта проведения ремонтных работ - выполнение собственными силами или хозяйственным способом. Для наглядности покажем, из каких этапов состоит выполнение такого ремонта.

Этапы выполнения текущего ремонта хозяйственным способом

Далее поясним подробнее, какие документы нужно оформить на каждом этапе выполнения текущего ремонта хозяйственным способом.

Этап 1. Принятие решения о проведении ремонта

Для этого работник, ответственный за исправное состояние и безопасную эксплуатацию здания, должен прежде всего составить докладную (служебную) записку о необходимости проведения ремонтных работ в конкретном здании.

А вот зафиксировать фактическое состояние и неисправности объекта должна комиссия, созданная по приказу руководителя учреждения. Последнюю можно создать отдельно для такого случая или заранее возложить соответствующие обязанности на постоянно действующую комиссию по списанию имущества. Но в любом случае в состав такой комиссии целесообразно привлечь специалистов, компетентных в этом вопросе, таких как: инженер, работник по ремонту зданий, сооружений, слесарь-сантехник, завхоз.

По результатам технического обследования комиссия учреждения составляет дефектный акт. Не исключаем, что в штате учреждения может и не быть специалистов в сфере строительства. В таком случае придется привлечь стороннего специалиста. Такое лицо может быть включено в состав комиссии учреждения или действовать отдельно, предоставив соответствующее экспертное заключение о состоянии объекта. Конечно, за предоставление таких услуг придется уплатить определенную сумму бюджетных денег.

Оформленный дефектный акт является частью исходных данных для будущего проектирования. Также его используют для принятия дальнейших управленческих решений и оформления необходимых документов, расчетов и т. п., в т. ч. связанных с планированием расходов, заключением договоров и т. п.

Имейте в виду: дефектный акт составляют отдельно для каждого объекта, требующего ремонта. В этом документе обязательно определяют физические объемы ремонтных работ и условия их выполнения.

ВНИМАНИЕ! Дефектный акт является основанием для составления сметы на выполнение ремонтных работ

По какой форме его составлять? Сейчас существует универсальная форма дефектного акта. Последняя приведена в приложении 29 к руководству № 281*. В то же время учреждение может взять эту форму за основу, дополнив ее по своему усмотрению необходимыми реквизитами. При таких условиях форму этого документа целесообразно утвердить и привести в своем распорядительном документе об организации бухучета учреждения.

* Сметные нормы Украины в строительстве, утвержденные приказом Минрегиона от 01.11.2021 № 281.

Будьте внимательны: наличие и содержание дефектного акта могут проверить представители органа Казначейства на этапе регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведении платежей, а также органы контроля. Поэтому советуем иметь такой документ наготове.

Этап 2. Планирование расходов на ремонт

Для этого необходимо составить смету на выполнение работ по текущему ремонту. Определяем стоимость таких работ на основании обоснованных трудовых и материально-технических ресурсов и их стоимости, исчисленной по текущему уровню цен. В то же время для определения стоимости таких работ можно воспользоваться положениями руководства № 281 (в случае принятия такого решения).

Этап 3. Закупка материалов и выполнение работ

Закупку необходимых строительных материалов следует проводить в соответствии с перечнем запланированных ремонтных работ. Приобретенные стройматериалы подлежат оприходованию в общем порядке на основании накладной или другого подтверждающего документа от поставщика.

При выдаче строительных материалов со склада оформляем накладную (требование) по типовой форме, утвержденной приказом № 431*.

* Приказ Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.12.2022 № 431.

ВНИМАНИЕ! Накладная (требование) НЕ является основанием для списания стройматериалов, переданных ответственному лицу для выполнения ремонтных работ

Ведь на момент передачи материалы фактически еще не использованы по назначению.

Этап 4. Списание материалов

На этом этапе необходимо обобщить количественные и стоимостные показатели, связанные с ремонтными работами.

Для этого перечень строительных материалов, использованных для такого ремонта, и их стоимость указываем в Акте списания запасов, составленном по типовой форме. Именно этот документ является основанием для списания материалов, использованных для проведения ремонтных работ.

Текущий ремонт подрядным способом: каков порядок документирования?

Безусловно, значительно более простой вариант - привлечь к выполнению ремонтных работ подрядную организацию. При таких условиях учреждению самостоятельно почти ничего не придется выполнять. Поскольку непосредственно выполнением ремонтных работ будет заниматься подрядчик. Учреждению же остается проконтролировать выполнение работ и использование материалов (если учреждение приобрело и передало их подрядчику) и вовремя отразить такие операции в бухучете. Ну и, конечно, придется оплатить все это удовольствие.

Этапы выполнения текущего ремонта подрядным способом (с использованием материалов заказчика)

Этап 1. Принятие решения о проведении ремонта

Прежде чем приступить к планированию расходов на текущий ремонт здания, комиссия учреждения должна составить дефектный акт. Требования по его оформлению и содержанию приведены выше.

Этап 2. Планирование расходов на ремонт

Учитывая перечень запланированных ремонтных работ в здании необходимо составить смету на выполнение таких работ или любой другой подобный документ с указанием перечня работ и их ожидаемой стоимости.

Этап 3. Заключение договора подряда

По условиям договора подряда одна сторона (подрядчик) обязуется на свой риск выполнить определенную работу по заданию другой стороны (заказчика), а заказчик обязуется принять и оплатить выполненную работу. Заключают такой договор в соответствии с требованиями ст. 837 ГКУ*.

* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

По общему правилу подрядчик обязан выполнить работу, определенную договором подряда, из своего материала и своими средствами, если иное не установлено договором.

Впрочем, ремонтные работы могут быть выполнены из материалов заказчика. Кстати, возможность выполнять работы с использованием материалов заказчика прямо предусмотрена ст. 840 ГКУ. Конечно, этот момент нужно обязательно оговорить в договоре.

По этому вопросу целесообразно обратить внимание на Общие условия № 668*. Так, в случае выполнения ремонтных работ из материала заказчика (полностью или частично) в договоре подряда, в частности, следует предусмотреть:

• нормы расхода материала, сроки возврата его остатка и основных отходов;
• обязанность подрядчика предоставить заказчику отчет об использовании материала и вернуть его остаток. Целесообразно дополнительно определить форму, порядок и сроки отчетности;
• ответственность подрядчика за невыполнение или ненадлежащее выполнение работ, в т. ч. вызванное недостатками материала, предоставленного заказчиком, если не докажет, что эти недостатки не могли быть им выявлены при надлежащей приемке материала.

* Общие условия заключения и выполнения договоров подряда в капитальном строительстве, утвержденные постановлением КМУ от 01.08.2005 № 668.

Этап 4. Приобретение и передача материалов подрядчику

Передачу строительных материалов подрядчику оформляем накладной (требованием) по типовой форме, утвержденной приказом № 431. Этот документ учреждения могут применять для оформления хозяйственных операций по отпуску материальных ценностей сторонним организациям.

При выдаче стройматериалов со склада подрядчику в накладной указываем: наименование, единицу измерения, стоимость за единицу, количество и цену стройматериалов.

Составляем такой документ в трех экземплярах. Первый - передаем в бухгалтерскую службу учреждения, второй - оставляем материально ответственному лицу, которое отпустило материалы, а третий - передаем представителю подрядчика, который принимает материалы.

Будьте внимательны: такой документ не является основанием для списания с баланса стройматериалов, переданных подрядчику для выполнения ремонтных работ. Поскольку на момент передачи такие стройматериалы еще не использованы подрядчиком по назначению.

Этап 5. Приемка и оплата ремонтных работ

После завершения выполнения ремонтных работ учреждение-заказчик должно их принять. Этот факт стороны подтверждают подписанием надлежащим образом оформленных документов. Какие именно это будут документы в случае текущего ремонта, стороны решают самостоятельно. Например, это может быть оформленный в произвольной форме Акт приемки-передачи выполненных работ.

Или же, как вариант, учреждение-заказчик может принять выполненные ремонтные работы на основании таких документов, как:

• Акт приемки выполненных работ (форма № КБ-2в);
• Справка о стоимости выполненных подрядных работ и расходов (форма № КБ-3).

Формы указанных документов приведены в приложениях 36 и 37 к руководству № 281. В этих документах подрядчик указывает перечень выполненных работ, их объем и стоимость.

Но имейте в виду: применение форм № КБ-2в и КБ-3, принятых в строительстве, в случае выполнения работ по текущему ремонту не обязательно. В свое время это отметили специалисты Минрегиона в письме "О текущем ремонте" от 05.03.2019 № 7/15.2/3696-19.

Этап 6. Списание использованных материалов

Списание строительных материалов, переданных подрядчику и использованных для ремонта, заказчик проводит на основании Отчета об использовании строительных материалов заказчика и подписанных документов о принятии выполненных работ.

При наличии остатка неиспользованных стройматериалов подрядчик должен предоставить накладную (требование), Акт приемки-передачи или другой первичный документ, подтверждающий передачу таких материалов заказчику.

Капремонт, выполненный подрядчиком: нюансы документального оформления

В случае выполнения капитального ремонта здания вряд ли получится справиться собственными силами. Рассмотрим, какие документы необходимо составить, если для выполнения таких работ будет привлечен подрядчик.

Этапы выполнения капитального ремонта подрядным способом (с использованием материалов подрядчика)

Этап 1. Подготовительные работы и сопутствующие услуги

На этом этапе учреждение заключает договоры на изготовление проектно-сметной документации (далее - ПСД) и предоставление сопутствующих услуг (осуществление технического и авторского надзора и т. п.). По общему правилу факт выполнения таких работ и предоставления услуг подтверждают подписанием актов приемки-передачи выполненных работ (предоставленных услуг).

Этап 2. Заключение договора подряда

Когда речь идет о выполнении капитального ремонта, следует заключать именно договор строительного подряда. Потому что именно такую разновидность договора подряда заключают на проведение работ по новому строительству, реконструкции, реставрации и капитальному ремонту объекта. Основные требования к заключению такого договора определены ст. 875 ГКУ.

ВАЖНО! Договор подряда учреждение может заключить с любым субъектом хозяйствования: как с юрлицом, так и с ФЛП

Никаких ограничений в этом отношении нормативно-правовыми актами не предусмотрено.

Этап 3. Приемка и оплата ремонтных работ

Приемку выполненных работ по капремонту и их оплату учреждение-заказчик осуществляет на основании таких подписанных документов, как:

• Акт приемки выполненных работ (форма № КБ-2в). Такой Акт составляют для определения стоимости выполненных объемов подрядных работ и проведения расчетов за выполненные работы;
• Справка о стоимости выполненных подрядных работ и расходов (форма № КБ-3). Этот документ применяют для определения стоимости выполненных подрядных работ за весь период капремонта.

Учтите: в отличие от текущего ремонта, в случае проведения работ по капитальному ремонту применение этих форм документов является обязательным.

Указанные формы документов оформляют по результатам фактически выполненных строительных работ. Поэтому подрядчик может предоставлять учреждению такие документы по результатам каждого отдельного этапа работ (если капремонт разбит на несколько этапов).

Выводы

• Дефектный акт является основанием для составления сметы на выполнение ремонтных работ.
• Накладная (требование) не является основанием для списания стройматериалов, переданных для выполнения ремонтных работ.
• Договор подряда учреждение может заключить с любым субъектом хозяйствования: как с юрлицом, так и ФЛП.
• Применение форм № Кб-2в и № КБ-3 является обязательным в случае выполнения работ по капитальному ремонту.