Поступления в натуральной форме: оформляем, оцениваем, учитываем

Также после разборки (демонтажа) списанного имущества остаются пригодные для дальнейшего использования узлы, детали или материалы. Да и об излишках, которые выявляют при проведении инвентаризации, следует помнить.

Все это - типичные примеры поступлений в натуральной форме. Как их оценить, оформить документально и отразить в бухучете? Ответы вы найдете в этой статье.

Пути поступления "натуралки"

Уже из самого названия "поступление в натуральной форме" понятно, что ни о каких денежных средствах при проведении этой операции речь не идет. То есть операция в натуральной форме - это хозяйственная операция, не связанная с оборотом денежных средств в наличной или безналичной форме.

Примерами таких поступлений являются:

• получение благотворительной помощи (в форме материальных ценностей, в виде работ и услуг);
• выявление при инвентаризации излишков материальных ценностей;
• изъятие активов (в том числе и необоротных) в результате ликвидации необоротных активов, которые остаются для нужд учреждения.

Справка о поступлениях в натуральной форме: обязательна для подачи

В случае осуществления распорядителями бюджетных средств операций в натуральной форме такие операции должны проводиться только в пределах плановых показателей и отражаться в бухгалтерском учете выполнения бюджетов(п. 11.17 Порядка № 1407 и п. 12.7 Порядка № 938).

Все поступления и расходы бюджета следует отражать на счетах в хронологическом порядке(ч. 5 ст. 56 БКУ). К тому же все бухгалтерские записи должны быть подтверждены документально.

Учитывая это, в случае получения "натуралки" бюджетные учреждения должны составить и подать в органы Казначейства Справку о поступлениях в натуральной форме. Сделать это нужно не позднее последнего рабочего дня месяца. Форма справки приведена в приложении38к Порядку № 1407 и в приложении 25 к Порядку № 938.

Казначейство в своих письмах неоднократно подчеркивало необходимость предоставления этой справки во всех случаях бесплатного поступления материальных ценностей, работ и услуг. Дело в том, что для получения активов от разборки непригодных активов, излишков или благотворительной помощи в натуральной форме бюджетные учреждения не осуществляют никаких расходов. Финансирование на такие цели не поступает. Соответственно, движение денежных средств на счетах Казначейства не происходит. Как следствие, Казначейство не в курсе этих операций. Оно их просто не видит.

Казначейство может контролировать только денежные потоки учреждений, а учет имущества не ведет. Поэтому , чтобы выполнить требования п. 11.17 Порядка № 1407 и п. 12.7 Порядка № 938, распорядители при получении поступлений в натуральной форме должны проинформировать Казначейство и отразить в учете дополнительно движение денежных средств - поступление и расходы на одну и ту же сумму стоимости полученного имущества, работ или услуг. Таким образом операции в натуральной форме приводят к кассовым поступлениям и кассовым расходам. Вот почему так важно предоставить казначеям информацию о таких операциях.

Имейте в виду: непредоставление Справки о поступлениях в натуральной форме является нарушением бюджетного законодательства(п. 33 ч. 1 ст. 116 БКУ). Несоблюдение требований по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности о выполнении бюджетов грозит остановкой операций с бюджетными средствами(п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

Изменения в смету

Все виды поступлений в натуральной форме признаются доходами специального фонда(ст. 13 БКУ). Такие поступления не имеют постоянного характера, поэтому запланировать объем безвозмездно полученных активов невозможно. Они всегда сверх плана. Поэтому, кроме подачи Справки о поступлениях в натуральной форме, в случае фактического получения "натуралки" необходимо еще внести изменения в смету в части специального фонда по собственным поступлениям и всех связанных документов. Это следует из абз. 10 п. 47 Порядка № 228,в соответствии с которымизменения в смету и связанные документы вносятся в результате превышения поступлений соответствующего фонда по сравнению с поступлениями, учтенными в бюджете.

Для этого следует подать распорядителю высшего уровня копии справок об изменениях в смету по собственным поступлениям. Эти справки обязательно должны быть заверены соответствующим органом Казначейства(п. 49 Порядка № 228).

Кроме этого при поступлении "натуралки" возникает еще один вопрос: нужно ли вносить изменения в паспорта бюджетных программ? Ответ на него предоставил Минфин в письме от 15.02.2019 № 05110-05-2/4473. Так, его специалисты отметили, что поступления в натуральной форме приводят к корректировке спецфонда сметы бюджетного учреждения в части собственных поступлений. Если при этом возникают новые задачи бюджетной программы, то согласно абз. 9 п. 1.10 разд. І Правил № 836 измененияв паспорта нужны. Во всех остальных случаях, когда новых задач не будет, переутверждать паспорта Минфин не видит необходимости.

Далее - об особенностях учета разных видов натуральных поступлений.

Благотворительная помощь в виде материальных ценностей (работ, услуг)

Требования к получению, использованию и учету благотворительных взносов и пожертвований от юридических и физических лиц бюджетными учреждениями установлены Порядком № 1222.

Благотворители могут предоставлять благотворительные взносы в денежной форме, а также в виде товаров, работ, услуг. Если благотворитель не указал конкретные цели использования средств, то пути их направления определяет руководитель учреждения. Направления использования благотворительных взносов определяют исходя из первоочередных потребностей, связанных исключительно с основной деятельностью учреждения.

При этом благотворительные взносы не могут заменять плату за предоставление учреждениями платных услуг(п. 3 Порядка № 1222).

Для оформления операций по бесплатному получению основных средств и других необоротных материальных активов применяется Акт приемки-передачи основных средств. Его типовая форма утверждена приказом № 818. При получении основных средств в качестве гуманитарной помощи, подарка или безвозвратной помощи акт составляет комиссия учреждения, принимающая основные средства. В этом случае акт может быть составлен в одном экземпляре. Акт обязательно должен утвердить руководитель учреждения - получателя благотворительной помощи.

Также на бесплатно полученные необоротные активы необходимо составить Акт ввода в эксплуатацию основных средств и открыть Инвентарную карточку учета объектов основных средств по типовым формам, утвержденным приказом № 818.

Для оформления приема благотворительной помощи в виде запасов составляется Акт приема-передачи запасов. Его форма утверждена приказом № 431.

Все предоставленные благотворителем первичные документы необходимо обязательно приложить к соответствующим актам приемки материальных ценностей.

Что касается благотворительной помощи в виде выполненных работ или предоставленных услуг, то действующим законодательством не предусмотрено ни типовой, ни примерной формы документа для оформления ее приемки. Как правило, оприходование такой помощи проводят на основании Акта приемки-передачи выполненных работ (предоставленных услуг). Такой акт составляют в произвольной форме с указанием перечня работ (услуг) и их стоимости. Не лишним также будет обратиться к благотворителю с просьбой предоставить любые подтверждающие документы о стоимости выполненных работ и использованных материалов.

Первоначальной стоимостью необоротных активов, полученных бесплатно от физических и юридических лиц, является их справедливая стоимость на дату получения(п. 5 разд. ІІІ Методрекомендаций по учету ОС). То есть нужно определить, какую сумму денежных средств могло бы выручить учреждение на конкретную дату, если бы продавало соответствующий объект. В то же время первоначальной стоимостью таких активов может быть стоимость, указанная в первичных документах, если благотворитель их предоставил.

Аналогичные требования установлены и относительно оценки запасов, полученных бесплатно от юридических и физических лиц(п. 24 разд. ІІ Методрекомендаций по учету запасов). То есть их также следует оценивать по справедливой стоимости или исходя из стоимости, указанной в первичных документах.

Причем все дополнительные расходы на доставку материальных ценностей, монтаж, наладку и т. п. следует также включать в их первоначальную стоимость.

Прием и оценку материальных ценностей, полученных в виде безвозвратной помощи или подарка, проводит комиссия учреждения. Такая комиссия создается по приказу руководителя учреждения. В ее состав обязательно включают работника бухгалтерской службы.

А вот с оценкой бесплатно выполненных работ или предоставленных услуг несколько сложнее, ведь законодательством не определен порядок их оценки. Поэтому при определении стоимости таких работ (услуг) комиссия учреждения должна учитывать их объемы, сложность, рыночные цены на соответствующие виды работ и стоимость израсходованных материалов. При необходимости к работе комиссии можно привлекать сторонних специалистов - экспертов в соответствующей отрасли. Если речь идет о масштабных и сложных строительных работах или работах по ремонту специального оборудования, имеет смысл провести независимую оценку.

По результатам оценки комиссия учреждения оформляет Акт оценки материальных ценностей (работ, услуг) произвольной формы.

Согласно ч. 4 ст. 13 БКУ благотворительные взносы, гранты и подарки относятся к первой подгруппе второй группы собственных поступлений бюджетных учреждений. Такие поступления следует отражать по коду классификации доходов бюджета 25020100 "Благотворительные взносы, гранты и подарки".

Для учета доходов от бесплатно полученных активов, услуг (работ) Порядком № 1219 предназначен субсчет 7511 "Доходы по необменным операциям".

Для учета операций по начислению доходов специального фонда, в том числе полученных в виде благотворительной помощи, предназначен мемориальный ордер № 14 "Накопительная ведомость начисления доходов специального фонда субъектов государственного сектора". Его форма утверждена приказом № 755. На каждый вид доходов спецфонда открывают отдельные мемориальные ордера. Их нумеруют соответственно № 14-1, 14-2, 14-3 и т. п.

Пример 1.

Заведение образования получило от благотворителя компьютерную технику для кабинета информатики. В частности, поступило 7 персональных компьютеров стоимостью 21000 грн каждый, на общую сумму 147000 грн. Согласно первичным документам, полученным вместе с компьютерами, в состав каждого из них входят моноблок, клавиатура и мышь.

Также получены вертикальные жалюзи для окон. По информации из первичных документов, предоставленных благотворителем, стоимость подарка составляет 7500 грн.

Факт получения благотворительной помощи оформлен Актом приемки-передачи основных средств.

Согласно приказу об учетной политике стоимостный критерий для ОС установлен на уровне 20 тыс. грн. Учитывая это, полученная компьютерная техника зачислена в состав ОС на субсчет 1014, а жалюзи зачислены в состав МНМА на субсчет 1113.

По данным этого примера составим Справку о поступлениях в натуральной форме. При этом заполним только вторую ее часть.

Что касается первой части, то в ней следует указать данные конкретного распорядителя бюджетных средств:

• в строке "Код за ЄДРПОУ розпорядника бюджетних коштів" следует указать код Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины;
• в строке "Найменування розпорядника бюджетних коштів" - официальное наименование распорядителя;
• в строке "ОДКСУ" - код и наименование органа Казначейства;
• в строке "Бюджет" - код и название бюджета;
• в строке "КВК" - код и наименование согласно ведомственной классификации расходов и кредитования госбюджета или Типовой ведомственной классификации расходов и кредитования местных бюджетов;
• в строке "Код розпорядника бюджетних коштів відповідно до Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів" указывается код распорядителя бюджетных средств, присвоенный в соответствии с Единым реестром распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств;
• в строке "КПКВК (ТПКВКМБ)" указываются код и наименование согласно программной классификации расходов и кредитования государственного или местных бюджетов (код и наименование согласно Типовой программной классификации расходов и кредитования местных бюджетов);
• строка "Фонд" заполняется по поступлению и использованию средств в национальной валюте, полученных как плата за услуги (код 02) или по другим источникам собственных поступлений (код 03). При оформлении Справки по поступлениям в натуральной форме в строке "Фонд" следует указывать код 03;
• в строке "Номер регистрационного счета" указывается номер регистрационного счета, открытого распорядителю бюджетных средств по соответствующим кодам бюджетной классификации расходов и кредитования бюджета для учета операций по выполнению специального фонда смет;
• в графе "Показники" проставляются код классификации доходов бюджета и код экономической классификации расходов бюджета, по которому проведена операция в натуральной форме;
• в графе "Сума" приводится сумма, на которую проведена операция в натуральной форме по каждому коду классификации доходов бюджета и каждому коду экономической классификации расходов бюджета.

Приложение 25
к Порядку казначейского
обслуживания местных бюджетов
(в редакции приказа Министерства финансов Украины
от 30 декабря 2022 года № 477)
(пункт 12.7 главы 12)

Справка № _5____
от 26 мая 2023 года о поступлениях в натуральной форме

за май 2023 года
(месяц)

(грн, коп.)

26 мая 2023 года

У нас на сайте в разделе Розумины бланки в экселе вы можете скачать справку о поступлении в натуральной форме в экселе с возможностью создания дбф файлов для загрузки в СДО

Пример 2.

Бюджетное учреждение получило благотворительную помощь - сантехоборудование для капитального ремонта. Согласно первичным документам, предоставленным благотворителем, общая стоимость переданных строительных материалов составляет 31200 грн, из них: душевая кабина - 21200 грн, унитаз - 6500 грн, раковина - 3500 грн. Факт получения благотворительной помощи оформлен Актом приемки-передачи запасов.

Подрядной организацией проведен капитальный ремонт системы централизованного водоснабжения и водоотвода, а именно: заменено непригодное для использования сантехоборудование и установлено новое.

По факту передачи сантехоборудования подрядной организации оформлен Акт приемки-передачи запасов.

Общая стоимость работ по замене (установке) сантехоборудования составляет 7500 грн. Согласно условиям договора подряда предусмотрено внесение аванса в сумме 2250 грн.

Списание установленного сантехоборудования проведено на основании предоставленного подрядной организацией Отчета об использовании строительных материалов заказчика и подписанных без замечаний Акта приемки выполненных работ (форма № КБ-2в) и Справки о стоимости выполненных подрядных работ и расходов (форма № КБ-3).

Излишки материальных ценностей, выявленные в результате инвентаризации

Основным нормативным документом, определяющим порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов, является Положение № 879.

В соответствии с п. 4 разд. IV этого Положения все необоротные материальные и нематериальные активы, а также другие оборотные материальные ценности, выявленные в излишках, подлежат оприходованию на баланс учреждения.

Излишки материальных ценностей и нематериальных активов, выявленные во время инвентаризации, фиксируют в инвентаризационных описях, в которых указывают все сведения о таких объектах и их технические характеристики. Далее на основе описей информацию об излишках отражают в сличительных ведомостях результатов инвентаризации. Затем количество и стоимость излишков, подлежащих оприходованию, приводят в протоколе инвентаризационной комиссии. Типовые формы этих документов утверждены приказом № 572.

Активы, выявленные при инвентаризации как излишки, оценивают по справедливой стоимости(пп. 1.5, 2.3 разд. ІІІ Положения № 879). Оценку проводит инвентаризационная комиссия и отражает ее результаты в Акте оценки материальных ценностей произвольной формы. Этот акт прилагают к протоколу инвентаризационной комиссии.

В соответствии с п. 4 разд. IV Положения № 879 выявленные в результате инвентаризации излишки относятся на увеличение доходов спецфонда учреждения.

Для отражения доходов от оприходования основных средств, других необоротных материальных активов, нематериальных активов, производственных запасов, МБП и других нефинансовых активов, которые выявлены в результате инвентаризации, получены в результате демонтажа, получены в результате списания имущества и т. п. и будут использоваться для нужд учреждения, следует использовать код классификации доходов бюджета 25010200 "Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности". Именно этот код для рассматриваемой ситуации предложил Минфин в своем письме от 01.10.2019 № 35120-04-3/24616.

То есть такие доходы приравниваются к поступлениям бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности. А это вторая подгруппа первой группы собственных поступлений(ч. 4 ст. 13 БКУ).

Для учета доходов от оприходования основных средств, других необоротных материальных активов, нематериальных активов, производственных запасов, МБП и других нефинансовых активов, выявленных в результате инвентаризации, следует применять субсчет 7112 "Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе".

Начисление доходов от оприходования излишков следует отражать в мемориальном ордере № 14"Накопительная ведомость начисления доходов специального фонда субъектов государственного сектора".

Пример 3.

При проведении инвентаризации в дошкольном учебном заведении были выявлены излишки хозяйственных материалов - мыло туалетное, а также два стула.

Согласно оценке инвентаризационной комиссии справедливая стоимость мыла составляет 50 грн, а стульев - 600 грн (по 300 грн за каждый).

Результаты оценки материальных ценностей, выявленных при инвентаризации как излишки, инвентаризационная комиссия отразила в Акте оценки материальных ценностей произвольной формы. Излишки будут использованы для нужд учреждения.

Материальные ценности, полученные в результате ликвидации необоротных активов

Механизм списания государственного имущества определен Порядком № 1314. В нем прописан порядок обращения с материалами, изъятыми при ликвидации необоротных активов. Действие этого документа распространяется на государственные учреждения и заведения. А вот коммунальные учреждения должны руководствоваться нормами местных документов по списанию коммунального имущества. Хотя они, как правило, мало чем отличаются от требований Порядка № 1314.

Главное правило: все узлы, детали агрегаты, пригодные для дальнейшего использования, а также материалы, полученные от ликвидации необоротных активов, необходимо оприходовать на баланс. Эти материалы зачисляют в состав запасов. Если же в результате списания имущества были изъяты необоротные активы, их следует оприходовать на соответствующие счета учета необоротных активов(п. 23 Порядка № 1314).

Информацию о материальных ценностях, полученных от разборки зданий и сооружений, демонтажа оборудования и других основных средств, отражают в Акте списания основных средств (частичной ликвидации). В случае поступления материалов от ликвидации других необоротных материальных активов, подлежащих групповому учету, об этом делают записи в Акте списания группы основных средств. Если же материалы получены в результате списания транспортных средств, то их показывают в Акте списания транспортных средств. Во всех этих случаях информацию об изъятых материальных ценностях указывают в отдельном разделе акта - "Расчет результатов списания объекта".

Типовые формы этих актов утверждены приказом № 818.

Оценку пригодных узлов, деталей, материалов и агрегатов, полученных в результате списания необоротных активов, проводят в соответствии с п. 15 разд. II Методрекомендаций по учету запасов. В частности, такие активы следует зачислять на баланс по чистой стоимости реализации или в оценке возможного использования. При этом комиссия учреждения должна учитывать степень их пригодности к эксплуатации. Также можно брать за основу стоимость подобных материальных ценностей (если такие есть на балансе).

По результатам оценки изъятых материалов комиссия составляет Акт оценки материальных ценностей в произвольной форме.

Сумма оприходованных активов, полученных от ликвидации и разборки необоротных активов, которые оставлены для ремонта и других нужд учреждения, признается доходом спецфонда учреждения(абз. 4 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).

Как и доходы от оприходования излишков, эти суммы также относят ко второй подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений. Соответственно, такие доходы показывают по коду классификации доходов бюджета 25010200 "Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности". Это подчеркнул Минфин в уже упомянутом выше письме 01.10.2019 г. № 35120-04-3/24616.

Для учета доходов от оприходования активов, полученных в результате списания имущества, предназначен субсчет 7112 "Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе".

Операцию по получению доходов от оприходования материальных ценностей в результате списания имущества фиксируют в мемориальном ордере № 14.

Пример 4.

В результате списания служебного автомобиля были изъяты и оприходованы запчасти, пригодные для ремонта другого автомобиля учреждения. Согласно Акту оценки материальных ценностей, составленному комиссией учреждения по списанию, стоимость запасных частей составляет 400 грн.

Нормативные документы

БКУ - Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.

Порядок № 1222 - Порядок получения благотворительных (добровольных) взносов и пожертвований от юридических и физических лиц бюджетными учреждениями и заведениями образования, здравоохранения, культуры, науки, спорта и физического воспитания для нужд их финансирования, утвержденный постановлением КМУ от 04.08.2000 г. № 1222.

Порядок № 1314 - Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.

Порядок № 1407 - Порядок казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407.

Порядок № 938 - Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938.

Порядок № 228 - Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Правила № 836 - Правила составления паспортов бюджетных программ местных бюджетов и отчетов об их выполнении, утвержденные приказом Минфина от 26.08.2014 г. № 836.

Приказ № 818 - приказ Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.09.2016 г. № 818.

Методрекомендации по учету ОС - Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Методрекомендации по учету запасов - Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Порядок № 1219 - Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219.

Приказ № 755 - приказ Минфина "Об утверждении типовых форм мемориальных ордеров, других учетных регистров субъектов государственного сектора и порядка их составления" от 08.09.2017 г. № 755.

Положение № 879 - Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Приказ № 572 - приказ Минфина "Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации" от 17.06.2015 г. № 572.

НП(С)БУ 121 - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 "Основные средства", утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.