Списываем ОС: когда и как начислять амортизацию?

Так, при списании основных средств (далее - ОС), которые имеют остаточную стоимость, обязательно следует начислить амортизацию. Это черным по белому прописано в п. 6 разд. IV Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 "Основные средства", утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 № 1202.

Причем это правило распространяется абсолютно на все случаи списания ОС с баланса учреждения, а именно при:

- ликвидации (т. е. при списании в связи с непригодностью для дальнейшего использования, изношенностью, повреждением вследствие аварии, стихийного бедствия, военных действий, при недостаче);

- выбытии вследствие продажи;

- бесплатной передаче (в т. ч. внутриведомственной);

- несоответствия критериям признания активом.

Объясним, как правильно показать в учете операции по списанию ОС, имеющих остаточную стоимость, и рассчитать сумму амортизации.

Шаг 1. Перед списанием начисляем амортизацию

Прежде чем списать объект ОС с баланса, необходимо начислить амортизацию в месяце его выбытия. Исчисления проводим за полное количество календарных месяцев пребывания актива в эксплуатации в течение отчетного периода (квартала). При этом месячную сумму амортизации определяем делением годовой суммы амортизации на 12.

При этом бухгалтер должен начислить амортизацию за время эксплуатации ОС, включая месяц его выбытия. Например, если ОС списано в июне 2023 года, последним месяцем, за который нужно начислить амортизацию, будет именно июнь 2023 года.

Учтите: амортизацию начисляем за полный календарный месяц пребывания такого актива в эксплуатации (т. е. за весь июнь), независимо от того, списан такой объект в начале месяца или в конце.

Традиционно начисление амортизации на ОС показываем в учете записью: Дт 8014, 8114 - Кт 1411.

Шаг 2. Списываем начисленную амортизацию

При выбытии (списании) ОС списываем сумму амортизации, начисленную за все время эксплуатации такого объекта.

Для этого бухгалтер использует информацию о сумме амортизации, начисленной на начало года, и добавляет амортизацию, начисленную за текущий отчетный период (квартал). Например, если списываем ОС в июне-2023, то сумма амортизации, подлежащая списанию = амортизация на 01.01.2023 + амортизация за январь - июнь 2023 года.

На сумму начисленной амортизации, подлежащей списанию при выбытии ОС, делаем запись: Дт 1411 - Кт 10.

Шаг 3. Списываем остаточную стоимость

Также при списании (выбытии) ОС учреждение должно списать остаточную стоимость объекта (конечно, если она есть). Для этого составляем корреспонденцию субсчетов: Дт 8411 - Кт 10.

Шаг 4. Списываем первоначальную стоимость

По общему правилу при списании ОС, приобретенных за счет общего или специального фонда, а также бесплатно полученных по операциям по внутреннему перемещению, необходимо сделать еще одну запись.

Имеем в виду такую корреспонденцию субсчетов: Дт 5111 - Кт 5512.

Это предусмотрено п. 1.32 Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219 (ср. USER_SHOW_ID).

Однако помните: при списании ОС, полученных бесплатно (например, как благотворительная помощь), составление такой учетной записи не предусмотрено. Но чтобы не гадать на кофейной гуще, рекомендуем использовать аналитические данные по субсчету 5111.

Шаг 5. Оформляем документально

Операцию по списанию ОС оформляем Актом списания ОС (частичной ликвидации). Составляем такой Акт по типовой форме, утвержденной приказом Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.09.2016 № 818.

В таком Акте обязательно приводим краткую характеристику объекта, данные о его первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации (на момент списания). Также указываем информацию о его техническом состоянии, причинах списания и другие сведения.