Работник принес личные вещи: как показать в бухучете?

Сразу предупреждаем: использование личных вещей работниками на рабочих местах следует обязательно оформить документально. И сделать это необходимо сразу, как только работник принес личные вещи на работу и планирует начать пользоваться ими в служебных целях. Далее объясним нюансы документального оформления отношений между учреждением и работником по хранению и использованию таких вещей.

Как оформить отношения?

Обычно бюджетные учреждения оформляют такие отношения путем заключения договора ссуды или ответственного хранения. Рассмотрим особенности заключения каждого договора и выясним, какой из них целесообразно применять в ситуации читателя.

Начнем с договора ссуды.

Так, по договору ссуды одна сторона безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне вещь для пользования в течение установленного срока(ст. 827 ГКУ*).

* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

По своей правовой природе договор ссуды очень похож на договор аренды, поскольку и тот, и другой заключают с целью передачи имущества в пользование на определенное время.

Однако договор аренды, в отличие от договора ссуды, является платным. Иначе говоря, пользование имуществом по договору аренды осуществляется за плату, а по договору ссуды - безвозмездно. Сторонами договора ссуды являются ссудодатель и пользователь.

Теперь относительно договора ответственного хранения.

По договору хранения одна сторона обязана хранить вещь, переданную ей другой стороной, и вернуть ее поклажедателю в сохранности(ч. 1 ст. 936 ГКУ). Сторонами договора ответственного хранения являются поклажедатель и хранитель.

По общему правилу хранитель не имеет права без согласия поклажедателя пользоваться вещью, переданной ему на хранение, а также передавать ее в пользование другому лицу(ст. 944 ГКУ). Это означает, что право пользования переходит к хранителю только в том случае, когда в договоре хранения предусмотрено, что хранитель имеет право распоряжаться вещами.

Впрочем, условия хранения вещей вместе с правом распоряжения ими характерны для хранителя, которым выступает товарный склад. Правовые основы хранения вещей на товарном складе определены ст. 956 - 966 ГКУ. Очевидно, что бюджетные учреждения не имеют никакого отношения к товарному складу. Поэтому при оформлении договора с работником относительно хранения и использования его личных вещей не советуем использовать нормы ГКУ, связанные с договором ответственного хранения. Более уместным в ситуации читателя будет заключение именно договора ссуды. Тем более что такой договор имеет немало преимуществ.

Далее подробнее рассмотрим характерные черты и условия заключения такого договора и приведем пояснения в таблице ниже.

Договор ссуды: основные положения и условия заключения

Кроме того, в договоре ссуды следует обязательно прописать:

1) характеристику и стоимость имущества, которое работник передает в пользование учреждению;

2) кто будет осуществлять расходы на содержание (ремонт, техническое обслуживание и т. п.) имущества и пр;

3) порядок возврата имущества и правовые последствия невозврата вещи после окончания срока пользования ею с учетом положений ст. 836 ГКУ.

Документальное оформление + бухучет

Работник, который планирует предоставить личную вещь в бесплатное пользование, должен оформить заявление на имя руководителя учреждения. Прием / возврат вещей оформляем Актом приема-передачи материальных ценностей. Такой документ составляют в произвольной форме.

В бухучете учреждение-пользователь отражает операции по получению имущества в бесплатное пользование (ссуду) с учетом следующих правил.

1. Имущество, полученное по договору ссуды, следует учитывать на забалансовом субсчете 011 "Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств". На этом субсчете отражаем имущество по стоимости, указанной в договоре ссуды.

2. Учреждение-пользователь не начисляет амортизацию на имущество, полученное в бесплатное пользование по договору ссуды.

3. Стоимость возвращенного имущества следует списать с забалансового учета. Для этого кредитуем субсчет 011 на соответствующую сумму.

4. Если учреждение-пользователь выполняет текущий ремонт для поддержания объекта ссуды в рабочем состоянии, суммы таких расходов следует относить к расходам текущего отчетного периода.

Выводы

• Для оформления отношений с работником по хранению и использованию его личных вещей целесообразно применять договор ссуды.
• Имущество, полученное по договору ссуды, учреждение-пользователь должно учитывать на забалансовом субсчете 011. Получение имущества фиксируют на основании Акта приемки-передачи.
• По окончании срока договора ссуды возвращают имущество ссудодателю и списывают с забалансового субсчета 011.