Выдача МБП работникам: какой документ составлять?
Выдаем МБП работникам: как оформить?
Операции с МБП, как и с любыми другими запасами, следует оформлять по типовым формам, утвержденным приказом № 431*. Подробно об этих формах первички мы рассказывали в материале "Применяем новые формы для учета запасов" (см. "Бюджетная бухгалтерия", 2023, № 4).
Рассмотрим порядок документального оформления выдачи МБП работникам и списания таких ценностей с баланса учреждения пошагово.
Шаг 1. Выдача работникам
Любую выдачу МБП со склада в эксплуатацию оформляем первичными документами. Причем на этот факт абсолютно не влияет цель, на которую выдаем МБП: для хозяйственных нужд, проведения ремонта и т. п.
Такую операцию следует оформлять накладной (требованием) по типовой форме, утвержденной приказом № 431. Кроме того, зачастую выдачу МБП оформляют раздаточной ведомостью (произвольной формы). Такой документ используют в случае, если выдают в использование МБП нескольким работникам с определенной периодичностью (например, перчатки, тряпки, моющие средства уборщицам).
Но учтите: оформление накладной является обязательным, в отличие от раздаточной ведомости.
Шаг 2. Списание с баланса
А вот для того, чтобы списать стоимость выданных в эксплуатацию МБП, необходимо обязательно оформить Акт списания запасов. Такой документ составляют комиссионно по типовой форме, утвержденной приказом № 431.
Поэтому именно комиссия указывает основную информацию о запасах, подлежащих списанию: их количество и стоимость, общую сумму и основания для списания.
Следовательно, для списания выданных в эксплуатацию МБП только накладной (требования) или раздаточной ведомости недостаточно. Без вышеупомянутого акта в этом случае не обойтись.
Также напомним: стоимость выданных МБП списываем на расходы отчетного периода. Причем такой порядок списания - единый для всех видов запасов.
Шаг 3. Организация оперативного учета
А теперь самое интересное. Так, после передачи МБП в эксплуатацию их стоимость исключаем из состава активов (списываем с баланса) с последующей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации и ответственным лицам в течение срока их фактического использования.
Именно таким является предписание п. 37 разд. ІІ Методрекомендаций № 11*. Однако порядок ведения такого оперативного учета МБП не определен ни одним нормативным документом.
ЦЕННЫЙ СОВЕТ
Правильно организовать количественный учет МБП вам поможет бухгалтерская программа FIT-Бюджет*
* Больше информации об этой бухгалтерской программе см. по ссылке: fit.com.ua.
Собственно, каждое бюджетное учреждение вправе самостоятельно определить порядок ведения оперативного количественного учета МБП после их выдачи в эксплуатацию. Но не забудьте это четко прописать в приказе об организации бухучета вашего учреждения. В частности, в приказе следует определить:
1) порядок ведения оперативного учета. В отдельном приложении к указанному приказу следует привести форму регистра для оперативного количественного учета МБП. Для этого за основу форму можно взять форму Книги складского учета запасов. Например, это может быть Книга оперативного учета МБП.
Такую Книгу можно вести по видам МБП или в разрезе работников, на которых возложено ведение оперативного учета МБП.
В этом регистре следует указывать, когда, кому и на основании какого документа были выданы МБП, количество выданных в эксплуатацию и списанных с оперативного учета из-за непригодности (порчи и т. п.) МБП, а также их остаток в использовании.
И помните главное: оперативный учет МБП ведется исключительно в натуральном измерителе. То есть в Книге оперативного учета МБП будут лишь количественные показатели, без сумм;
2) ответственных лиц за ведение оперативного учета. Это может быть завхоз или другое лицо, назначенное руководителем учреждения;
3) виды (группы) МБП, которые подлежат такому учету.
Например, учет МБП можно организовать по следующим группам:
- инструменты и приспособления общего назначения;
- хозяйственный инвентарь;
- специальная одежда, специальная обувь;
- хозяйственные материалы;
- прочие МБП.
ВЫВОДЫ
- При передаче (выдаче) МБП в эксплуатацию составляем накладную (требование) или другой документ
- Списание стоимости МБП, переданных в эксплуатацию, оформляем Актом списания запасов
- После передачи МБП в эксплуатацию организовываем оперативный количественный учет МБП по местам их эксплуатации и ответственным лицам.
