Расчеты с подотчетными лицами: особенности учета на примерах

Законодательная основа

Расчеты с подотчетными лицами включают ряд важных аспектов, которые стоит учитывать при ведении бухгалтерского учета. Обратим внимание на несколько ключевых моментов.

И прежде всего следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами осуществляют в рамках правового поля, регламентированного:

• КЗоТ - в части регулирования трудовых отношений с командированным работником;
• НКУ - в части отражения командировочных расходов и их налогообложения;
• Инструкцией № 59, постановлением № 98 и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками;
• постановлением № 695 - в части установления минимальных государственных гарантий и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства;
• Планом счетов, Порядком № 1219, Типовой корреспонденцией, Порядком № 372 - в части бухучета расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет присущие только ему особенности, связанные с идентификацией понятия подотчетных лиц и денежных средств, выданных подотчет.

Так, в Порядке № 372 определено , что:

• подотчетноелицо - это работник учреждения, получивший под отчет денежные средства для будущих расходов;
• подотчетная сумма - это средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками, и/или на административно-хозяйственные расходы.

Подотчетные суммы имеют целевое назначение и должны расходоваться с целью, на которую они выданы, согласно кодам бюджетной классификации(п. 3.3 разд. ІІІ Порядка № 372).

Внимание: при наличии у подотчетных лиц остатка непогашенной задолженности по предыдущим суммам выдача новых сумм под отчет не осуществляется.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется по кодам бюджетной классификации и в разрезе подотчетных лиц по выданным из кассы учреждения (зачисленным на карточный счет) суммам, по которым оплату расходов в безналичной форме невозможно или нецелесообразно проводить.

Для учета расчетов с подотчетными лицами Планом счетов предусмотрен субсчет 2116 "Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами".

На этом субсчете ведется учет расчетов с работниками субъекта государственного сектора за выданный аванс на хозяйственные нужды или командировочные расходы. Выдача средств на хозяйственные нужды или командировочные расходы подотчетным лицам отражается как увеличение задолженности.

Принятие отчета об израсходованных подотчетных суммах и возврат подотчетным лицом остатка аванса в кассу отражаются как уменьшение такой задолженности.

Отчет об использовании денежных средств

Порядок подачи Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, установлен п.п. 170.9.4 НКУ.

Форма этого Отчета и порядок его составления утверждены приказом № 841.

Напомним, что с 01.04.2023 этот документ нужен не всегда.

Отчет обязателен в случаях:

• наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;
• использования плательщиком налога наличности сверх суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).

Если подотчетное лицо применяло корпоративные или личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода Отчет не составляется и не подается.

Срок подачи Отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ. В общем случае - до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки. А если работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств произошло после даты окончания командировки, этот срок продлевается еще на месяц.

Но это не значит, что в других случаях отчитываться не нужно.

Во-первых, при отсутствии Отчета придется составить перечень (опись) подтверждающих документов, поданных работником, с распиской в их получении бухгалтером. Это поможет избежать споров о том, какие документы, в каком количестве и на какую сумму были поданы, да и были ли они вообще.

Во-вторых, понесенные в командировке расходы должен утвердить руководитель учреждения. Если нет Отчета, сделать это придется отдельным документом - приказом или распоряжением.

В-третьих, расходы могут быть утверждены руководителем не в полном объеме, например, из-за отсутствия документального подтверждения. Тогда может возникнуть налогооблагаемый доход, следовательно, работник все равно обязан подать Отчет.

Поэтому проще составлять Отчет во всех случаях получения работниками средств на командировку, чтобы не плодить кучу дополнительных документов. Для этого закрепите в вашем Положении о служебных командировках обязанность подавать Отчет независимо от обстоятельств.

Кстати, в Положении о служебных командировках можно установить более сжатые сроки для отчетности.

Командировка по Украине

Служебнойкомандировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа (поездка государственного служащего - по распоряжению руководителя государственной службы), предприятия, учреждения и организации, которая полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Именно такое определение служебной командировке дает Инструкция № 59.

Направление работника в командировку осуществляет руководитель учреждения или его заместитель (направление в командировку госслужащего осуществляет руководитель государственной службы) и оформляет приказом (распоряжением), в котором указываются цель выезда, задание (в случае необходимости), пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник), срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения командировочных расходов, а также в случае необходимости

В случае направления работника в служебную командировку по приглашению подается его копия и при наличии программа мероприятий.

Утанова, которая командирует работника, должна обеспечить его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки(авансом).

На сегодняшний день выплачивать аванс командированному работнику можно следующими способами:

• перечислить на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек,
• на счет учреждения, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Но из этого правила есть исключения. В частности, аванс может выдаваться наличными работникам, которых в командировку направляют государственные органы и военные формирования, образованные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Сумму аванса учреждение определяет самостоятельно с учетом перечня расходов, приведенных в смете на командировку.

Статьей 121 КЗоТ предусмотрены гарантии и компенсации при служебных командировках работников.

В частности, работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Им выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения.

В частности, суммы и состав командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, утверждены постановлением № 98.

За командированными работниками сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность).

Рассмотрим примеры.

Пример 1. Работник направлен в командировку согласно приказу руководителя учреждения. Ему выдан аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 3000 грн.

После возвращения из командировки работник подал Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника в командировке составляют 3690 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения. Работнику компенсировали перерасход средств в командировке путем перечисления на его карточный счет 690 грн.

В бухучете учреждения указанные операции отражаются так:

Пример 2: Работник направлен в командировку согласно приказу руководителя учреждения.

Ему выдан аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 4000 грн.

После возвращения из командировки работник подал Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника в командировке составляют 3680 грн.

Но среди указанных в Отчете расходов были расходы на хранение вещей в камере хранения железнодорожного вокзала в размере 60 грн, которые не подтверждены документально, поэтому такие расходы не подлежат возмещению.

Отчет утвержден руководителем учреждения в сумме 3620 грн.

Работник вернул в кассу учреждения неиспользованную им в командировке сумму аванса и не зачисленные к возмещению расходы на оплату услуг камеры хранения на общую сумму 380 грн.

В бухучете учреждения указанные операции отражаются так:

Пример 3. Работника учреждения (водителя) направили в командировку, выдав аванс в размере 1500 грн.

В командировке он за свои деньги купил автомобильную лампу и самостоятельно установил ее в фару вместо перегоревшей. Также он за свои деньги оплатил парковку авто.

По возвращении из командировки работник подал Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым командировочные расходы составляют 1300 грн (суточные и проживание), стоимость автолампы - 60 грн, расходы на парковку - 150 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения.

Поскольку командировочные расходы осуществляются по КЭКР 2250 "Командировочные расходы", приобретение автолампы - по КЭКР 2210 "Предметы, материалы, оборудование и инвентарь", оплата услуг парковки - по КЭКР 2240 "Оплата услуг (кроме коммунальных)", то все расходы работника должны быть проведены отдельно по соответствующему КЭКР, чтобы не допустить нецелевого использования бюджетных средств.

Работник вернул неиспользованную часть аванса в сумме 200 грн на счет учреждения. Расходы на приобретение лампы и парковку компенсированы на карточный счет работника.

В бухучете учреждения указанные операции отражаются так:

Курсы повышения квалификации

Минимальные государственные гарантии и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены постановлением № 695.

В частности, этим постановлением предусмотрены следующие минимальные государственные гарантии:

• сохранение средней заработной платы по основному месту работы за время обучения. За учителями и другими работниками образования, которые направляются на курсы и в институты усовершенствования учителей, сохраняется средняя заработная плата по каждому месту работы;
• оплата стоимости проезда работника к месту обучения и обратно;
• выплата суточных за каждый день пребывания в пути в размере,

установленном законодательством для служебных командировок. Иногородним работникам в течение первого месяца обучения суточные выплачиваются в размере, установленном законодательством для служебных командировок, а в последующие месяцы, до окончания срока обучения, тем, кто получает заработную плату в размере менее 6 необлагаемых минимумов доходов граждан, выплачивается стипендия в размере 20% суточных.

На время обучения работники обеспечиваются общежитием гостиничного типа. В случае отсутствия общежития возмещение расходов, связанных с наймом жилого помещения, осуществляется в порядке, установленном законодательством для служебных командировок.

А что будет в бухучете? Со средним заработком все понятно: средний заработок - это зарплатная выплата. Поэтому и бухучет будет таким же, как и при выплате зарплаты: расходы отражают на субсчете 8011 "Расходы на оплату труда", а обязательства - на субсчете 6511 "Расчеты по заработной плате".

Другие же расходы (суточные, возмещение расходов на наем жилья и проезд) не относятся к трудооплатным выплатам, поэтому их целесообразно учитывать среди прочих расходов по обменным операциям на субсчете 8411.

Обязательства по осуществлению таких расходов на счете 65 учитывать нелогично, поскольку они не относятся к оплате труда. Поскольку специального счета для таких расчетов План счетов не содержит, то учитывать их следует на субсчете 2116 "Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами"

Рассмотрим пример.

Пример 4. Работник учреждения по приказу его руководителя направлен в командировку на обучение по вопросам охраны труда на 2 раб. дн. в другой город.

Согласно Типовому положению о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда, утвержденному приказом Госкомитета Украины по надзору по охране труда от 26.01.2005 № 15, обучение по вопросам охраны труда - это обучение работников с целью получения необходимых знаний и навыков по вопросам охраны труда или безопасного ведения работ. Поэтому обучение работника по вопросам охраны труда является повышением квалификации.

На карточный счет работника перечислен аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 4000 грн.

После возвращения из командировки работник представил Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника составляют 3850 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения. Работник вернул неиспользованную часть аванса в сумме 150 грн на счет учреждения.

В бухучете учреждения указанные операции отражаются так:

Мемориальный ордер № 8

Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами(мемориальный ордер № 8) является регистром учета, в котором отражают информацию из кассовых ордеров, платежных инструкций, отчетов об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, а также о других операциях, которые отражают по субсчету 2116 "Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами".

Порядком № 755 предусмотрено, что операции по расчетам с подотчетными лицами, которые осуществляют за средства спецфонда, ведут в отдельном ордере. То есть, если средства подотчетным лицам выдаются и по общему, и по специальному фонду, то следует вести отдельные мемориальные ордера.

Также отдельный мемориальный ордер № 8 уместно вести в случае, если в учреждении проводят расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В каждом мемориальном ордере № 8 следует отражать суммы отдельно по каждому подотчетному лицу и по КЭКР.

В ордер вносят записи о выдаче денежных средств под отчет (наличные или перечисление на карточку); авансовые суммы, которые подотчетные лица не использовали и вернули в кассу или на счет учреждения; израсходованные суммы аванса и утвержденные суммы расходов согласно Отчету.

Сумму оборотов по мемориальному ордеру в форме соответствующей корреспонденции субсчетов переносят в книгу "Журнал-главная".

Нормативные документы:

КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971.

НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.1998 № 59.

Постановление № 98 - постановление КМУ "О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств" от 02.02.2011 № 98.

Постановление № 695 - постановление КМУ "О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства" от 28.06.1997 № 695.

Порядок № 372 - Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 № 372.

Порядок № 755 - Порядок составления типовых форм мемориальных ордеров и других учетных регистров субъектов государственного сектора, утвержденный приказом Минфина от 08.09.2017 № 755.

План счетов - План счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 31.12.2013 № 1203.

Порядок № 1219 - Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219.

Типовая корреспонденция - Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденная приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219.

Приказ № 841 - приказ Минфина "Об утверждении формы Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления" от 28.09.2015 № 841.