Ученики не вернули учебники: возмещение стоимости + бухучет

Могут ли родители возместить стоимость не возвращенных учебников?

Да, конечно, могут. Более того, каждый пользователь библиотеки учебного заведения несет ответственность за сохранность и своевременный возврат литературы в библиотеку. А вот за потерю или порчу учебников несовершеннолетними пользователями ответственность несут их родители.

Но чтобы урегулировать порядок пользования библиотечными фондами, каждое учебное заведение должно разработать собственные Правила пользования библиотечными фондами. Причем в отдельном разделе этого документа советуем прописать, какую ответственность несут читатели, потерявшие или повредившие полученные учебники.

При подготовке указанных Правил пригодятся такие документы, как:

- Закон Украины "О библиотеках и библиотечном деле" от 27.01.95 № 32/95-ВР;

- Типовые правила пользования библиотеками в Украине, утвержденные приказом Минкультуры от 05.05.99 № 275;

- Инструкция № 1686*.

* Инструкция о порядке комплектования и учета учебников и учебных пособий в библиотечных фондах общеобразовательных, профессионально-технических учебных заведений и высших учебных заведений I - II уровней аккредитации, утвержденная приказом МОН от 02.12.2013 № 1686.

Кроме того, особенности ведения учета и оформления учетных документов по библиотечным фондам следует отдельно прописать в организационно-распорядительных документах соответствующего заведения образования. Например, это могут быть: Положение (Порядок) о библиотечном фонде, Инструкция по учету библиотечных фондов и т. п.

Порядок возмещения стоимости не возвращенных учебников

По общему правилу пользователь, который потерял или повредил полученный учебник, должен заменить его аналогичным или равноценным учебником или возместить его рыночную стоимость.

В случае если ученик не может заменить утраченные или поврежденные учебники такими же или равноценными, он должен возместить их рыночную стоимость. Такую стоимость рассчитывают по рыночным ценам, действовавшим на день расчета.

Средства, полученные от пользователей на замену не возвращенных библиотечных фондов, могут быть приняты в кассу заведения образования и оформлены приходными кассовыми ордерами. Или же как вариант - возмещение стоимости за учебники перечисляют на специальный регистрационный счет.

Списание не возвращенных учебников

Какие документы оформить? Процедура списания невозвращенных учебников может состоять из таких этапов.

1. Установление факта невозврата учебников в библиотеку.

Этим вопросом занимается комиссия заведения образования. Это может быть или комиссия по списанию имущества, или же инвентаризационная комиссия. При этом члены комиссии принимают решение по каждому учебнику, тщательно изучая причины невозврата.

2. Оформление документации по списанию учебников.

Прежде всего комиссия составляет Опись на изъятие библиотечных фондов. В частности, в ней указывают номенклатурный номер, название и автора учебника, количество, стоимость и другие сведения.

После этого для оформления хозяйственных операций по списанию изъятых из библиотечного фонда документов комиссия составляет Акт списания изъятых документов из библиотечного фонда. Типовая форма такого документа утверждена приказом Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.09.2016 № 818 (ср. USER_SHOW_ID).

Такой Акт комиссия составляет на основании Описи на изъятие документов из библиотечного фонда в двух экземплярах. Его обязательно должен утвердить руководитель учреждения.

Первый экземпляр Акта вместе с Описью передают в бухгалтерскую службу для переноса информации в учетные регистры. Второй экземпляр - оставляют для материально ответственного лица.

Учтите: заведения общего среднего образования при списании изъятой из библиотеки литературы оформляют Акт по форме, приведенной в приложении 4 к Инструкции № 1686. Этот документ также применяют заведения профессионально-технического и высшего образования государственной и коммунальной форм собственности, которые используют в образовательном процессе учебники и учебные пособия для заведений общего среднего образования.

3. Отражение факта списания в регистрах аналитического учета.

При списании учебников также нужно сделать соответствующие записи в Книгу суммарного учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда. Для отражения этой информации в Книге предусмотрена отдельная графа в части 2 "Выбытие из фонда"(приложение 1 к Инструкции № 1686).

Следовательно, порядок списания учебников, не возвращенных читателями, подобен списанию библиотечных фондов по другим причинам. Но в любом случае заведению образования целесообразно предусмотреть перечень документации, которую составляют при списании именно невозвращенных библиотечных фондов (учебников).

Как показать в бухучете? Операции по списанию учебников (библиотечных фондов), не возвращенных учениками, отражаем в бухучете следующим образом.

1. Начисляем амортизацию на библиотечные фонды в месяце их изъятия из активов (списания с баланса). В частности, амортизацию начисляем в размере 50 % первоначальной стоимости единицы учета библиотечных фондов. И только после этого такие фонды списываем с баланса.

При начислении амортизации на библиотечные фонды составляем запись: Дт 8014, 8114 - Кт 1412.

2. Списываем первоначальную стоимость библиотечных фондов, которые выбыли, записью: Дт 1412 - Кт 1112.

3. Уменьшаем внесенный капитал, в подтверждение чего делаем запись: Дт 5111 - Кт 5512.

Теперь о самом интересном - об отражении в бухучете компенсации стоимости за не возвращенные учебники.

Такие поступления следует признавать доходом того периода, в котором фактически получена компенсация. А конкретно, такие поступления являются доходами по необменным операциям. Ведь получение компенсации заведением образования не предусматривает передачу каких-либо активов, выполнение работ или предоставление услуг. Иначе говоря, в результате такой операции не возникают никакие встречные обязательства, а потому такая операция является необменной.

Информацию об указанных доходах обобщаем на субсчете 7511 "Доходы по необменным операциям".

Сумму компенсации зачисляем на специальный регистрационный счет.

После поступления указанных средств не забудьте внести изменения в спецфонд сметы по собственным поступлениям. Для этого следует подать распорядителю высшего уровня копии справок об изменениях в смету по собственным поступлениям. Делаем это на основании справки Казначейства о подтверждении факта зачисления этих поступлений на специальный регистрационный счет.

Имейте в виду: при получении таких средств Справку о поступлениях в натуральной форме в орган Казначейства подавать не нужно.