Работника направили в заграничную командировку: какой курс валют применить?

Направление работника в заграничную командировку

В первую очередь стоит обратиться к нормам Инструкции № 59*, ведь именно этот нормативный документ регулирует вопросы, связанные с командировкой работников бюджетных учреждений, в т. ч. и заграничных.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Так, согласно п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59 командировка за границу осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия (в случае командировки государственного служащего — в соответствии с приказом руководителя государственной службы).

В этом приказе (распоряжении) должны быть определены:

— цель выезда;

— задача (в случае необходимости);

— пункт назначения (государство или государства, город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник);

— срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки);

— источник финансового обеспечения командировочных расходов;

— при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, маршрут поездки и тому подобное).

В случае направления работника учреждения в служебную командировку за границу по приглашению подается его копия с переводом и при наличии программа мероприятий.

Таким является предписание п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59.

После возвращения из командировки работник обязан к окончанию пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

Сумма излишне потраченных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно отчету об использовании средств, выданных на командировку) подлежит возвращению работником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет учреждения, предоставившего их, в установленном законодательством порядке.

Если аванс был выдан наличностью, то сумма излишне потраченных средств подлежит возвращению работником в кассу соответствующего учреждения или организации.

В соответствии с п. 5 постановления № 98 предельный срок отчетности об использовании средств на командировку составляет пять банковских дней по прибытии командированного к постоянному месту работы. (ср. USER_SHOW_ID) Причем сроки отчетности единые как для командировок в пределах Украины, так и для заграничных командировок.

В указанный срок также следует вернуть и сумму излишне потраченных средств.

Но если командированный работник получил аванс на служебную командировку наличностью, он должен подать отчет и вернуть сумму излишне потраченных средств к окончанию третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы.

Зато если во время служебной командировки командированный работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, руководитель учреждения при наличии уважительных причин может продлить срок представления отчета вплоть до 20 банковских дней.

Подробнее об отчетности после заграничной командировки читайте в материале «Командировку за границу: когда отчитываться?» // «Бюджетная бухгалтерия», 2025, № 28.

Какой курс валют применять для возмещения командировочных расходов?

Ответ на этот вопрос представили специалисты ГНС.

Так, согласно разъяснению налоговиков, возмещение командировочных расходов за рубежом при наличии подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США / евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ на дату:

— получения аванса, если фактические расходы работника в иностранной валюте отвечают сумме полученного аванса;

— погашения задолженности учреждением, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства работнику (выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем Отчета);

— погашения задолженности работником, в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

Таким образом, дата, на которую следует применить курс валют, напрямую зависит от даты события, связанного с командировкой, то есть речь идет о получении аванса, погашении суммы задолженности учреждением, которое направило работника в командировку, или погашении задолженности самим работником.