Командировка без оплаты расходов: возможно ли?

Что такое командировка?

В первую очередь вспомним, что такую командировку и какие расходы необходимо возместить командированному работнику.

Как следует из п. 1 разд. І Инструкции № 59*, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа (поездка государственного служащего — по распоряжению руководителя государственной службы), предприятия, учреждения и организации, которое полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом связь служебной командировки с основной деятельностью должна быть подтверждена документально.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.(ср. USER_SHOW_ID)

В соответствии с п. 15 разд. І Инструкции № 59 отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирования других личных нужд физического лица, понесенные в связи с такой командировкой). Суммы суточных расходов утверждены постановлением № 98*.

* Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Кроме суточных за время командировки, при наличии подтверждающих документов работнику возмещают фактические расходы на:

— проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) и транспортные расходы по месту командировки;

— оплату стоимости проживания в гостиницах, а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги;

— оплату служебных телефонных разговоров;

— обязательное страхование;

— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки.

Можно ли отправить работника в командировку за его собственные средства?

Нет, нельзя! Объясним почему.

Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 учреждение, которое командирует работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом).

Более того, учреждение, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов по отчетности об использовании средств, выданных на командировку (п. 6 разд. І Инструкции № 59).

Так, гарантия по обеспечению командированного работника средствами на командировку закреплена в ст. 121 КЗоТ*.

* Кодекс законов о труде от 10.12.71 № 322-VIII.

В частности, работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и назад и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

При этом условия договоров о труде, ухудшающие положение работников в сравнении с законодательством Украины о труде, являются недействительными. Это выплывает из ст. 9 КЗоТ.

Поэтому если учреждение не выплачивает работникам затраты на командировку, этим оно нарушает трудовое законодательство.

В случае необеспечения работника авансом на командировку виновным в этом должностным лицам грозит административная ответственность за нарушение законодательства о труде (штраф в размере от 510 до 1700 грн) в соответствии со ст. 41 КУоАП*.

* Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 № 8073-X.

В свое время на этом акцентировали специалисты Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 № 998/13/155-13.

И, конечно, отсутствие средств в бюджете или их недостаточность не освобождает учреждение от обязанности профинансировать расходы на командировку.

Поэтому позиция финуправления касательно отправления работника в командировку без оплаты расходов противоречит действующему законодательству. Если у учреждения нет средств на командировку, целесообразно пересмотреть смету, перенести сроки командировки или искать другие источники финансирования, но в любом случае не лишать работника гарантированных ему выплат.