Просроченные продукты питания: как списать и возместить убытки?

Выявлены просроченные продукты → не спешите списывать

Запасы, которые утратили свои потребительские свойства, подлежат списанию с баланса. Это касается и продуктов питания, срок годности которых миновал или которые испортились.

Но имейте в виду: порча продуктов питания для употребления из-за окончания срока их годности — это яркий пример небрежности и невыполнения и/или ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей работниками, ответственными за хранение продуктов.

Поэтому в этой ситуации важно в первую очередь выяснить причины, которые привели к тому, что соответствующие активы не были использованы к окончанию срока их годности. Кроме того, необходимо обязательно установить виновных в этом лиц. Объясним, как справиться с этими задачами.

Начинаем с инвентаризации

Для подтверждения факта наличия просроченных продуктов питания, которые хранятся в пищеблоке и/или на складе, должна быть произведена инвентаризация таких запасов. Прямое указание на это содержит абз. 5 п. 7 разд. І Положения № 879*. Объемы такой инвентаризации определяет руководитель учреждения.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

По результатам инвентаризации продуктов питания комиссия учреждения должна оформить:

1) Инвентаризационную опись запасов (по субсчету 1511 «Продукты питания»). Заполнять ее следует с учетом определенных особенностей.

Это выплывает из предписаний п. 4.4 разд. III Положения № 879.

Во время отражения продуктов питания, срок годности которых миновал, обнаруженных во время инвентаризации, все графы инвентаризационной описи заполняем в общем порядке, в частности:

— инвентаризационная комиссия фиксирует фактическое наличие продуктов;

— бухгалтерская служба проставляет количественные и ценовые показатели по данным бухучета.

В то же время не забудьте привести в графе 12 «Другие сведения» Инвентаризационной описи запасов информацию о причинах, степени и характере порчи продуктов питания, а также предложениях по их уценке, списанию или возможности использования в хозяйственных целях.

Таким образом, по результатам инвентаризации продуктов питания инвентаризационная комиссия должна оформить две инвентаризационных описи для фиксации наличия и состояния запасов. В одной из них следует привести информацию о продуктах, пригодных для дальнейшего использования, а во второй — о непригодных для использования из-за истечения срока потребления;

2) Сличительную ведомость результатов инвентаризации запасов (по субсчету 1511);

3) Протокол инвентаризационной комиссии. Этот документ комиссия составляет по итогам инвентаризации и добавляет к нему все материалы инвентаризации (опись и сличительную ведомость).

В протоколе необходимо указать конкретные причины, из-за которых продукты питания не были использованы до истечения срока потребления, и ответственных за это, а также предложения по урегулированию такой ситуации и дальнейшему предотвращению.

На основании этих документов руководитель учреждения принимает решение о дальнейшей судьбе просроченных продуктов питания и, в частности, о списании таких запасов с дальнейшей их утилизацией. Срок рассмотрения материалов инвентаризации и утверждения протокола — пять рабочих дней.

Устанавливаем виновников

Если срок годности продуктов питания закончился и они утратили свои потребительские свойства окончательно и бесповоротно, остается списать их с баланса. Но запомните: сам по себе факт списания стоимости испорченных материальных ценностей (в т. ч. и продуктов питания) не освобождает никого от ответственности. То есть просто списать продукты с баланса и забыть об этом случае нельзя. Следует обязательно определить всех причастных, установить виновных лиц и приложить усилия для возмещения нанесенных убытков.

Конечно, прежде чем привлечь к ответственности виновника, необходимо выяснить причины, по которым продукты питания не были своевременно использованы. Кто конкретно в этом виноват, покажет служебное расследование или расследование правоохранительных органов.

Если же выяснится, что окончание срока годности продуктов питания произошло по вине материально ответственного лица (например, кладовщика), именно он должен возместить причиненный ущерб.

Такой работник может возместить ущерб:

— добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ*);

— по распоряжению руководителя заведения (ч. 1 ст. 136 КЗоТ);

— по решению суда (ч. 3 ст. 136 КЗоТ).

* Кодекс законов о труде от 10.12.71 № 322-VIII.

При этом добровольное возмещение причиненного ущерба может осуществляться одним из таких способов:

1) путем отчисления из заработной платы — по заявлению работника.

Обратите внимание: в случае добровольного возмещения на основании заявления работника ограничения по размеру удержания из заработной платы, предусмотренные ч. 1 ст. 128 КЗоТ, не действуют;

2) путем внесения денежных средств в кассу или на счет учреждения;

3) путем передачи равноценного имущества или исправления поврежденного — при согласии работодателя (ст. 130 КЗоТ).

Как рассчитать размер нанесенных убытков?

По общему правилу размер убытков определяют путем проведения независимой оценки. Такое требование содержит п. 2 Порядка № 116*. Причем для проведения такой оценки придется обратиться к субъекту оценочной деятельности. Это выплывает из предписаний ч. 3 ст. 3 Закона № 2658**.

* Порядок определения размера убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 № 116.

** Закон Украины «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине» от 12.07.2001 № 2658-ІІІ.

В то же время в определенных случаях допускается применение стандартизированной оценки. Такая возможность предусмотрена п. 88 Методики № 1891*. Стандартизированную оценку убытков проводит комиссия учреждения. Свое решение комиссия оформляет Актом оценки убытков по форме, приведенной в приложении 12 или 13 к упомянутой Методике.

* Методика оценки имущества, утвержденная постановлением КМУ от 10.12.2003 № 1891.

Заметьте: на настоящий Акт необходимо получить позитивное заключение рецензента. Только после этого его утверждает руководитель учреждения.

Впрочем, проведение как независимой оценки, так и стандартизированной оценки с оформлением Акта оценки убытков и его обязательным рецензированием требует не только времени, но и определенных денежных расходов. Поэтому рационально ли прибегать к таким процедурам с целью определения ущерба от порчи нескольких килограммов продуктов питания? Наверное, нет. Поэтому в ситуации читателя считаем целесообразным определить размер ущерба самостоятельно (комиссией учреждения) на уровне расходов на восстановление (приобретение) испорченных продуктов, исходя из текущих рыночных цен.

Как списать потери от порчи?

Продукты, которые утратили свои потребительские свойства из-за окончания срока годности, подлежат списанию с баланса. Списывают такие продукты в порядке, предусмотренном для списания недостачи запасов, то есть с учетом предписаний п. 4 разд. IV Положения № 879 (ср. USER_SHOW_ID).

Размер убытков, нанесенных вследствие утраты продуктами питания своих потребительских свойств из-за окончания срока годности, рассчитывают с учетом таких требований:

1) учитываем нормы естественной убыли;

Естественной убылью считаются расходы на усыхание и распыление жидких и порошкообразных продуктов, измельчение при обработке мяса и тому подобное. Объем таких расходов определяют по каждому виду продуктов отдельно как произведение нормы, выраженной в процентах, на количество (сумму) отпущенного товара за период между инвентаризациями.

То есть списание продуктов проводится в фактических размерах, но не больше рассчитанных по нормам.

При этом можно воспользоваться Нормами № 88* (приложения № 6 и 7). По крайней мере, этот нормативный документ до сих пор действует и может применяться на территории Украины. Поэтому его можно взять за ориентир во время разработки собственных норм естественной убыли. Главное — порядок урегулирования расхождений, обнаруженных во время инвентаризации, должен быть четко прописан в приказе об организации бухучета вашего учреждения;

2) при отсутствии норм естественной убыли потери продуктов питания в полном объеме рассматриваются как недостачи сверх нормы.

* Нормы естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению, утвержденные приказом Минторга СССР от 02.04.87 № 88.

Таким является требование абз. 4 п. 4 разд. IV Положения № 879. Поэтому на практике в большинстве случаев потери от порчи продуктов питания будут считаться полностью сверхнормативными.

Обобщим порядок урегулирования расхождений между фактическим наличием активов и данными бухгалтерского учета в таблице ниже.

Порядок урегулирования недостач и потерь

Списание продуктов питания, срок годности которых закончился, документируем в общем порядке. Списываем такие продукты питания на основании Акта списания запасов типовой формы.

Такой Акт может оформить непосредственно инвентаризационная комиссия. В то же время он подлежит обязательному утверждению руководителем учреждения.

Как показать в бухучете?

Списание просроченных продуктов питания отражаем в бухучете как обычное выбытие активов. Тогда как дальнейший учет недостач зависит от того, установлены виновники или нет.

Вариант 1. Виновное лицо установлено

Во-первых, сумму нанесенного ущерба относим на виновное лицо.

В бухучете суммы недостач материальных ценностей, а также суммы убытков, отнесенные на виновных лиц, учитываем на субсчете 2115 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков».

Во-вторых, одновременно на сумму убытка, отнесенного на счет виновного лица, в части расходов на восстановление, показываем доход по субсчету 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)».

Кстати, на сумму возмещения нанесенных убытков нужно внести изменения в смету в части спецфонда по коду доходов 25010400 «Поступления бюджетных учреждений от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества)».

Впрочем, относить убытки на счет виновного лица целесообразно при условии:

— если есть письменное обращение (заявление) этого лица о добровольном возмещении нанесенных им убытков

или

— если лицо признано виновным судом и есть постановление (решение) о взыскании с него нанесенного ущерба.

И в-третьих, на сумму остатка средств (при наличии) отражаем обязательство перед бюджетом по субсчету 6312 «Прочие расчеты с бюджетом».

Вариант 2. Виновное лицо не установлено

Так, если виновник неизвестен, сумму невозмещенных недостач и потерь относим на внебалансовый субсчет 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств».

Внебалансовый учет таких недостач следует вести к моменту установления виновников или закрытия криминального производства в соответствии с законодательством (абз. 5 п. 4 разд. IV Положения № 879).

Как предотвратить такую ситуацию?

Возможно ли было предотвратить подобную ситуацию? Конечно, для этого следует действовать на опережение. В частности, стоит периодически проводить проверку сроков хранения и фактического состояния продуктов питания и таким образом обнаруживать продукты, срок годности которых подходит к концу.

Дальше информацию о таких продуктах питания следует обобщить и передать руководству заведения для решения их дальнейшей судьбы. Так, например, можно продлить сроки хранения продуктов питания путем их замораживания, консервирования и тому подобное или же безвозмездно передать другим бюджетным учреждениям или организациям или вообще попробовать реализовать. Главное — не допустить их окончательной порчи. Но это обязанность не только материально ответственных лиц, но и руководства учреждения.