Улучшаем компьютерную технику: документальное оформление + бухучет

Как классифицировать операцию: ремонт или улучшение?

Любая техника (в т. ч. компьютерная) требует периодического обслуживания и ремонта. Осуществляют такие операции, в частности, с целью налаживания, устранения дефектов, замены неисправных запчастей и комплектующих на новые, а также для увеличения мощности (производительности) компьютера.

Поэтому в зависимости от цели выполнения такие работы могут быть классифицированы как обычный ремонт или как улучшение.

Так, если работы связаны лишь с заменой неисправных запчастей и комплектующих на новые, тогда учреждение имеет дело с ремонтом. Если же замена комплектующих направлена на повышение технико-экономических возможностей такой техники, в таком случае речь идет о ее улучшении (модернизации).

В случае нашего читателя планируется замена материнской платы и процессора, которые являются основными составляющими системного блока. Кроме того, будет добавлена оперативная память, которая однозначно увеличит мощность такого компьютера.

Учитывая это, учреждение 100-процентно имеет дело с улучшением (модернизацией), ведь после выполнения указанных работ повысятся эксплуатационные возможности системного блока. Поэтому дальше рассмотрим порядок документального оформления и отражения в бухучете хозяйственных операций с учетом характера работ.

Какой порядок документального оформления?

Приведем основные правила документального оформления операций по улучшению (модернизации) компьютерной техники.

1. Установление факта неисправности. Работник, ответственный за обслуживание (использование) компьютерной техники, подает руководителю учреждения докладную записку о поломке компьютера. Также в докладной записке можно привести детали и комплектующие, которые подлежат замене. Например, как в ситуации читателя, материнская плата, процессор и увеличение объема оперативной памяти.

2. Определение причин неисправностей и возможности их устранения. Для этого по приказу руководителя учреждения создается комиссия. Впрочем, обычно такие случаи рассматривает постоянно действующая комиссия по списанию материальных ценностей.

Именно комиссия учреждения должна:

1) установить причину неисправности компьютерной техники и возможность ее устранения;

2) определить экономическую целесообразность (нецелесообразность) проведения ремонта и способ его выполнения (собственными силами учреждения или с привлечением сторонних специалистов).

По результатам осмотра комиссия составляет дефектный акт, в котором фиксирует:

— факт непригодности соответствующих деталей, комплектующих на основании заключения штатного (стороннего) профильного специалиста;

— потребность в приобретении запчастей (в случае читателя — новой материнской платы, процессора и оперативной памяти) для замены старых с целью ремонта (улучшения) системного блока;

— способ замены (собственными силами или с привлечением сторонних исполнителей).

3. Принятие решения о проведении ремонта (улучшения). После ознакомления с результатами осмотра и выводами комиссии руководитель учреждения оформляет свое решение о проведении ремонта соответствующего компьютера приказом (распоряжением) по учреждению.

Это значит, что именно руководитель учреждения должен определить характер запланированных работ. (ср. USER_SHOW_ID) И об этом четко указано в п. 2 разд. VI Методрекомендаций № 11*.

* Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11.

4. Передача на ремонт (улучшение). Перед началом работ по улучшению объекта основных средств (далее — ОС) комиссия оформляет Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС. Составляют его по типовой форме, утвержденной приказом № 818*, в двух экземплярах. В частности, среди информации, которую необходимо указать в этом документе, есть дата передачи объекта ОС для выполнения работ по улучшению.

* Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 № 818.

Заметьте: такой Акт является основанием для приостановки начисления амортизации на соответствующий ОС на период его улучшения.

5. Проведение ремонта (улучшения). На этом этапе необходимо оформить такие документы, как:

— накладная (требование).

Этим документом оформляем выдачу запчастей и комплектующих для проведения работ по улучшению компьютерной техники со склада учреждения. Составляем такую накладную по типовой форме, утвержденной приказом № 431*;

— Акт списания запасов по типовой форме, утвержденной приказом № 431.

* Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию запасов субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.12.2022 № 431.

В этом документе указываем наименование, количество и стоимость всех использованных для улучшения объекта ОС запасных частей, деталей, узлов и других расходных материалов.

Напомним: Акт списания запасов составляет комиссия учреждения. Такой документ подлежит обязательному утверждению руководителем учреждения.

6. Возвращение из ремонта (улучшения). Возвращение системного блока после ремонта на место эксплуатации оформляем Актом приема отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС по типовой форме, утвержденной приказом № 818.

В настоящем Акте следует отметить обязательно, в частности, стоимость произведенных работ по улучшению, дату передачи на улучшение и возвращения после произведенных работ, а также дату приема объекта в эксплуатацию.

Его составляют также в двух экземплярах. Подписывают настоящий Акт те же лица, что и во время передачи на ремонт. Традиционно утверждает такой Акт руководитель учреждения.

Помните: именно этот документ является основанием для возобновления начисления амортизации после завершения работ по улучшению.

7. Оприходование изъятых запчастей. Изъятые во время ремонта (улучшения) составляющие, узлы, детали, непригодные для дальнейшего использования, оприходуем как вторичное сырье и сдаем соответствующим субъектам хозяйствования. Причем оприходовать такие материальные ценности целесообразно лишь при условии, что они отвечают критериям признания активом. То есть если их действительно возможно использовать для потребностей учреждения или извлечь другим способом экономическую выгоду от их использования.

Информацию о таких материальных ценностях фиксируем в Акте приема отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС. Кроме того, не позже последнего рабочего дня отчетного месяца на сумму изъятых во время ремонта (улучшения) материалов подаем в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме по коду доходов 25010200 «Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности».

8. Фиксируем изменения в характеристике улучшенного ОС. Данные об измененных в результате улучшения технико-экономических характеристиках компьютера заносим в его Инвентарную карточку учета объекта ОС.

Как отразить в бухучете?

В бухгалтерском учете операции по улучшению компьютерной техники следует осуществлять с соблюдением нескольких важных требований.

1. Средства, полученные бюджетным учреждением для проведения улучшения объектов ОС, являются средствами целевого финансирования.

Это значит, что средства, полученные бюджетным учреждением для осуществления указанных расходов, подлежат отражению на субсчете 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств». А вот субсчета расходов (8013 или 8113) в этом случае не применяем.

2. Все расходы, связанные с улучшением компьютерной техники, от начала и до окончания работ следует признавать незавершенными капинвестициями.

Соответственно все расходы, понесенные учреждением во время улучшения ОС собственными силами (стоимость приобретенных запчастей и комплектующих), накапливаем по дебету субсчета 1311 (1312).

3. Запчасти и комплектующие (новая материнская плата, процессор, оперативная память), приобретенные для улучшения компьютерной техники, следует зачислять на субсчет 1515 «Запасные части».

4. После окончания работ по улучшению ОС расходы, связанные с этим, подлежат отнесению на увеличение первоначальной стоимости соответствующего объекта: Дт 1014 (1113) — Кт 1311 (1312). Одновременно на стоимость произведенных работ увеличиваем внесенный капитал.

5. На период проведения работ по улучшению объекта ОС начисление амортизации приостанавливаем. Это прямо предусмотрено п. 3 разд. IV НП(С)БУ 121.

Так, начисление амортизации ставим на паузу начиная с месяца, следующего за месяцем перевода объекта ОС на реконструкцию, модернизацию, достройку, дооборудование, консервирование. А начиная с месяца, следующего за месяцем введения объекта в эксплуатацию после улучшения, начисление амортизации возобновляем (п. 6 разд. IV НП(С)БУ 121).

Таким образом, период улучшения компьютерной техники исключаем из общего количества месяцев его эксплуатации в текущем году.

6. В случае изменения ожидаемых экономических выгод от использования улучшенного объекта ОС следует пересмотреть срок полезного использования соответствующего объекта. Производить такие действия необходимо на конец отчетного года. Эта норма закреплена в п. 5 разд. IV НП(С)БУ 121.

После пересмотра срока эксплуатации амортизацию соответствующего объекта ОС начисляем исходя уже из нового срока полезного использования. Делать это следует начиная с месяца, следующего за месяцем изменения срока полезного использования.

Информацию об изменении срока полезного использования объекта ОС необходимо отразить как изменение учетных оценок с учетом требований НП(С)БУ 125*. То есть результат такого изменения включаем в финансовую отчетность в том периоде, в котором оно произошло, а также в следующих периодах, если изменение влияет и на эти периоды.

* Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 125 «Изменения учетных оценок и исправление ошибок», утвержденное приказом Минфина от 24.02.2010 № 1629.