Моторное масло: как учитывать и списывать?

Виды смазочных материалов

Определение и виды смазочных материалов, в т. ч. используемых для работы транспортных средств, приведены в ДСТУ 3437-96 «Нефтепродукты. Сроки и определения»*.

* ДСТУ 3437-96 «Нефтепродукты. Сроки и определения», утвержденный приказом Госстандарта от 17.10.96 № 428.

Так какие же именно бывают смазочные материалы?

Условно смазочные материалы подразделяют на жидкостные (смазочные масла) и пластичные (смазки).

Так, к смазочным маслам относят масла, используемые для уменьшения трения между подвижными поверхностями.

По назначению и сфере использования смазочные масла подразделяют на: моторное, трансмиссионное, индустриальное, антикоррозионное, компрессорное, цилиндровое, газотурбинное и турбинное.

Тогда как смазка представляет собой пластичный материал — структурированное загустителем масло, применяемое для уменьшения трения, консервирования изделий и герметизации уплотнений.

Следовательно, для технического обслуживания двигателей внутреннего сгорания транспортных средств используют именно моторное масло. Оно уменьшает трение между подвижными частями, защищает двигатель от износа, коррозии и перегрева.

При этом моторное масло может быть:

— синтетическим, полусинтетическим или минеральным — по составу;

— для бензиновых, дизельных или универсальных двигателей — по назначению.

На упаковке производитель обязательно указывает марку и вязкость моторного масла. Обычно бюджетные учреждения покупают такое масло в канистрах от 1 до 10 литров в зависимости от вида транспортного средства и объема его двигателя. Невзирая на это, моторное масло следует учитывать не в бутылках или канистрах, а в литрах. Но об этом немного позже.

Когда проводить замену моторного масла?

Замена моторного масла — одна из операций технического обслуживания (далее — ТО) служебного автомобиля. Порядок и периодичность проведения ТО, в т. ч. замены моторного масла, прописаны в Положении № 102*.

* Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 № 102.

Так, система ТО предусматривает целый ряд операций, среди которых, в частности: ежедневное и сезонное обслуживание, первое и второе ТО (далее — ТО-1 и ТО-2).

Примерный перечень операций ТО-1 и ТО-2 приведен в приложениях А и Б к Положению № 102. При этом работы по смазыванию узлов трения и проверке уровня масла в картерах агрегатов и бачках гидроприводов и его долив (замена) включены в перечень таких операций.

Требования по периодичности ТО приведены в таблице 1 Положения № 102.

В частности, для легковых автомобилей и автобусов ТО-1 следует проводить каждые 5000 км. Впрочем, если в документации завода-производителя предусмотрена другая периодичность ТО соответствующего автомобиля, следует руководствоваться требованиями именно такой документации.

Понятно, что такая периодичность касается полной замены моторного масла, тогда как его долив до необходимого уровня водитель должен проводить чаще.

Каких норм расходов придерживаться?

Во время нормирования расходов смазочных материалов на работу транспортных средств, в частности моторного масла, следует применять Методрекомендации* и Базовые нормы расходов**.

* Методические рекомендации по нормированию расходов топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой, принятые Научно-техническим советом ГП «ГосавтотрансНИИпроект» протоколом от 17.11.2023 № 3.

** Базовые нормы расходов, дополнение к «Методическим рекомендациям по нормированию расходов топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой», принятые Научно-техническим советом ГП «ГосавтотрансНИИпроект» протоколом от 17.11.2023 № 3.

Нормативы расходов непосредственно смазочных материалов приведены в разд. В Базовых норм расходов. Такие нормативы установлены из расчета на 100 л (100 м³ СПГ) нормативных расходов топлива (Qн) для соответствующего автомобиля:

— нормативы расходов масел — в л/100 л (л/100 м³ СПГ);

— нормативы расходов смазок — в кг/100 л (кг/100 м³ СПГ).

Следовательно расходы моторного масла зависят от количества горючего, потраченного на работу определенного автомобиля.

Но среди утвержденных норм расходов смазочных материалов в разд. В Базовых норм расходов не стоит и искать нормы для новых модификаций автомобилей.

Учитывая это, учреждениям разрешено применять временные нормативы расходов смазочных материалов, приведенные в п. 2.3 Методрекомендаций. Так, для дизельных и газодизельных грузовых автомобилей и автобусов с полной массой свыше 3,5 т норматив расходов моторного масла составляет до 2,8 л/100 л, для остальных автомобилей и автобусов — до 1,8 л/100 л.

Во время применения временных нормативов расходов моторного масла следует придерживаться таких правил.

Правило 1. Временные нормативы вводятся в действие приказом руководителя учреждения. Они будут распространяться исключительно на автомобили этого учреждения. Но их не рекомендовано устанавливать одновременно на все автомобили учреждения и на весь срок их (его) эксплуатации.

Поэтому фактически учреждениям разрешено применять для каждого авто свою норму моторного масла и при необходимости ее пересматривать. Об этом свидетельствует объяснение, приведенное в примечании 3 к п. 2.3 Методрекомендаций.

Правило 2. Значения временных нормативов расходов, приведенные в п. 2.3 Методрекомендаций, являются предельно допустимыми. И они включают у себя замену смазочных материалов во время ТО и периодическое их добавление во время эксплуатации транспортного средства.

Эти нормативы могут быть значительно выше, чем обычные расходы моторного масла для транспортных средств, которые находятся в удовлетворительном техническом состоянии, особенно для транспортных средств современных конструкций. Поэтому помните: установленную норму расходов необходимо должным образом обосновать.

Правило 3. Временные нормативы расходов подлежат корректировке в зависимости от технического состояния и срока эксплуатации транспортного средства.

Так, показатели, приведенные в п. 2.3 Методрекомендаций, стоит уменьшить до 50 % для автомобилей, находящихся в эксплуатации до трех лет. Исключение составляют авто, отмеченные знаком (*) в разд. В Базовых норм расходов. И наоборот, для авто, которые находятся в эксплуатации свыше восьми лет или имеют пробег свыше 150 тыс. км, норматив можно увеличить до 20 %.

Правило 4. Следует применять минимально возможные значения нормативов расходов масел в соответствии с конструктивными особенностями и техническим состоянием авто и фактических потребностей. Также учреждение должно учитывать рекомендации завода-производителя, периодичность и технологии проведения ТО, ремонта и тому подобное.

Кроме того, в примечании 5 к п. 2.3 Методрекомендаций конкретизирован порядок применения нормативов расходов моторного масла для добавления в систему смазки двигателя во время эксплуатации авто. Непосредственно среднестатистические рекомендованные значения этих нормативов приведены в таблицах 2.1 — 2.5 Методрекомендаций.

Объясним, на что стоит обратить внимание во время применения этих нормативов расходов.

Во-первых, рекомендованные нормативы расходов моторного масла, указанные в таблицах 2.1 — 2.5 Методрекомендаций, не учитывают расходы на замену масла во время ТО.

Причем такие нормативы могут быть установлены по завершению обкатки двигателя и при отсутствии рекомендаций завода-производителя.

Во-вторых, в Методрекомендациях приведены средние, минимальные и максимальные среднестатистические значения нормативов расходов в целом для парка, а также рекомендованные максимальные индивидуальные значения. Их следует применять в зависимости от особенностей конструкции двигателя транспортного средства, условий эксплуатации, технического состояния и тому подобное.

Заметьте: приведенные нормативы расходов моторного масла для добавления в систему смазки двигателя во время эксплуатации являются факультативными (то есть рекомендованными), в первую очередь для современных автомобилей.

Как учитывать моторное масло?

Моторное масло, как и все другие горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ), которые учреждение приобретает и использует для работы служебного авто, учитываем на субсчете 1514 «Горюче-смазочные материалы».

Имейте в виду: такой смазочный материал после передачи для использования водителю не стоит сразу списывать с баланса. Дело в том, что сам факт передачи моторного масла со склада еще не свидетельствует о его использовании по назначению. Поэтому необходимо организовать надлежащий учет движения такого смазочного материала. Для этого можно использовать аналитические счета к субсчету 1514, такие как:

— 1514/1 «Моторное масло на складе» — для учета моторного масла, которое хранится на складе;

— 1514/2 «Моторное масло, переданное для использования», — для учета моторного масла, переданного водителю.

Как списать использованное моторное масло?

Документирование и бухучет операций, связанных с поступлением и списанием моторного масла, следует осуществлять по правилам, предусмотренным для учета ГСМ. Напомним основные из них.

1. Выдачу моторного масла со склада водителю оформляем накладной (требованием) по типовой форме, утвержденной приказом № 431*.

* Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.12.2022 № 431.

2. Для оперативного учета поступления, движения и использования ГСМ (в т. ч. и моторного масла) в учреждении целесообразно применять регистр аналитического учета. Например, это может быть Журнал учета движения и использования ГСМ. Конечно, ведение такого журнала не является обязательным. Собственно, каждое бюджетное учреждение имеет право самостоятельно определить порядок ведения оперативного учета ГСМ, в частности моторного масла после выдачи его водителю в эксплуатацию.

В таком Журнале можно организовать оперативный учет моторного масла по местам его использования и материально ответственным лицам.

В этом регистре стоит указать: кому, когда и сколько моторных масел выдано, норматив и фактическое количество использованного масла, а также его остаток у материально ответственного лица.

* Больше информации об этой бухгалтерской программе вы найдете по ссылке: fit.com.ua.

3. Основанием для списания использованного моторного масла на работу служебного автомобиля будут данные путевых листов и Отчета о расходах ГСМ. Работник, ответственный за эксплуатацию служебного авто, должен указать в таких документах количество полученного и использованного моторного масла, другие данные о работе авто. В конце каждого месяца (или с другой периодичностью) путевые листы и упомянутый отчет следует передавать в бухгалтерскую службу учреждения для проверки и обработки.

Непосредственно по факту списания использованного моторного масла следует оформить Акт списания запасов по типовой форме, утвержденной приказом № 431. Этот документ составляет комиссия учреждения после подведения итогов использования ГСМ за отчетный период (месяц).

4. Стоимость моторного масла, фактически использованного для служебного авто, относим на расходы отчетного периода. Для этого в бухучете делаем запись: Дт 8013 — Кт 1514.

Помните: списываем моторное масло с баланса, исходя из количества фактически использованного. При этом сравниваем фактические расходы моторного масла с установленными нормативами. В случае перерасхода необходимо выяснить причины и установить виновных лиц.

Куда деть и как учитывать отработанное моторное масло?

Во время замены моторного масла остается отработанная жидкость. Как с ней поступить?

Конечно, вылить отработанное моторное масло, как обычную жидкость, в любом случае нельзя. Ведь отработанные нефтепродукты, не пригодные для использования по назначению (в т. ч. отработаны моторные, индустриальные масла и их смеси), являются опасными отходами.

Вопрос об утилизации моторных масел определен Порядком № 1221*. Этот документ предусматривает особый порядок утилизации отработанных масел. Но главное, Порядок № 1221 касается субъектов хозяйствования всех форм собственности, в процессе деятельности которых на территории Украины образуются отработанные масла. Их считают потребителями масел (смазок).

* Порядок сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных масел (смазок), утвержденный постановлением КМУ от 17.12.2012 № 1221.

Так, среди основных обязанностей потребителей такие, как (п. 6 Порядка № 1221):

1) раздельный сбор отработанных масел;

2) сдача отработанных масел в приемные пункты или непосредственно переработчикам отработанных масел (смазок).

Следовательно, бюджетное учреждение, которое имеет отработанное моторное масло, должно его утилизировать должным образом. В то же время такую жидкость можно оставить и для нужд учреждения. Например, использовать для смазывания деталей агрегатов, инструментов, обработки деревянных поверхностей и тому подобное.

В случае оприходования отработанного моторного масла следует помнить об особенностях бухгалтерского учета таких материалов.

В частности, оприходовать «отработку» целесообразно, только если она отвечает критериям признания активом. То есть если действительно отработанное моторное масло можно использовать для нужд учреждения или извлечь другим способом экономическую выгоду от его использования.

В таком случае оценку отработанной жидкости осуществляем по чистой стоимости реализации или в оценке возможного использования на дату ее получения. Результаты такой оценки оформляем комиссионно и отражаем в Акте оценки произвольной формы.

Учитываем отработанное моторное масло в составе запасов на субсчете 1518 «Прочие производственные запасы».

Кроме того, на сумму стоимости оприходованного отработанного масла, оставленного для собственных нужд, необходимо показать увеличение дохода по субсчету 7112 «Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе».

Также на сумму оприходованного отработанного масла следует составить и подать в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме по коду доходов 25010200 «Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности». Сделать это следует не позже последнего рабочего дня отчетного месяца.