Суточные-2021: для командировок по Украине

Суточные — что это?

Основными документами, регламентирующими порядок выплаты суточных, являются:

• Инструкция № 59;

• постановление № 98*.

* Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98.

Суточные — это компенсация работнику понесенных им расходов на питание и прочие собственные нужды в связи с командировкой (не путайте с оплатой дней командировки).

Выплачивается такая компенсация работнику (п. 16 разд. III Инструкции № 59):

• до начала командировки, но не ранее даты издания приказа о направлении в командировку (письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13);

• для поездок в пределах Украины — в гривнях.

А вот за какие командировочные дни работник может получить суточные — об этом далее.

«Суточные» дни

Суточные расходы выплачивают командированному работнику за каждый календарный день пребывания в служебной поездке (п.п. 170.9.1 НКУ).

То есть и за рабочие, и за выходные, и за праздничные, и за нерабочие дни, включая также время нахождения работника в дороге (вместе с вынужденными остановками).

Определить длительность командировки можно с помощью приказа о командировке и документов, подтверждающих нахождение работника в служебной поездке. Например: транспортных билетов, счетов из гостиниц (мотелей) и т. д.

И тут будьте предельно внимательны. Ведь суточные не выплачиваются:

• при отсутствии приказа о командировке;

• за время задержки работника в командировке без уважительных причин (п. 10 разд. II Инструкции № 59). Это дни, которые не покрываются приказом о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки;

• если день начала (окончания) командировки и дата транспортного билета / транспортных билетов не совпали;

• если работник не представил авансовый отчет после возвращения из командировки в установленные сроки.

«Легальная» задержка в командировке (с выплатой суточных) возможна лишь в 3 случаях.

Если командировка продлена (с разрешения руководителя, оформлен соответствующий приказ).

Если задержка была на выходные или праздничные и нерабочие дни, на которую также получено разрешение руководителя. Но при условии, что срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превысил срока командировки, предусмотренного постановлением № 98.

Если работник заболел в командировке. В таком случае суточные выплачиваются в течение всего времени, пока командированный не может по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но на срок не более 2 месяцев (п. 9 разд. II Инструкции № 59).

Кроме того, при подсчете дней командировки учтите, что:

• дни отъезда-приезда для выплаты суточных засчитываются как два отдельных дня (п. 4 разд. II Инструкции № 59). Даже если в этот период работник находился на работе (например, уехал только в 20:00 или приехал в 3:00);

• при командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки (письмо Минфина от 12.10.2009 г. № 31-18030-07-21/27231);

• если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают, суточные выплачиваются за один день (письма Минфина от 29.12.2005 г. № 31-18030-07-25/28711, от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854).

Однако больше всего бухгалтеров беспокоит другой вопрос — в каком размере выплачивать суточные?

Размер суточных

Как гласит ч. 2 ст. 121 КЗоТ: размер и порядок выдачи суточных должны быть установлены законом.

Но увы, Инструкция № 59 и постановление № 98 устанавливают размер суточных только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств.

Что касается хозрасчетных предприятий, то для них минимальный размер суточных не установлен. Такие субъекты определяют размер суточных во внутреннем положении о командировках, в отдельном приказе или приказе о направлении работника в командировку.

Но! В качестве ориентира тут лучше все-таки выбрать «бюджетные» Инструкцию № 59 и постановление № 98.

Так как Минсоцполитики считает, что даже у хозрасчетных предприятий размер суточных расходов по Украине не должен быть меньше 60 грн (письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28).

Что касается максимального размера суточных для командировок на территории Украины работников хозрасчетных предприятий, то он тоже не установлен.

В то же время в пп. «а» п п. 170.9.1 НКУ установлен предельный размер суточных, который не облагается налогами.

Что это значит? Что предприятие может установить размер суточных расходов для командировок по Украине выше указанной границы. К примеру, 1000 грн.

Но! В таком случае следует помнить, что сумму превышения (400 грн) придется обложить НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ (как сумму излишне израсходованных средств на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки). Конкретный размер суточных (но не менее 60 грн) хозрасчетные предприятия устанавливают самостоятельно.

Это может быть либо единый усредненный размер суточных на 1 день командировки, либо целая система для определения размера суточных в зависимости от определенных критериев.

1. Место командировки. В абз. 2 п. 15 разд. І Инструкции № 59 сказано: суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта.

Однако в разных городах (будь то столица или городок районного масштаба) стоимость питания будет разной. Поэтому и суточные для столицы и крупных городов должны быть чуть выше, а для поездок в рамках района — чуть меньше.

2. Время выбытия-прибытия из командировки. Например, для ситуаций, когда работники уезжают в командировку после 14:00, а возвращаются из нее до 14:00, оговорить, что работнику выплачиваются суточные в размере 50 % от общего размера.

Предупреждаем! Если нормы об уменьшении размера суточных в положении о командировках не прописаны, суточные должны быть выплачены в полном размере.

3. Разовость питания в отеле (когда стоимость питания / бытовых услуг включена в гостиничный счет).

Например: 80 % от рассчитанной суммы суточных, если было одноразовое питание в отеле; 55 % — двухразовое и 35 % — трехразовое питание.

4. Необходимость нести представительские расходы. Для работников, которые в силу должностных обязанностей должны нести в командировке дополнительные расходы, например, на питание в дорогих ресторанах при заключении договоров (контрактов), связанных с хоздеятельностью предприятия.

Налогообложение

Суточные расходы в пределах нормы, установленной п.п. 170.9.1 НКУ, не считаются доходом работника, а потому не облагаются ни НДФЛ, ни ВС.

Также суточные не входят в фонд оплаты труда и упоминаются в п. 6 Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170, поэтому на них не начисляется и ЕСВ.

В то же время сверхнормативные суточные (сверх суточной нормы, предусмотренной пп. «а» п. 170.9.1 НКУ, в 2021 году — свыше 600 грн) считаются суммами излишне израсходованных средств, полученных на командировку, и попадают под обложение НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ (ср. USER_SHOW_ID).

Кроме того, вся сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика еще в одном случае — при отсутствии приказа о командировке и документов, подтверждающих пребывание работника в служебной поездке.

Конечно, в п. 15 разд. I Инструкции № 59 сказано, что суточные расходы не требуют документального подтверждения. Однако налоговики думают иначе: раз такие расходы нельзя связать с хозяйственной деятельностью предприятия, значит, они включаются в налогооблагаемый доход работника (разъяснение в подкатегории 103.17 ЗІР).

А вот облагать ВС сверхнормативные (неподтвержденные) суточные следует без применения натурального коэффициента (письмо ГФСУ от 17 мая 2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Ответственность

Выплачивать суточные командированным работникам — прямая обязанность работодателя. Ее невыполнение может привести к неприятным последствиям.

Прежде всего для самого работодателя. Поскольку инспекторы Гоструда могут расценить такие действия как несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда.

А за это предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 2 МЗП, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). С 1 января 2021 года — 12000 грн.

Хотя, на наш взгляд, это нарушение других требований законодательства о труде, за которое применяется штраф в размере 1 МЗП.

Однако если работодатель устранит выявленные нарушения (выплатит суточные) в срок, указанный инспектором в предписании, меры по привлечению к ответственности применяться не будут.

Ну и кроме того, должностным лицам работодателя грозит административный штраф согласно ч. 1 ст. 41 КоАП (от 510 до 1700 грн, а при повторном нарушении — от 1700 до 5100 грн).