Информация по теме "" | Публикации по тегу
16.08.21
260 0
Распечатать
Избранное

Расходы на копирование: как возместить и что показать в учете?

Учреждения — распорядители публичной информации получают от запрашивающих информацию плату как возмещение фактических расходов на копирование и печать документов по запросу. Как правильно оформить и отразить в бухучете такие поступления? Расскажем в нашей статье.

Чтобы правильно отразить в учете средства, полученные как возмещение расходов на копирование, печать документов или изготовление их цифровых скан-копий по запросу, необходимо познакомиться с этим платежом подробнее.

Так, органы государственной власти, ОМС и другие субъекты, осуществляющие властные управленческие функции, являются распорядителями публичной информации, полученной или созданной ими в процессе выполнения своих полномочий.

К перечню обязанностей распорядителя информации относятся обнародование и предоставление публичной информации, в том числе по запросу. Исключение — случаи, когда работает ограниченный доступ к информации.

На каких же условиях предоставляется публичная информация запрашивающему?

Заказчик информации имеет право получить печатные документы, их копии или цифровые скан-копии документов бесплатно в случае:

• предоставления информации лицу о себе (т. е. касается его лично);

• предоставления информации, представляющей общественный интерес;

• предоставления информации, предусматривающей изготовление копий документов в объеме, не превышающем 10 страниц.

Если удовлетворение запроса на информацию предусматривает изготовление копий документов объемом свыше 10 страниц, запрашивающий обязан возместить фактические расходы на копирование и печать этих документов (ч. 2 ст. 21 Закона № 29391).

1 Закон Украины «О доступе к публичной информации» от 13.01.2011 г. № 2939-VI.

Для того чтобы была возможность рассчитать понесенные расходы и потом их возместить, распорядитель информации должен установить размер фактических расходов на копирование, печать документов или изготовление их цифровых скан-копий.

Обратите внимание: при отсутствии установленного размера платы за копирование или печать информация запрашивающему предоставляется бесплатно (ч. 3 ст. 21 Закона № 2939).

Размер фактических расходов

Как правило, распорядители информации пользуются приказами министерств, которые направляют и координируют их работу, решениями соответствующих местных советов и т. п. На основании этих распорядительных документов утверждаются Размер фактических расходов на копирование, печать документов или изготовление их цифровых копий путем сканирования и Порядок возмещения этих расходов.

Существенно: размер фактических расходов на копирование, печать документов и их скан-копии утверждают соответствующие распорядители в рамках предельных норм, установленных КМУ (ч. 3 ст. 21 Закона № 2939). Рассмотрим в таблице действующие предельные нормы расходов, установленные постановлением № 7402.

2 Постановление КМУ «Об утверждении предельных норм расходов на копирование или печать документов, которые предоставляются по запросу на информацию» от 13.07.2011 г. № 740.

Предельные нормы расходов на копирование, печать документов или их скан-копии, которые предоставляются по запросу на информацию

Формат предоставляемых документов

Предельные нормы расходов

Копирование или печать копий документов формата A4 и меньшего размера (в том числе двусторонняя печать)

не более чем 0,2 % размера ПМТЛ за изготовление 1 страницы

Копирование или печать копий документов формата A3 и большего размера (в том числе двусторонняя печать)

не более чем 0,3 % размера ПМТЛ за изготовление 1 страницы

Копирование или печать копий документов любого формата, если в документах наряду с открытой информацией содержится информация с ограниченным доступом, требующая обособления, сокрытия и т. п.

от 0,3 до 0,5 % размера ПМТЛ за изготовление 1 страницы

Изготовление цифровых копий документов путем сканирования

не более чем 0,1 % размера ПМТЛ за сканирование 1 страницы

Внимание: размер ПМТЛ за изготовление 1 страницы устанавливается на дату копирования или печати.

Сроки предоставления ответа

Ответ по запросу распорядитель должен предоставить не позднее чем в течение пяти рабочих дней со дня получения запроса (ч. 1 ст. 20 Закона № 2939).

Если запрос касается предоставления значительного объема информации или требует поиска информации среди значительного количества данных, распорядитель информации может продлить срок рассмотрения запроса до 20 рабочих дней.

О продлении срока предоставления ответа необходимо проинформировать запрашивающего информацию в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня получения запроса.

К сведению: запросы на информацию о защите жизни, свободе лица, авариях, катастрофах, опасных природных явлениях и т. п. должны быть выполнены не позднее 48 часов со дня их получения.

Порядок учета запросов

Распорядители информации должны вести учет запросов на информацию (п. 3 ч. 1 ст. 14 Закона № 2939). Для организации этого процесса в учреждении должно быть специальное подразделение или назначены ответственные лица по вопросам доступа к публичной информации (п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона № 2939).

Порядок возмещения расходов

Возмещение фактических расходов на копирование, печать документов или изготовление их скан-копий предусматривает осуществление следующих семи шагов.

Структурное подразделение, в котором находится запрашиваемая информация, в случае необходимости копирования, печати или изготовления скан-копий документов в количестве свыше 10 страниц подает в бухгалтерию Заявку на выписку Счета для оплаты фактических расходов на копирование документов, начиная с 11-й страницы.

На основании полученной Заявки бухгалтерия выписывает Счет установленной формы на оплату и передает его структурному подразделению, предоставившему заявку.

Структурное подразделение направляет запрашивающему информацию в установленный срок Уведомление о необходимости возмещения расходов на копирование документов, Счет на оплату и 10 бесплатных страниц копий документов на запрашиваемую информацию.

Обратите внимание: механизм предоставления распорядителем информации первых 10 страниц документа бесплатно Законом № 2939 не урегулирован. То есть четко не определено, когда их направлять запрашивающему информацию.

Однако, учитывая международно-правовые стандарты в сфере доступа к публичной информации, предоставлять первые 10 страниц бесплатно следует одновременно с Уведомлением о необходимости возмещения расходов на изготовление копий документов.

В свое время такое разъяснение было предоставлено Пленумом Высшего административного суда (п.п. 11.1 п. 11 постановления № 103).

3 Постановление Пленума Высшего административного суда Украины «О практике применения административными судами законодательства о доступе к публичной информации» от 29.09.2016 г. № 10.

Запрашивающий информацию осуществляет оплату Счета в любом финансовом учреждении на указанный счет распорядителя информации.

Не позднее следующего дня после поступления средств от запрашивающего информацию бухгалтерия передает структурному подразделению завизированную копию выписки для подтверждения зачисления средств на регистрационный счет учреждения.

После подтверждения факта оплаты остальные копии документов направляются запрашивающему.

Информация на запрос не предоставляется, если запрашивающий не оплатил предусмотренные фактические расходы, связанные с копированием или печатью документов на основании полученного Счета (п. 3 ч. 1 ст. 22 Закона № 2939). Отказ в удовлетворении запроса на информацию должен быть предоставлен в письменной форме.

К сведению: структурное подразделение, в котором находится запрашиваемая информация, должно передать в спецподразделение (ответственному лицу) все копии платежных документов (Счет и Выписку) для учета уже обработанных запросов.

Восстановление кассовых расходов

Учреждение получило от запрашивающего информацию средства на возмещение расходов, понесенных при копировании документов по запросу. Что дальше? Сначала необходимо определиться с возможностью повторного использования таких средств. Возможно ли в таком случае восстановление кассовых расходов?

Действительно, бюджетное законодательство позволяет бюджетным учреждениям распоряжаться ассигнованиями только в пределах одного бюджетного периода. Это следует из нормы ч. 1 ст. 3 БКУ и касается прежде всего средств общего фонда бюджета.

Со средствами спецфонда (собственными поступлениями учреждений) все проще — их остатки можно использовать и в следующих бюджетных периодах. Конечно, при этом следует помнить о целевом назначении таких средств (ч. 2 ст. 57 БКУ).

Таким образом, необходимо выяснить:

• во-первых, когда (в каком бюджетном периоде) были осуществлены соответствующие расходы;

• во-вторых, за счет средств какого фонда сметы (общего или специального) произведены расходы.

Если осуществление расходов и их возмещение произведены в пределах одного бюджетного периода, восстанавливаем кассовые расходы. Восстановление проводим, как обычно, в разрезе КЭКР, по которым были осуществлены соответствующие расходы. В частности, это может быть:

• КЭКР 2210 — если восстанавливаем расходы на приобретение бумаги;

• КЭКР 2240 — если восстанавливаем расходы на оплату услуг заправки картриджа, техническое обслуживание копировальных, печатающих устройств.

Другое дело, если расходы были понесены в прошлом бюджетном периоде, а их возмещение запрашивающим информацию осуществлено в текущем периоде. Конечно, в таком случае о восстановлении кассовых расходов не может быть и речи.

При этом решающее значение будет иметь, за счет средств какого фонда были произведены расходы. Если расходы в прошлом году были осуществлены за счет средств общего фонда, то полученное возмещение перечисляем в доход общего фонда бюджета.

Если же расходы были произведены за счет средств спецфонда, то их суммы компенсации оставляем для нужд учреждения на соответствующем его регистрационном счете.

Бухучет

Общий фонд

При поступлении средств от запрашивающего информацию кредитуем субсчет 2117 «Прочая текущая дебиторская задолженность». Этим самым мы отражаем увеличение обязательств перед заказчиком. Впрочем, не будет ошибкой, если вы выберете для учета такой кредиторской задолженности субсчет 6415 «Расчеты с прочими кредиторами».

А как насчет использования субсчета 6214 «Расчеты по полученным авансам»? Он предназначен для учета полученных авансов от заказчиков под поставку продукции, предоставление услуг или выполнение работ.

На первый взгляд, этот субсчет лучше всего подходит для учета расчетов с запрашивающим информацию.

Однако в свое время специалисты ГНСУ в письме от 15.12.2020 г. № 1120/2/99-00-05-06-02-02 указали, что предоставление информации ее распорядителем по запросу не является операцией по поставке товаров или услуг.

В свою очередь, плата, перечисленная запрашивающим информацию как возмещение фактических расходов на копирование и печать документов, не является компенсацией стоимости поставляемых товаров/услуг. Более того, при получении такой платы налоговые обязательства по НДС не определяются.

С учетом этого, не следует полученные от заказчика средства приравнивать в бухучете к полученным авансам за поставку товаров, работ или услуг.

Одновременно с поступлением средств необходимо откорректировать произведенные расходы. Например, использование бумаги (Дт 8013 — Кт 1812), оплата услуг по заправке картриджа или техобслуживанию копировальной техники (Дт 8013 — Кт 6211).

В любом случае на основании бухсправки следует сделать такую запись: Дт 2117 — Кт 8013.

Если понесенные расходы и их возмещение заказчиком информации состоялись в пределах одного бюджетного периода, но в разных кварталах, корректируем финрезультат отчетного периода: Дт 2117 — Кт 5511.

В случае проведения операций в пределах разных бюджетных периодов корректируем накопленный финрезультат: Дт 2117 — Кт 5512.

Кроме того, начисляем обязательство перед бюджетом на возврат средств: Дт 5512 — Кт 6312. Последней записью мы уменьшаем сумму полученных ассигнований в предыдущем бюджетном периоде, использованных на оплату тех же расходов (на приобретение бумаги, заправку картриджа и т. п.).

И в конце концов, на основании платежного поручения перечисляем средства в бюджет по коду классификации доходов 24060300 «Прочие поступления»: Дт 6312 — Кт 2313.

Специальный фонд

Полученные средства как возмещение понесенных расходов на копирование, печать документов или изготовление скан-копий остаются в распоряжении учреждения — распорядителя информации.

Соответственно обязательство перед бюджетом на сумму полученного возмещения расходов показывать не надо. А вот уменьшить на соответствующую сумму понесенные расходы (откорректировать финрезультат) придется.

Так, если обе операции (осуществление расходов и получение их возмещения) проведены в пределах одного квартала, уменьшаем расходы соответствующего отчетного периода (Дт 2117 — Кт 8013).

Если одну операцию от другой отделяет отчетный квартал или несколько, но в пределах одного года, корректируем финрезультат соответствующего отчетного квартала (Дт 2117 — Кт 5511). И напоследок случай с возмещением прошлогодних расходов. В этом случае придется корректировать накопленный финрезультат выполнения сметы (Дт 2117 — Кт 5512).

Далее рассмотрим числовой пример по отражению возмещения расходов на копирование, печать документов или изготовление их скан-копий в учете учреждения — распорядителя информации.

Пример. В августе 2021 года структурное подразделение, в котором находится запрашиваемая информация, подало в бухгалтерию Заявку на выписку Счета для оплаты фактических расходов на копирование документов объемом свыше 10 страниц. Количество страниц, которые превышают «бесплатный лимит», — 7 страниц формата A4.

На основании полученной Заявки бухгалтерия выписала Счет на общую сумму 33,32 грн (7 страниц х 4,76 грн (расходы за изготовление 1 страницы)). Расчет произведен на основании утвержденного Размера фактических расходов на копирование, печать документов или изготовление их цифровых скан-копий. В частности, стоимость изготовления 1 страницы печатного документа или его копии формата A4 установлена на уровне 0,2 % размера ПМТЛ. На дату копирования документов (август 2021 года) размер ПМТЛ — 2379 грн, соответственно стоимость изготовления 1 страницы: 2379 грн х 0,2 % = 4, 76 грн.

Структурное подразделение, в котором находится запрашиваемая информация, направило запрашивающему информацию Уведомление о необходимости возмещения расходов на копирование документов, Счет на оплату и первые 10 бесплатных страниц копий документов.

Запрашивающий информацию осуществил оплату в полном объеме на счет распорядителя информации. После подтверждения факта оплаты ему были направлены остальные копии документов.

На сумму средств, полученных как возмещение понесенных расходов на копирование и печать документов, проведено восстановление кассовых расходов с КЭКР 0000 на КЭКР 2210 (приобретение бумаги в июле 2021 года).

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

№ м/о

дебет

кредит

Июль 2021 года

1

Получены ассигнования на приобретение бумаги

2313

7011

650,00

2

2

Оприходована бумага

1812

6211

650,00

6

3

Перечислены средства поставщику

6211

2313

650,00

2, 6

4

Списана бумага при передаче в использование

8013

1812

650,00

10

Август 2021 года

1

Получены средства от заказчика информации как возмещение расходов на копирование и печать

2313

2117

33,32

2, 4

2

Отражено восстановление кассовых расходов на сумму полученного возмещения

2117

8013

33,32

4, 17

ВЫВОДЫ

• Учет средств, полученных как возмещение расходов на копирование, печать документов и изготовление их скан-копий, следует вести на субсчете 2117

• Осуществляем восстановление кассовых расходов, если понесенные расходы и их возмещение осуществлены в пределах одного бюджетного периода

• Если расходы были осуществлены в одном бюджетном периоде, а их возмещение — в другом, полученную сумму перечисляем в общий фонд бюджета. Исключение — средства спецфонда. Они остаются на счетах учреждения

• После получения средств как возмещение понесенных расходов на копирование и печать документов по запросу уменьшаем расходы, отнесенные на субсчет 8013 (5511, 5512)

Вежичанина Светлана

Бюджетная бухгалтерия, август, 2021/№ 31

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы уведомить нас об этом



Комментарии
0
Какая удача - вы можете стать первым, кто прокомментирует этот материал.
Оставить комментарий:
Для того, щоб роздрукувати текст необхідно авторизуватись або зареєструватись
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі