Списки персонального воинского учета: составляем на 1 января

Списки персонального воинского учета должны вестись на предприятии в режиме нон-стоп. Все изменения, состоявшиеся с наемными работниками, которые были/являются призывниками, военнообязанными или резервистами, должны быть в них зафиксированы. Но, чтобы такие списки не превратились в полотна без конца и края, каждый календарный год по состоянию на 1 января с них «сбрасывают» все лишнее, а то, которое осталось, распечатывают, подписывают и хранят дальше отдельно. А дальше? А дальше опять рутина по формированию списков. О такой рутине, о том, что должно быть в списках персонального воинского учета по состоянию на 1 января 2025 года, кто их подписывает и где хранит, пойдет речь в этой статье.

О списках

Предприятия ведут списки персонального воинского учета по форме, приведенной в приложении 5 к Порядку организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденному постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее — Порядок № 1487). Эти списки создают на наемных работников — призывников, военнообязанных и резервистов отдельно по следующим группам:

первая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) офицерского состава;

вторая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава;

третья — список персонального воинского учета военнообязанных и резервистов из числа женщин;

четвертая — список персонального воинского учета призывников.

Если какой-то группы нет на предприятии, например отсутствуют призывники и женщины — военнообязанные/резервисты, то пустой список не формируют.

К спискам каждой группы формируют дело. В нем хранят копии военно-учетных документов (далее — ВУД) работников соответствующей группы.

Обобщается информация из списков в ведомости оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов (приложение 12 к Порядку № 1487).

Таким образом,

предприятие должно вести списки + к спискам дела с копиями ВУД работников + формировать ведомость оперативного учета

Кроме того, в отдельном деле следует хранить копии ВУД работников, которые были исключены с воинского учета, кроме тех, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе.

Обратите внимание, что исключены, а сняты с воинского учета.

Исключены — это лица, которые потеряли статус военнообязанного. Они не подлежат воинскому учету.

А вот снятие с воинского учета предусматривает необходимость последующей постановки на воинский учет. При этом статус лица (призывник/военнообязанный) не теряется. Поэтому если у вас есть работники, которые имеют отметку о снятии, рекомендуйте им обратиться в ТЦК по месту своей регистрации, где их направят к врачебной комиссии и актуализируют данные. После этого вы сможете внести их в соответствующую группу списков.

Форма ведения

Списки персонального воинского учета и ведомость оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов можно вести в электронной и/или бумажной формах. То есть здесь каждый выбирает, что ему по нраву.

В то же время практика показала, что формировать списки и ведомости удобно в электронном формате в Excel. Хотите попробовать? Тогда рекомендуем выбрать альбомную ориентацию страницы, чтобы содержимое было удобно разместить.

Если же нужно предоставить списки в соответствующий ТЦК на сверку в бумажном формате, можно сделать так. Направляя документ на печать, в настройках выбрать функцию «Вписать все столбцы на одну страницу». С помощью этого вы уменьшите распечатку так, чтобы она полностью поместилась на одном листе в ширину. Не переживайте, что шрифт будет мелким. Все читается. А вот в длину в зависимости от количества призывников, военнообязанных и резервистов, которые указаны в Списках предприятия, листы можно склеить.

Сверка списков

Списки персонального воинского учета не являются отчетом. Соответственно отчитываться здесь не нужно. В то же время лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, должно проводить:

1) внутреннюю сверку списков с записями в военно-учетных документах работников. Такие действия проводятся при необходимости, но не реже одного раза в году;

2) внешнюю сверку с учетными данными документов ТЦК, органов СБУ, разведывательных органов, в которых учитываются работники (см. п. 46 Порядка № 1487).

Для проведения внутренней сверки разрабатываете и утверждаете соответствующий график. Форма графика — произвольная. Если же хотите иметь образец, то он представлен на рис. 6 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48 (ср. 025135600).

С ТЦК (СБУ, разведорганами), на территории ответственности которых находится ваше предприятие, сверяетесь в соответствии с графиком сверки. Он утверждается ежегодно распоряжением главы соответствующей госадминистрации, городского головы.

Сверяться в определенный графиком срок ответственный за ведение воинского учета работник идет лично. С собой берет извлечение из списка персонального воинского учета с работниками, которые находятся на учете в таком ТЦК/СБУ/разведоргане, и копии их военно-учетных документов.

Если ТЦК/СБУ/разведорган, где на учете находятся работники, расположен на территории других административно-территориальных единиц, то сверку проводите так. Формируете извлечение из списков ВУ в двух экземплярах. Прилагаете к нему копии военно-учетных документов работников, которые попали в извлечение, и вместе с сопроводительным письмом посылаете по почте с уведомлением о вручении в соответствующий орган. После сверки один экземпляр извлечения из списков возвращается на предприятие с отметкой «звірено __ ____________ 20__ року», подписью должностного лица, которое осуществило сверку, и гербовой печатью.

Результаты сверки вносите в журнал учета результатов проверки состояния воинского учета. Его форма приведена в приложении 9 к Порядку № 1487.

Подытожим. Ответственный за ведение воинского учета на предприятии должен ежегодно проводить внутреннюю и внешнюю сверку списков. Если вы этого не делали, есть еще время все исправить и войти в новый год с красивыми списками.

Списки на 01.01.2025

Списки персонального воинского учета на 01.01.2025 предлагаем формировать так.

Берем списки, которые были актуальны на 31.12.2024, и убираем из них всех лиц, которые были в течение 2024 года:

— уволены с работы;

— исключены с воинского учета;

— исключены/сняты с воинского учета в связи с призывом/приемом на военную службу. Обратите внимание, что до 18.05.2024 такие лица исключались с воинского учета, а с 18.05.2024 — снимались. Однако, независимо от того, когда в 2024 году был призван/принят на военную службу ваш работник, если он продолжает служить, то в списки, сформированные на 01.01.2025, он попасть не должен. Ведь такие работники теперь имеют статус военнослужащего. Поэтому в списки персонального воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов они попасть не должны.

После того, как убрали лишние строки, проверяем:

1) все ли работники, которые имеют статус призывника, военнообязанного или резервиста, есть в списках. Обратите внимание на новичков — добавлены ли они в списки;

2) внесены ли изменения, о которых вам сообщали работники.

Заметим, что лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, должно в 5-дневный срок:

— вносить в списки информацию о приеме на работу призывников, военнообязанных или резервистов;

— вносить в списки информацию об увольнении призывников, военнообязанных или резервистов;

— вносить изменения в списки в отношении Ф. И. О., реквизитов паспорта гражданина Украины (в том числе для выезда за границу (в случае наличия и предоставления)), адреса местожительства, семейного положения, образования, места работы и должности. Здесь 5-дневный срок отсчитывается со дня подачи работником соответствующих документов;

— вносить в списки изменения учетных данных, выявленные во время их сверки с военно-учетными документами работников.

Внимание! В списки включаем всех наемных работников (в частности и женщин) вашего предприятия, которые работают на основании трудового договора (контракта) и являются призывниками, военнообязанными, резервистами.

Статус места работы (основное или совместительство), форма организации труда (на территории работодателя, дистанционная, надомная и т. п.), факт пребывания за пределами территории Украины, срок действия трудового договора (срочный или бессрочный) здесь значения не имеют.

Обратите внимание! Если у вас военнообязанные, которым выданы мобилизационные распоряжения, то сведения о них выделяете в каждой группе по соответствующим командам — в последовательности роста нумерации команд. Аналогично действуете с работниками, которые проходят службу в военном резерве (п. 36 Порядка № 1487). Также в соответствии с п. 43 Порядка № 1487

выделяются в списках сведения о военнообязанных, которые забронированы на период мобилизации и на военное время

Как именно выделять? Ответ на этот вопрос отсутствует в Порядке № 1487. Рекомендуем просто указать такие лица в том же списке, но ниже основной массы работников, которые внесены в него.

Заметим, хоть это и не указано в Порядке № 1487, однако отдельные ТЦК требуют составлять списки с учетом воинского звания работника + в пределах одного воинского звания указывать лица по алфавиту.

Информацию из списков обобщаем в ведомости оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов, которую также формируем на 01.01.2025.

Подписание списков

После того, как вы провели аудит списков и сформировали их и ведомость оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов по состоянию на 01.01.2025, распечатываем эти документы.

Распечатки до 25.01.2025 должны подписать руководитель предприятия и лицо, ответственное за ведение воинского учета.

Заметим, что в форме списков, которые приведены в приложении 5, не предусмотрели места для подписей. Поэтому добавляйте их самостоятельно.

Подписанные списки и ведомость регистрируются в службе делопроизводства предприятия. Если же такой службы у вас нет на предприятии, то списки и ведомость регистрирует то лицо, которое занимается регистрацией документации предприятия.

Еще раз обращаем внимание, что подавать такие подписанные списки в ТЦК до 25.01.2025 не нужно. В то же время на практике неодиночные случаи, когда ТЦК требуют подачи им списков в начале года. Если вы предоставляете такие списки, то формируйте их на дату подачи, если в обращении не указано иное.

Выводы

• Списки персонального воинского учета, а также ведомости оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов предприятие ведет постоянно в электронной и/или бумажной форме.
• Списки персонального воинского учета и ведомость оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов, сформированные на 01.01.2025, следует распечатать.
• Сформированные на 01.01.2025 и распечатанные списки и ведомость подписывают руководитель предприятия и лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, до 25.01.2025.
• Подавать в ТЦК сформированные на 01.01.2025 и подписанные списки/ведомость Порядок № 1487 не требует. В то же время эти формы должны быть зарегистрированы в службе делопроизводства предприятия.