Процедура передачи дел старым главбухом новому

Обязательность передачи дел преемнику

Проблема с приемом (передачей) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с нее, а также проведением проверки состояния учета и отчетности предшественника заключается в том, что для предприятий* эта процедура нормативно четко не урегулирована.

* Предприятия — юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, представительства иностранных субъектов хоздеятельности, которые обязаны вести бухучет и подавать финотчетность (ч. 1 ст. 2 Закона о бухучете).

По требованиям ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете* вопросы организации бухучета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство предприятием и несет ответственность за организацию бухучета в соответствии с законодательством и учредительными документами. А собственно функции главного бухгалтера или лица, которое обеспечивает ведение бухучета предприятия, определены ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете. И там ни слова не сказано о механизме смены главного бухгалтера.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

На то, что отдельный порядок приема-передачи первичных документов, регистров бухучета и других документов в случае увольнения главного бухгалтера законодательством не определен, в свое время обращал внимание Минфин в письме от 24.09.2012 № 31-08410-07-10/23279.

Зато бюджетные учреждения* руководствуются Типовым положением о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденным постановлением Кабмина от 26.01.2011 № 59. В его п. 12 прямо указано, что прием (передача) дел главным бухгалтером в случае назначения на должность или увольнения с должности:

— осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухучета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт;

— может осуществляться при участии представителя вышестоящего бюджетного учреждения.

* Бюджетные учреждения — это органы госвласти, органы местного самоуправления, а также организации, созданные ими в установленном порядке, которые полностью содержатся за счет соответственно государственного или местного бюджета (п. 12 ч. 1 ст. 2 БКУ).

Поэтому можно прийти к заключению, что

порядок передачи дел при смене главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухучета, предприятие определяет самостоятельно

(см. письма Минфина от 17.07.2007 № 31-34000-30-27/14518 и ГНАУ від18.09.2009 № 11305/5/23-4018/462). Закрепить процедуру передачи дел в случае смены главного бухгалтера можно, например, в Положении о бухгалтерии предприятия или другом локальном акте — должностной инструкции главного бухгалтера, трудовом договоре, приказе и т. п. Примеры Положения о бухгалтерии, должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера с дипломом магистра найдете в статье «Кто ведет бухучет» // «Налоги & бухучет», 2018, № 102.

Когда предприятие сталкивается с передачей дел новому главбуху от его предшественника, возникает два вопроса: кому передавать и каким образом это сделать?

Кому передавать дела?

На практике возможно несколько вариантов передачи дел бывшим главбухом. Исходя из сути ситуации, дела можно передать заместителю главбуха, одному из штатных бухгалтеров или директору.

Конечно, идеально, когда дела примет работник, который в дальнейшем будет занимать должность главного бухгалтера. Однако принять на работу нового главбуха до тех пор, пока не будет уволен предыдущий, нельзя. Ведь должность фактически еще занята. А согласно штатному расписанию на предприятии должен быть только один главный бухгалтер — занимать одну штатную должность двое лиц одновременно не могут (см. письмо Минсоцполитики от 23.10.2009 № 251/06/186-09). Вместе с тем

не советуем передавать дела кандидату на должность главбуха, которого только планируют принять на работу

Судите сами: до тех пор, пока кандидат(ка) на должность не трудоустроен(а), он(а) — стороннее лицо для предприятия (без обязанностей и ответственности). То есть получается, что дела будут передаваться человеку, который еще никак не связан с предприятием. В случае чего, разыскать такое лицо будет непросто.

Следовательно, на момент приема-передачи дел увольняющийся главный бухгалтер и кандидат на эту должность должны находиться с предприятием в трудовых отношениях. Поэтому того, кто принимает дела, сначала можно принять на должность обычного бухгалтера, а впоследствии перевести на должность главного. Ну это если претендент согласится на такой вариант, потому что могут долго тянуть с назначением. Хотя кандидата можно принять заместителем, а уже потом повысить до главбуха. Тогда процедура передачи дел значительно упростится.

Когда же на момент увольнения старого главбуха кандидатура нового отсутствует, то выполнение обязанностей главбуха обычно возлагают на его заместителя или другого работника бухгалтерии (если должность заместителя главного бухгалтера штатным расписанием не предусмотрена).

А если на момент увольнения главбуха ни преемника, ни заместителя нет, тогда дела принимает руководитель предприятия (см. письмо Минсоцполитики от 23.10.2009 № 251/06/186-09). А после оформления нового главбуха именно руководитель передаст ему дела.

Каким образом передавать дела?

Еще раз отметим: нормативно процедура передачи дел не урегулирована. Это значит, что каждое предприятие должно устанавливать ее самостоятельно.

Достаточно часто в случае смены главного бухгалтера никто ничего не оформляет. Иногда это приводит к тому, что работодатель предъявляет претензии к новичку. В то же время такой вариант развития событий может привести к ответственности преемника — административной или даже уголовной. Поэтому документальная фиксация передачи дел может защитить нового главного бухгалтера от последней. Налоговики также считают, что

для избежания возложения вины на действующего главбуха при увольнении предыдущего преемнику следует проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного бывшего главбуха

(см. письмо ГНАУ от 18.09.2009 № 11305/5/23-4018/462).

Поэтому, чтобы минимизировать негативные последствия как для нового главбуха, так и для предшественника, стоит издать приказ о приеме-передаче дел в связи со сменой главного бухгалтера, которым:

— определить лицо, которое принимает дела (потенциальный новый главбух или уполномоченное руководителем лицо, если кандидата еще не нашлось, или же сам руководитель);

— создать специальную комиссию для участия в приеме-передаче дел;

— установить срок, в течение которого будет происходить передача дел;

— очертить полный перечень документов, которые подлежат передаче;

— определить порядок и объемы проверки наличия и правильности ведения (составления) бухгалтерской документации, которая передается;

— предусмотреть оформление акта приема-передачи дел и т. п.

Также руководитель может принять решение о проверке состояния бухучета и отчетности (собственными силами или с привлечением внешних аудиторов и независимых экспертов). Это полностью коррелирует с требованиями ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете, согласно которой именно руководитель отвечает за:

1) организацию бухучета на предприятии;

2) обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах;

3) сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее 3 лет.

Попутно напомним, что теперь срок хранения первички представляет 5 лет (см. статью «Сроки хранения первички: внесены изменения в Перечень № 578/5» // «Налоги & бухучет», 2024, № 20).

Следует ли проводить инвентаризацию?

По общему правилу во время смены главного бухгалтера проводить инвентаризацию не требуется. Это не входит в перечень оснований, при наличии которых проведение инвентаризации является обязательным (п. 7 разд. I Положения № 879*).

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Ведь обычно

главный бухгалтер не является материально ответственным лицом, а несет материальную ответственность на общих основаниях

Разве что главбух одновременно является еще и кассиром. Тогда, поскольку происходит смена материально ответственного лица, инвентаризацию нужно будет провести обязательно — в объеме активов, которые находятся на ответственном хранении (абзац четвертый п. 7 разд. I Положения № 879). В таком случае инвентаризацию кассы проводят на день приема-передачи дел. Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом проверки кассы — актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148).

Если доступа к главбуху-кассиру нет (он, например, исчез, находится на временно оккупированной территории или погиб), то провести инвентаризацию можно по алгоритму, который предложен в статьях «Проводим инвентаризацию, когда некому в ней участвовать» // «Налоги & бухучет», 2023, № 91 и «Материально ответственное лицо погибло: как передать дела другому?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 93.

Впрочем смена главбуха может происходить накануне составления и подачи годовой финансовой отчетности. А ежегодная сплошная инвентаризация перед составлением годовой финотчетности является обязательной (абзац второй п. 7 разд. I Положения № 879).

Заодно в соответствии с п. 4 разд. I Положения № 879 решение о случаях и периодичности проведения инвентаризации, кроме случаев обязательного ее проведения, относится к компетенции руководителя предприятия (см. письмо Минфина от 17.05.2019 № 35220-01-2/13122). Поэтому

в случае смены главного бухгалтера руководитель имеет право назначить инвентаризацию

Для нового главбуха это плюс — ведь инвентаризацию проводят с целью обеспечения достоверности данных бухучета и финотчетности предприятия. Более того, во время инвентаризации проверяют и документально подтверждают наличие, состояние и оценку активов и обязательств (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете).

Подробно об инвентаризации во время войны читайте в статье «Годовая инвентаризация и подача финотчетности с привкусом войны» // «Налоги & бухучет», 2023, № 91 (ср. 025135600).

Как подготовить документы к передаче?

Главбух, который увольняется, должен передать своему преемнику (при его отсутствии — другому уполномоченному лицу) все дела — это вся бухгалтерская документация, налоговая, статистическая и финансовая отчетность, за которую он отвечает и которая находится под его непосредственным контролем. А следовательно, новому главбуху / другому уполномоченному лицу стоит проверить наличие и состояние:

— внутренних распорядительных документов: приказа об учетной политике предприятия, Положения об организации бухучета на предприятии, Положения об оплате труда, Положения о премировании, Положения о командировке, Порядка расчета лимита кассы предприятия, графика документооборота и т. п.;

— первичных документов, учетных регистров (ведомостей, ордеров, инвентаризационных описей, книг, журналов и т. п.), подачи соответствующей отчетности;

— документов по работе с контрагентами (договоров, актов сверки расчетов и т. п.);

— документов по работе с контролирующими органами (актов проверки, налоговых уведомлений-решений, запросов, извлечений и т. п.);

— лицензий и других разрешительных документов, которые выдаются предприятию органами власти.

Документы, которые передаются, должны быть подшиты в дела в соответствии с номенклатурой дел, разработанной на предприятии, а книги и журналы регистрации — подготовлены к передаче. Отчетность целесообразно скомпоновать по ее видам, периодам составления, инстанциям, в которые ее подавали.

При этом новому главбуху особенно важно проверить наличие документов и отражение хозопераций, которые стали основанием для составления отчетности, за весь установленный срок хранения. Однако, обычно, принимая во внимание сжатый срок передачи дел, это практически нереально. Поэтому

на практике достаточно часто тщательную проверку проводят избирательно за текущий год или сплошным порядком за определенный период (месяц, квартал) на тех участках учета, ошибки в которых потенциально могут привести к значительным финансовым санкциям

Как правило, передача дел проводится на основе последнего поданного Баланса. Однако не следует забывать и о проверке документов текущего периода. Ведь на основании именно этих документов новому главбуху придется составлять отчетность в ближайшем будущем.

В случае выявления факта недостачи и порчи первичных и других документов руководитель должен принять все необходимые меры, предусмотренные законодательством для такой ситуации. Подробности о действиях см. в статьях «Документы уничтожены: как составить финотчетность?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 11, «Первичные документы уничтожены: как провести инвентаризацию?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 91 и «Восстанавливаем потерянные первичные документы: сроки и действия» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55.

Прием-передачу документации советуем оформить описью с указанием названия документов, года составления, количества страниц, количества папок. Эту опись потом приобщают к акту приема-передачи дел.

Что указывают в акте приема-передачи?

Передачу дел оформляют актом приема-передачи. Этот документ составляют в произвольной форме, потому что не существует нормативно утвержденной формы акта приема-передачи дел в случае смены главбуха или же его содержания. Поэтому еще раз отметим:

акт приема-передачи дел составляют в произвольной форме с обязательными реквизитами первичного документа, предусмотренными ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете

Наполнение акта приема-передачи зависит от объема деятельности предприятия и состояния учетной документации. На наш взгляд, в акте приема-передачи целесообразно указать:

— обязательные реквизиты, свойственные первичному документу: название документа, дату составления, наименование предприятия, код ЕГРПОУ, цель составления, должность и фамилию лица, которое передает и которое принимает дела;

— заключение об общем состоянии организации работы бухслужбы, бухгалтерского и налогового учета, достоверности отчетных данных;

— перечень документов, которые передаются новому бухгалтеру, с указанием их названия, года составления, количества страниц, количества папок и т. п. (такую опись, подчеркнем, можно оформить в виде приложения к акту), а также данные о документах в электронной форме;

— состояние и местонахождение архива бухгалтерских документов;

— расшифровку отдельных объектов активов и обязательств: суммы дебиторской и кредиторской задолженности, перечень и остатки на счетах учета наличных и безналичных денежных средств;

— все выявленные во время проверки нарушения, ошибки и/или неточности (в частности, факты выявления документации без подписей, перечень отсутствующих документов (при наличии) и причины их недостачи);

— сведения о проведении последних проверок контролирующими органами и независимыми аудиторами;

— сведения о переданном программном обеспечении и кодах доступа к нему и т. п.

Акт подписывают новый главный бухгалтер (или лицо, которое принимает дела) и главбух, который увольняется, а также другие лица, которые участвуют в приеме-передаче дел. В случае наличия несогласия в чем-либо, акт подписывают с оговорками и отрицаниями. К акту прилагают объяснения, служебные записки, другие документы, которые были составлены членами комиссии во время передачи дел, аудиторское заключение (в случае проведения независимого аудита), акт инвентаризации кассы и т. п. Утверждает акт руководитель предприятия.

Акт приема-передачи дел составляют в трех экземплярах: один экземпляр для предприятия, второй — для главбуха, который передает дела, третий — для нового главного бухгалтера.

С момента подписания акта приема-передачи дел новый главный бухгалтер может приступить к своим должностным обязанностям. Ведь фактически тогда предшественник снял с себя всю ответственность за ведение бухучета на предприятии и передал ее другому лицу — своему преемнику или лицу, которое принимает дела.

Выводы

• Для предприятий процедура передачи дел от предыдущего главбуха преемнику нормативно не урегулирована. Поэтому каждое конкретное предприятие может самостоятельно урегулировать этот процесс.
• Главбух, который увольняется, в зависимости от ситуации может передать дела заместителю, одному из штатных бухгалтеров, другому уполномоченному руководителем лицу или даже самому директору.
• Чтобы минимизировать негативные последствия как для нового главбуха, так и для предшественника, издают приказ о приеме-передаче дел в связи со сменой главного бухгалтера.
• По общему правилу во время смены главного бухгалтера проводить инвентаризацию не требуется. Однако руководитель предприятия имеет право ее назначить.
• Бывший главбух должен передать своему преемнику (при его отсутствии — другому уполномоченному лицу) все дела — всю бухгалтерскую документацию, налоговую, статистическую и финансовую отчетность, за которую он отвечает и которая находится под его непосредственным контролем.
• Передачу дел оформляют актом приема-передачи, который составляют в произвольной форме. С момента его подписания новый главбух может приступить к своим должностным обязанностям.