Когда можно уничтожить документы, если не было проверки?

Сроки хранения документов: каким документом руководствоваться?

Основным нормативно-правовым актом для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение или для уничтожения является Перечень № 578*. Этот Перечень предназначен для использования всеми государственными органами и ОМС, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.

* Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Основные требования по исчислению сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 578, вы найдете в материале «Как организовать хранение и уничтожение бухгалтерских документов?» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2025, № 29). Также в этом материале для наглядности приведены сроки хранения самых распространенных бухгалтерских документов, которые составляют в учреждении.

Но один из вопросов, который волнует бухгалтеров, касается уничтожения документов, срок хранения которых закончился. В частности, как видим из ситуации читателя, его интересует: возможно ли уничтожить документы, срок хранения которых закончился, если проверки давно не было.

Собственно, этот вопрос прежде всего связан с изменениями, внесенными в прошлом году в Перечень № 578. Далее поясним, что и к чему, подробнее.

Уничтожение документов, если проверки не было

Как было раньше? Так, если срок хранения документов, которые подлежат проверке органами контроля, закончился, но налоговой проверки, инспекции (ревизии) до сих пор не проведено, то уничтожать такие документы было запрещено. Об этом было четко указано в п. 2.11 Перечня № 578.

Как стало (с 10.02.2024)? В первую очередь благодаря изменениям, внесенным приказом № 40* в Перечень № 578, сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, взносов, других обязательных платежей, согласованы со сроками хранения документов, предусмотренными налоговым законодательством. Речь идет о сроках хранения документов налогоплательщиками, предусмотренных п. 44.3 НКУ**.

* Приказ Минюста «Изменения в Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов» от 04.01.2024 № 40/5.

** Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Но главное — наконец урегулирован вопрос о возможности уничтожения непроверенных документов, по которым закончились сроки их хранения.

Так, документы, по которым миновал минимальный срок хранения, касающиеся отчетных периодов, за которые больше не может проводиться налоговая проверка, инспекция (ревизия), разрешено уничтожать. Таким является предписание обновленного п. 2.11 Перечня № 578.

Исключение составляют документы, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного в результате вооруженной агрессии рф и временной оккупации.

Таким образом, бюджетное учреждение может уничтожить документы, если проверки не было, при условии, что:

1) минимальные сроки хранения документов закончились.

Для большинства видов первичных учетных документов, в частности указанных в п.п. 4.2 п. 4 ст. 336 Перечня № 578, такой срок составляет пять лет. Также см. примечание к настоящей статье Перечня;

2) срок давности, в течение которого может быть проведена налоговая проверка, инспекция (ревизия), истек. Напомним, что срок давности для налоговых проверок составляет 1095 дней со дня, следующего за последним днем предельного срока представления декларации.

Недавно налоговики также подтвердили эти выводы в ИНК от 10.10.2025 № 5435/ІПК/99-00-07-05-02 (ср. USER_SHOW_ID). Так, специалисты ГНС отметили, что налогоплательщики должны хранить документы бухгалтерского учета и отчетности в течение определенных Перечнем № 578 сроков, но эти сроки не должны быть менее предусмотренных ст. 44 НКУ, а также с учетом особенностей, определенных пп. 522, 69 и 73 подразд. 10 разд. XX НКУ.

Следовательно, бюджетное учреждение может уничтожить первичные документы за 2008 — 2015 годы, срок хранения которых закончился. Поскольку по этим документам уже истекли и минимальные сроки хранения, и срок, в течение которого может быть проведена проверка (ревизия). Однако это в любом случае не касается документов за 2008 — 2015 гг. по кадровым вопросам и документов, содержащих расчетно-платежные ведомости работников, а также других документов длительного хранения.

Кроме того, необходимо придерживаться определенной процедуры, которая предшествует уничтожению документов.

Для этого следует провести экспертизу ценности документов. Это прямо предусмотрено п. 2.12 Перечня № 578. Кстати, требования по проведению экспертизы ценности документов, как, собственно, и сама процедура уничтожения, прописаны в отдельном документе. Эти вопросы урегулированы в гл. 3 разд. V Правил № 1000*.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.