Уничтожаем печати: процедура & учет
Чем руководствоваться?
Сейчас отдельного нормативно-правового акта, который бы определял процедуру уничтожения и списания печатей, нет. Соответственно учреждения должны руководствоваться внутренними документами.
Идеальный вариант - наличие распорядительного документа главного распорядителя бюджетных средств с определением порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов. Именно таким документом должны руководствоваться соответствующие подведомственные учреждения.
Однако если главный распорядитель не утвердил такой документ, порядок хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в учреждении должен определять руководитель учреждения. В пользу этого свидетельствует норма п. 5 гл. 3 разд. II Правил № 1000/5*.
Какой алгоритм действий?
Причины списания печатей могут быть разные. Например, повреждение, физический износ печати или отдельных ее частей; ликвидация, реорганизация или переименование учреждения.
ВАЖНО!
В случае ликвидации или реорганизации учреждения уничтожение печатей и штампов осуществляется только после получения уведомления о его исключении из ЕГРПОУ
Но независимо от причин, списание и уничтожение печатей проводим по одинаковому алгоритму. В частности, эта процедура предусматривает осуществление следующих шагов.
Шаг 1. Создание комиссии
На основании приказа руководителя учреждения создаем комиссию по списанию и уничтожению печатей. Такие полномочия можно возложить как на специально созданную комиссию, так и на постоянно действующую комиссию по списанию имущества.
При этом в приказе следует определить:
- причины списания и уничтожения печатей;
- состав комиссии;
- сроки и способ уничтожения печатей;
- документы, которые комиссия составляет в подтверждение факта уничтожения печатей.
Шаг 2. Списание печатей
Списание печатей происходит по тем же правилам, что и списание других объектов малоценных необоротных материальных активов (далее - МНМА). Вместе с тем следует учесть требования Порядка списания объектов государственной собственности, утвержденного постановлением КМУ от 08.11.2007 № 1314.
По результатам работы комиссия составляет протокол заседания, к которому прилагает следующие документы:
1) Акт инвентаризации имущества, предлагаемого к списанию, - фиксируем наличие печатей, подлежащих списанию и уничтожению;
2) Акт технического состояния имущества, предлагаемого к списанию, - необходим для установления факта повреждения и/или износа печатей. В документе указываем год изготовления печатей, дату ввода в эксплуатацию на основании данных, отраженных в инвентарных карточках учета, и их фактическое состояние;
3) Акт списания ОС (частичной ликвидации) по типовой форме - оформляем в общем порядке.
На основании вышеупомянутых документов в протоколе заседания комиссии фиксируем конкретные причины списания и уничтожения печатей. Кроме того, комиссия приводит предложения по использованию отдельных деталей списываемых печатей.
Например: составными частями печати являются клише и оснастка. В случае переименования или реорганизации учреждения непригодным для дальнейшего использования в работе становится именно клише. Соответственно если оснастка в пригодном состоянии, ее можно оставить для ремонта других печатей.
После этого руководитель учреждения утверждает все вышеприведенные документы.
Также следует сделать соответствующие записи в инвентарные карточки учета этих печатей и другие учетные регистры.
Шаг 3. Уничтожение печатей
Собственно, сам процесс уничтожения печатей несложный. Уничтожение проводят путем разрезания клише печати на малые несоединимые и невозобновляемые части.
Но имейте в виду: уничтожение печатей должно происходить в присутствии членов комиссии.
Как и любая хозяйственная операция, факт уничтожения печатей должен быть подтвержден документально. Для этого комиссия оформляет Акт уничтожения пе чатей в произвольной форме. В этом документе указываем:
- основание уничтожения (повреждение или износ; ликвидация, реорганизация или переименование учреждения);
- количество печатей, которые уничтожают;
- описание и оттиски печатей, которые уничтожают;
- дата, время и способ уничтожения (измельчения клише).
В то же время необходимо сделать запись об уничтожении печатей в Журнале учета печатей и штампов(приложение 2 к Правилам № 1000/5). Этот документ применяем для учета всех печатей, используемых в учреждении(п. 9 ч. 3 разд. II Правил № 1000/5).
Кстати, провести процедуру уничтожения старых печатей комиссия учреждения может в любой момент с учетом сроков, установленных руководителем.
Впрочем, в случае возникновения оснований для замены старых печатей, с целью продолжения осуществления своей деятельности необходимо заказать новые. А когда новые печати будут "на руках", можно приступать к уничтожению старых.
Как показать в бухучете?
При списании печатей необходимо учесть особенности списания МНМА.
Таким образом, во-первых, начисляем оставшуюся амортизацию - 50 % первоначальной стоимости печати.
Во-вторых, списываем первоначальную стоимость печати и сумму начисленного износа.
И в-третьих, уменьшаем внесенный капитал с одновременной корректировкой накопленного финрезультата.
Кроме того, если после списания и уничтожения печати остались детали, пригодные для дальнейшего использования (ремонта других печатей), зачисляем их в состав запасов (субсчет 1515). В то же время на сумму оприходованных активов, оставленных для нужд учреждения, показываем доход (по Кт субсчета 7112).
Пример. В связи с переименованием учреждения была списана старая печать. По данным бухучета первоначальная стоимость печати - 900 грн.
По факту списания печати оформлен Акт списания ОС (частичной ликвидации) и внесены соответствующие записи в Инвентарную карточку учета объекта ОС.
Уничтожение старой печати проведено после получения уведомления о внесении соответствующих изменений о названии учреждения из ЕГРПОУ. По итогам процедуры составлен Акт уничтожения печати и сделана запись в Журнал учета печатей и штампов.
№ з/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
дебет | кредит | ||||
1 | Начислена амортизация в месяце списания печати (остальные 50 %) | 8014 | 1412 | 450 | 17 |
2 | Списана первоначальная стоимость печати и начисленный износ | 1412 | 1113 | 900 | 9 |
3 | Отнесена к накопленным финрезультатам первоначальная стоимость печати при списании | 5111 | 5512 | 900 | 17 |
4 | Закрыты счета потерь | 5511 | 8014 | 450 | 17 |
Выводы
- Единого порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей сейчас не существует. Учреждение должно руководствоваться документами главного распорядителя или утвердить собственный документ.
- Печати списываем, как обычные объекты МНМА, а факт уничтожения подтверждаем Актом уничтожения печатей.