МОЛ в отпуске: как провести годовую инвентаризацию?

Инвентаризация перед составлением годовой финансовой отчетности — обязательная процедура для всех бюджетных учреждений. Об этом черным по белому прописано в Законе № 996* и в Положении № 879**.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Поэтому отсутствие материально ответственного лица (далее — МОЛ) в этот период из-за отпуска — не повод откладывать проведение такого мероприятия в долгий ящик. Дальше объясним, как действовать в ситуации нашего читателя, опираясь на нормы действующего законодательства.

В какие сроки проводить инвентаризацию?

В целом годовую инвентаризацию следует провести до даты баланса, то есть до 31 декабря отчетного года (п. 10 разд. I Положения № 879).

Но главное — проверку необходимо осуществить в течение периода, установленного п. 10 разд. I Положения № 879 для разных групп активов и обязательств. И, конечно, завершить эту процедуру следует до конца отчетного года. Кстати, начинать годовую инвентаризацию до 1 октября также не стоит.

Так, в зависимости от вида активов и обязательств такую проверку следует начинать не раньше чем за три месяца до даты баланса — то есть в период с 1 октября по 31 декабря. А для некоторых видов активов и обязательств предусмотрены более поздние сроки проверки — не раньше 1 ноября.

Впрочем, конкретные сроки начала/окончания инвентаризации, ее продолжительность, а также объекты, которые подлежат инвентаризации, определяет руководитель учреждения в своем распорядительном документе.

Также в распорядительном документе должно быть обязательно указано, по состоянию на какую дату следует провести проверку фактического состояния и наличия активов и обязательств. (ср. USER_SHOW_ID) Например, как в ситуации читателя, согласно приказу руководителя более высокого по уровню учреждения инвентаризацию следует провести по состоянию на 01.10.2025.

Однако это вовсе не значит, что именно 1 октября 2025 года следует проводить инвентаризацию материальных ценностей, которые находятся на ответственном хранении конкретного МОЛ. Непосредственно проверка определенных объектов может быть проведена в течение определенного периода после этой даты (например, с 6 по 10 октября 2025 года или в другие сроки).

Но, как мы уже выяснили, конкретные сроки начала и окончания инвентаризации должны быть определены в распорядительном документе о проведении инвентаризации. И именно в этот период и должно присутствовать на рабочем месте МОЛ.

Заметьте: исключение составляет инвентаризация наличности в кассе учреждения. Наличные средства инвентаризируют по состоянию на дату фактической проверки. То есть если в распорядительном документе указано, что провести инвентаризацию кассы следует по состоянию на 30.10.2025, то проверку необходимо осуществить именно 30 октября.

Как быть, если МОЛ в отпуске?

Инвентаризацию следует проводить полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ. Это основное правило инвентаризации, которое прописано в абз. 5 п. 1 разд. ІІ Положения № 879.

Объясним, как действовать, если МОЛ будет отсутствовать в этот период из-за отпуска.

Во-первых, как мы уже объяснили, нет ничего страшного в том, если именно 1 октября 2025 года МОЛ будет отсутствовать на рабочем месте. Поскольку проверку ценностей, закрепленных за соответствующим лицом, инвентаризационная комиссия проводит на определенную дату, но в сроки, определенные в распорядительном документе.

Во-вторых, если есть возможность, следует подождать окончания отпуска МОЛ и только потом продолжить проводить инвентаризацию. Вместо этого пока отсутствует одно МОЛ, комиссия может проверить наличие и состояние материальных ценностей на ответственном хранении у другого МОЛ. Или как вариант — заняться проверкой других объектов инвентаризации (состояния расчетов с контрагентами, доходов, расходов, и т. п.).

В-третьих, если установленные сроки проведения инвентаризации активов подходят к концу, а МОЛ все еще находится в отпуске, лучше всего — перенести такую проверку на более поздний срок. Но этот вопрос стоит согласовать с руководителем более высокого по уровню учреждения. В этом случае руководитель этого учреждения должен назначить новую дату проведения инвентаризации.

Если по определенным причинам не удалось согласовать этот вопрос с более высоким по уровню учреждением, тогда есть еще один — запасной — вариант. Учреждение может отозвать МОЛ из отпуска на соответствующий срок (полностью или частично). Конечно, чтобы воспользоваться таким правом, учреждение обязано должным образом оформить отзыв работника с соблюдением всех требований трудового законодательства.