Устанавливаем систему видеонаблюдения в арендованном помещении

Аренда помещений бюджетными учреждениями - дело не новое, ведь не всем посчастливилось иметь собственный "уголок". И сначала выясним, возможно ли в таком арендованном помещении установить систему видеонаблюдения.

Осуществление расходов на арендованное помещение

Прежде всего обратимся к нормам Закона № 157*, а именно к ст. 21, регламентирующей процедуру улучшения и ремонта арендованного имущества.

*Закон Украины "Об аренде государственного и коммунального имущества" от 03.10.2019 № 157-IX.

Арендатор государственного или коммунального имущества имеет право с письменного согласия балансодержателя имущества за счет собственных средств осуществлять текущий и/или капитальный ремонт арендованного имущества.

В свою очередь, балансодержатель должен рассмотреть ходатайство арендатора и в течение 10 рабочих дней принять одно из следующих решений:

- о предоставлении согласия на осуществление ремонта за счет арендатора;

- об отказе в предоставлении согласия на осуществление ремонта.

Для получения согласия на проведение ремонта арендатор обращается к балансодержателю с ходатайством, в котором обосновывает необходимость проведения работ.

К ходатайству арендатор прилагает:

- описание ремонтных работ;

- ориентировочный срок их проведения.

Это предусмотрено п. 153 Порядка № 483*.

*Порядок передачи в аренду государственного и коммунального имущества, утвержденный постановлением КМУ от 03.06.2020 № 483.

Однако работы по установке системы видеонаблюдения не относятся к текущему или капитальному ремонту. Такие работы не предусмотрены Перечнем № 150*. Очевидно, эти работы следует классифицировать как улучшение объекта аренды. О классификации этих работ для целей бухгалтерского учета чуть позже.

*Примерный перечень услуг по содержанию домов и сооружений и придомовых территорий и услуг по ремонту помещений, домов, сооружений, утвержденный приказом Госжилкоммунхоза от 10.08.2004 № 150.

Но в любом случае проведение таких работ следует согласовать с арендодателем.

Работы, которые осуществляются без зачисления в счет арендной платы, - это фактически работы, вытекающие из желания самого арендатора адаптировать арендованное имущество к потребностям, обусловленным особенностями его хозяйственной деятельности. Такие работы осуществляются за счет арендатора и исключительно при наличии письменного согласия балансодержателя такого имущества.

Обратите внимание: арендатор имеет право оставить за собой проведенные им улучшения арендованного имущества, осуществленные за счет собственных средств, при условии, если они могут быть отделены от арендованного им имущества без причинения вреда такому имуществу. Это предусмотрено ч. 3 ст. 25 Закона № 157 (ср. USER_SHOW_ID).

Следовательно, для установления системы видеонаблюдения в арендованном помещении прежде всего нужно получить согласие арендодателя.

Также учтите: конкретные условия проведения ремонтных работ и других улучшений арендованного имущества следует четко определить в договоре аренды.

Расходы на систему видеонаблюдения: возможно ли в период военного положения?

Чтобы определиться, возможно ли вообще осуществлять такие расходы в период действия военного положения, традиционно обратимся к требованиям Порядка № 590*.

*Порядок выполнения полномочий Государственной казначейской службой в особом режиме в условиях военного положения, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.2021 № 590.

Как свидетельствует п. 19 Порядка № 590, во вторую очередь разрешено проводить расходы на монтаж, установку и ремонт системы видеонаблюдения.

Но учтите: такие расходы во вторую очередь можно осуществить исключительно за счет средств специального фонда.

Что же касается общего фонда, то расходы на устройство системы видеонаблюдения возможно осуществить лишь в третью очередь.

Применение КЭКР

Также не лишним будет определить КЭКР, по которому следует спланировать и осуществить расходы на обустройство системы видеонаблюдения.

В вопросе выбора КЭКР, как всегда, исходим из экономической сути платежа и пользуемся Инструкцией № 333*.

*Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная постановлением КМУ от 12.03.2012 № 333.

И в этом случае все достаточно однозначно. Так, расходы на приобретение оборудования для создания системы видеонаблюдения в арендованном помещении арендатор должен планировать и осуществлять по КЭКР 3110 "Приобретение оборудования и предметов долгосрочного пользования". По этому же КЭКР необходимо проводить расходы и на транспортировку, монтаж и пусконаладочные работы при условии включения стоимости этих работ в стоимость приобретения оборудования согласно договору.

Если же работы по построению, созданию и устройству системы видеонаблюдения будут выполняться по отдельному договору, тогда их оплату следует планировать и проводить по КЭКР 2240 "Оплата услуг (кроме коммунальных)".

Отражение в бухучете арендатора

Улучшением объекта основных средств (далее - ОС) считаются работы, в результате выполнения которых существует вероятность получения субъектом государственного сектора будущих экономических выгод, превышающих первоначально оцененный уровень его производительности, и/или увеличения потенциала полезности этого объекта. Это следует из п. 1 разд. ІІІ НПСБУ 121*.

*Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 "Основные средства", утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 № 1202.

К работам по улучшению ОС относят реконструкцию (реставрацию), модернизацию, достройку и дооборудование.

Соответственно работы по установке системы видеонаблюдения в помещении, где такой системы раньше не было, вполне можно считать улучшением этого помещения (здания). Ведь в этом случае речь идет о дооборудовании соответствующего объекта ОС, что повысит его безопасность и защищенность.

По общему правилу расходы на улучшение объекта ОС увеличивают его первоначальную стоимость в течение всего срока использования.

Другое дело - улучшение объекта аренды арендатором. Так, расходы арендатора на улучшение объекта операционной аренды (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.), приводящие к увеличению первоначально ожидаемых будущих экономических выгод, отражаются арендатором как капитальные инвестиции с последующим зачислением в состав ОС как отдельного объекта. Это четко прописано в п. 3 разд. IV Методрекомендаций по учету ОС*.

*Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11.

При этом порядок учета таких расходов конкретизирован в п. 2 разд. ІІІ НП(С)БУ 126*. В частности, такие расходы арендатор должен отражать как капитальные инвестиции в создание (строительство) прочих необоротных материальных активов.

*Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 126 "Аренда", утвержденное приказом Минфина от 24.12.2010 № 1629.

Таким образом, все расходы, связанные с установкой и наладкой системы видеонаблюдения в арендованном помещении, учреждение-арендатор должно накапливать на субсчете 1312 "Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы". А после ввода в эксплуатацию (основание - Акт ввода в эксплуатацию ОС по типовой форме) такую систему следует зачислить на субсчет 1118 "Прочие необоротные материальные активы".

Кстати, стоимость работ по улучшению объекта аренды значения не имеет. В любом случае суммы таких расходов подлежат зачислению в состав прочих необоротных материальных активов.

ВАЖНО!

Амортизация прочих необоротных материальных активов, созданных в результате улучшения объекта аренды, начисляется по прямолинейному методу с учетом срока использования объекта аренды в соответствии с договором аренды

Таково предписание п. 6 разд. V Методрекомендаций по учету ОС.

Учитывая это, срок полезного использования системы видеонаблюдения, установленной в арендованном помещении, следует определять исходя не только из технических характеристик самой системы, но и ожидаемого срока аренды помещения.

Пример. После получения согласия арендодателя на осуществление улучшений арендованного имущества учреждение-арендатор установило в арендованном помещении систему видеонаблюдения. Стоимость работ согласно договору - 49600 грн.

Система видеонаблюдения введена в эксплуатацию на основании Акта ввода в эксплуатацию ОС, оформленного по типовой форме. Одновременно на указанный объект была открыта Инвентарная карточка учета объекта ОС (типовой формы). Ожидаемый срок полезного использования системы видеонаблюдения определен на уровне 5 лет.