Командировка на авто одним днем: платить ли суточные, подавать ли отчет?

Считается ли поездка командировкой?

Прежде всего выясним, считается ли однодневная поездка командировкой. Для этого обратимся к нормам Инструкции № 59*, которая нормирует порядок направления работников в командировку.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Что же вообще такое командировка?

Согласно п. 1 разд. І Инструкции № 59 служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа, предприятия, учреждения и организации, которое полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, которые подтверждают связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Поэтому если работника направили в другой населенный пункт именно для выполнения служебного поручения, хоть и на один день, то такая поездка 100 % считается командировкой.

Направление работника в командировку осуществляет руководитель или его заместитель и оформляет это приказом (п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59).

В этом распорядительном документе должны быть определены:

— цель поездки;

— задача (в случае необходимости);

— пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименования предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник);

— срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки);

— источник финансового обеспечения командировочных расходов;

— другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительных ограничениях по суммам и целям использования средств, предоставленных на командировку, в случае их установления руководителем, и тому подобное) при необходимости.

Платить ли суточные и в каком размере?

Следует понимать, что суточные расходы являются отдельным видом командировочных расходов.

Это расходы на питание и финансирование других личных нужд работника, понесенные в связи с командировкой (п. 15 разд. І Инструкции № 59).

За каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время в дороге (вместе с вынужденными остановками), ему выплачиваются суточные. Это прямо предусмотрено п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.

При этом суточные должны быть выплачены в пределах сумм, утвержденных постановлением № 98*. На сегодня для командировок в пределах Украины сумма суточных составляет 300 грн.

* Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Эта гарантия закреплена в ст. 121 КЗпП*.

* Кодекс законов о труде от 10.12.71 № 322-VIII.

Так, работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и назад и расходы на найм жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводят с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, засчитываемых как два дня.

Таким образом, если речь идет об однодневной командировке, то работодатель должен оплатить работнику суточные как за целые сутки.

Кстати, в свое время на это обращал внимание и Минфин в письме от 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231 (ср. USER_SHOW_ID).

Сумму суточных следует определять согласно приказу о командировке.

Это четко прописано в п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.

В какую очередь провести расходы на командировку?

Перечень и очередность расходов, которые можно проводить в условиях военного положения, определены Порядком № 590*.

* Порядок выполнения полномочий Государственной казначейской службой в особом режиме в условиях военного положения, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.2021 № 590.

Неизменно в первую очередь можно осуществлять расходы на национальную безопасность и оборону. Тогда как подавляющее большинство разрешенных расходов проводятся во вторую очередь. Круг таких расходов очерчен в п. 19 Порядка № 590.

Расходы на командировку работников бюджетных учреждений предусмотрены как проводимые во вторую очередь. Поэтому проблем с выплатой суточных и оплатой других расходов, связанных с командировкой работников, возникнуть не должно.

Когда подать отчет?

Командированный работник перед отъездом в командировку должен быть обеспечен авансом в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найм жилого помещения и суточных расходов. Это предусмотрено п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59.

Напомним: согласно п. 5 постановления № 98 предельный срок отчетности об использовании средств на командировку теперь составляет пять банковских дней по прибытии командированного к постоянному месту работы. Причем сроки отчетности едины как для командировок в пределах Украины, так и для заграничных командировок.

В указанный срок также следует вернуть сумму излишне израсходованных средств.

Если командированный работник получил аванс на служебную командировку наличностью, он должен подать Отчет и вернуть сумму излишне израсходованных средств в кассу соответствующего учреждения. Сделать это следует к окончанию третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы.

В случае если во время служебной командировки командированный работник использовал платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок представления Отчета до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами). Сумма излишне израсходованных средств подлежит возвращению работником на соответствующий счет учреждения.

Вместе с Отчетом командированный работник должен подать подтверждающие документы, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов.