Табель учета рабочего времени: тонкости заполнения

Учет выполняемой работником работы невозможен без учета отработанного работниками рабочего времени. Для этого применяют Табель учета использования рабочего времени. Его типовая форма (№ П-5) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489.

Общие правила ведения Табеля

Внимание: Табель по форме № П-5 носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. То есть при необходимости эту форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета в учреждении.

Более того, разрешено применять и другую форму Табеля. Однако при этом обязательным является наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду.

Открывают Табель ежемесячно и заполняют ежедневно на работников структурного подразделения и указывают в нем конкретное количество рабочих часов, фактически отработанных (неотработанных) определенным работником.

Составляют этот документ в одном экземпляре за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

Включение работника в Табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).

В свою очередь, отметки в Табеле о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или других отклонениях от нормальных условий работы делают только на основании надлежащим образом оформленных документов по учету личного состава. Это могут быть приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска и т. п.

Заполненный Табель учета использования рабочего времени должен подписать руководитель подразделения.

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в Табеле отведено две строки:

• верхняя - для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам расходов рабочего времени;
• нижняя - для отметки условных обозначений видов расходов рабочего времени (сверхурочные, ночные часы, работа в выходные и праздничные дни, отпуска, временная нетрудоспособность, прогулы, простои и т. п.).

В Табеле фиксируют и сокращенное рабочее время, и опоздания работников.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе Табеля по форме № П-5.

Табель ведут в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводят итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Табель составляет уполномоченный на это работник, специально назначенный приказом по учреждению.

Важно: обязанности по ведению Табеля должны быть указаны в должностной инструкции работника, который несет персональную ответственность за достоверность и правильность ведения Табеля.

Заполненный Табель должен подписать руководитель подразделения и проверить работник кадровой службы (службы персонала). После этого Табель передают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Согласно ст. 115 КЗоТ заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней.

Соответственно Табель заполняется дважды в месяц: за первую половину месяца - для начисления авансовых платежей и за весь месяц - для расчета заработной платы за месяц. В конце месяца в табеле подсчитывается общее количество отработанных дней и дней неявок на работу.

Внимание: исправления и правки в Табеле не допускаются. То есть если Табель заполнен и передан в бухгалтерию для расчета заработной платы, то исправления в нем сделать уже нельзя.

Однако на практике часто бывают ситуации, когда необходимо откорректировать данные, внесенные в Табель. Например, в бюджетных учреждениях Табель для начисления зарплаты за месяц передают в бухгалтерию за несколько дней до его окончания. И нередко бывает так, что работника протабелировали как отработавшего полный месяц, а в конце месяца выясняется, что он заболел. Также работник может заболеть во время отпуска. Такие ситуации и требуют внесения исправлений в ранее поданный Табель. Как это сделать?

Во-первых, все правки необходимо вносить только на основании подтверждающих документов.

Во-вторых, корректировать данные следует в текущем месяце, но с указанием периода, за который их корректируют. Исправляемые данные следует вносить в отдельный Табель (корректирующий Табель). В шапке документа указывайте дату заполнения Табеля и месяц (период), который корректируете. На основании данных такого корректирующего Табеля бухгалтер проведет корректировку заработной платы.

Это общие правила заполнения и ведения Табеля. Но на практике возникают дополнительные вопросы по его заполнению. Рассмотрим некоторые из них.

Один работник - две должности

При заполнении Табеля важно различать такие варианты оформления трудовых отношений с работником, как внутреннее совместительство и совмещение профессий (должностей).

О совмещении профессий (должностей) можно говорить, если:

• отдельный трудовой договор не заключался, но издан приказ руководителя учреждения о возложении на работника дополнительных обязанностей по другой должности;
• установлена доплата за совмещение должностей.

При таком варианте оформления трудовых отношений работник выполняет дополнительные обязанности по другой профессии (должности) в пределах рабочего времени по основному месту работы. Поэтому учет рабочего времени ведут только по основной должности (профессии). Соответственно в Табеле на такого работника заполняют только одну строку(кодировка "Р" или "01").

Внутреннее совместительство происходит когда:

• с работником заключают отдельный трудовой договор и издают приказ о приеме работника на работу по совместительству;
• работник выполняет работу по совместительству в свободное от основной работы время;
• работа по совместительству оплачивается отдельно от основной работы пропорционально отработанному времени.

Учет рабочего времени по основному месту работы и по совместительству нужно вести отдельно. Соответственно в Табеле на работника - внутреннего совместителя заполняют две строки: в одной учитывают время работы по основному месту работы (кодировка "Р" или "01"), а в другой - по совместительству (кодировка "РС" или "02", поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени).

Работа в режиме неполного рабочего времени

Работа в режиме неполного рабочего времени (дня, недели) может кодироваться в Табеле двумя кодами:

• "РС" ("02") - для часов работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству;
• "НД" ("20") - для неявок в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).

Согласно законодательству, а именно ст. 56 КЗоТ, по соглашению между работником и работодателем может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. По просьбе беременной женщины, женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью, в том числе находящегося под ее опекой, или осуществляющей уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, работодатель обязан устанавливать ей неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. То есть для кодировки отработанного неполного времени, установленного по инициативе работника, применяется код "РС" ("02").

А вот работу в режиме неполного рабочего времени, установленного по инициативе работодателя(ст. 32 КЗоТ), в Табеле обозначают кодом "НД" ("20").

Водителю установленненормированный рабочий день: что в Табеле?

При необходимости водителям легковых автомобилей может устанавливаться ненормированный рабочий день, т. е. сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

На водителей, работающих на условиях ненормированного рабочего дня, распространяется установленный работодателем режим рабочего времени. Поэтому руководитель учреждения не имеет права систематически привлекать работников, работающих в таком режиме, к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени.

Имейте в виду: действующее законодательство не содержит требований относительно подтверждения "ненормированности" рабочего времени работников. Если работник при необходимости выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени и такие ситуации возникают неоднократно, работнику устанавливают ненормированный рабочий день.

При установлении ненормированного рабочего дня обычно руководствуютсяРекомендациями о порядке предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденными приказом Минтруда от 10.10.97 № 7.

Основные признаки этого режима работы следующие:

1) выполнять работу на условиях ненормированного рабочего дня могут только отдельные работники, для которых невозможно нормировать время трудового процесса (время работы нельзя вычислить точно);

2) ненормированный рабочий день означает выход за пределы нормальной продолжительности рабочего времени. Такую работу не считают сверхурочной и дополнительно не оплачивают;

3) ненормированный рабочий день не может быть установлен работникам с суммированным учетом рабочего времени.

Обратите внимание, что часы, отработанные работником сверхурочно как ненормированное рабочее время, не оплачивают, а лишь компенсируют путем:

• предоставления ежегодного дополнительного отпуска;
• оплаты в случаях, предусмотренных законодательством (например, доплата водителям в размере 25% тарифной ставки).

Поскольку часы, переработанные в режиме ненормированного рабочего дня, не оплачивают, то в Табеле их не отражают.

То есть в Табеле указывают продолжительность рабочего дня в соответствии с установленной для работника нормой. Например, если у водителя 8-часовой рабочий день, то в Табеле следует проставить 8 отработанных часов даже при условии, что работник работал "ненормированно" в этот день.

Если у работниковразная продолжительность рабочего дня в течение недели

Статьей 50 КЗоТ установлено, что нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю.

При этом, как правило, графиком работы предусматривают одинаковую продолжительность суточной работы (например, 5 дней в неделю по 8 часов).

Но некоторые учреждения предусматривают разную продолжительность рабочего дня в течение недели. Законодательством это не запрещено.

В Табеле в таком случае следует отражать фактически использованное рабочее время в часах.

Например, может быть так: понедельник-четверг - 8 ч 15 мин (8,25 ч), пятница - 7 ч. В целом за неделю получаем те же 40 часов, которые предусмотрены КЗоТом.

Суммированный учет рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени труд работников регулируется графиками работы (сменности), на основании которых составляют Табель рабочего времени, в котором соответственно фиксируются данные о явках/неявках работников на работу по графику.

В случае если в соответствии с графиком сменности время работы приходится на ночь, табелировать такие рабочие часы можно или разбивая их между смежными сутками, или относя на день начала/конца смены.

При табелировании работы работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, обычно используют следующие коды:

• "Р" ("01") - часы работы, предусмотренные колдоговором;
• "РС" ("02") - часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству;
• "ВЧ" ("03") - вечерние часы работы;
• "РН" ("04") - ночные часы работы;
• "НУ" ("05") - сверхурочные часы работы;
• "РВ" ("06") - часы работы в выходные и праздничные дни.

Работа ввыходной день

Табелем по форме № П-5 специальной кодировки для выходных, праздничных или нерабочих дней не предусмотрено. Поэтому в полях напротив таких дней либо ставят прочерк, либо оставляют их незаполненными. Ведь цель Табеля - это накопление информации об использовании рабочего времени.

В то же время если работник привлекается к работе в выходные дни(т. е. для него работа в такие дни не предусмотрена трудовым договором согласно его графику работы), то отработанное в таком случае время табелируют кодом "РВ" ("06").

Табелируемоплачиваемый отпуск

Законом Украины "Об отпусках" от 15.11.96 № 504/96-ВР предусмотрено, что оплачиваемый отпуск предоставляется работникам исходя из количества календарных дней.

Поэтому, если работник находится в оплачиваемом отпуске, то в Табеле следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни.

При этом для основного ежегодного отпуска(ст. 6 Закона № 504) предусмотрен код "В" ("08").

Для ежегодного дополнительного отпуска(ст. 7, 8 Закона № 504) - код "Д" ("09").

Для дополнительного отпуска, предусмотренного ст. 20, 21, 30 Закона Украины "О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы" - код "Ч" ("10").

Для творческого отпуска(ст. 16 Закона № 504) - код "ТВ" ("11").

Для дополнительного отпуска в связи с обучением(ст. 13, 14, 15 Закона № 504) - код "Н" ("12").

Для дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, имеющим детей(ст. 19 Закона № 504) - код "ДО" ("15").

Табелируем неоплачиваемый отпуск

В Табеле неоплачиваемый отпуск указывают так:

• отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением(пп. 12, 13, 17 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) - "НБ" ("13");
• дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке(ст. 25 Закона № 504) - "ДБ" ("14");
• отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста(п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504) - "ДД" ("17");
• отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон(ст. 26 Закона № 504) - "НА" ("18").

Для удобства в учреждении могут вводиться обозначения, разработанные под отдельные основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты.

Как табелировать время в командировке?

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа (поездка госслужащего - по распоряжению руководителя госслужбы), предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащейся (финансируемой) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Такое определение дает Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

То есть фактически работник в командировке выполняет порученную ему работу, но не на своем обычном рабочем месте.

Особенностью этого вида рабочего времени является то, что дни пребывания работника в командировке приравниваются к обычному дню работы по графику (например, восьмичасовому). В результате рабочие дни, на которые приходится командировка, учитываются как обычные рабочие дни, а выходные дни - как нерабочие.

В этом случае день командировки в Табеле отражают записями:

• приходящийся на рабочий: в верхней строке - "8", в нижней - "ВД";
• приходящийся на выходной день: в верхней строке - "Х" или прочерк, в нижней - "ВД".

Если работника командируют специально для работы в выходной день, то работу в командировке в такой день обозначают в Табеле кодом "ВД" ("07") и проставляют количество часов, отработанных в такой день.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, то день отъезда в командировку обозначают кодом "ВД" ("07"), а предоставленный позже отгул - кодом "ІН" ("22").

Если работник возвращается из командировки в выходной день и такой день возвращения указан в приказе, то в Табеле день приезда из командировки обозначают кодом "ВД" ("07"), а предоставленный позже отгул (если это предусмотрено соответствующим положением) - кодом "ІН" ("22").

Командировка по основному месту работы: что в Табеле по совместительству?

На время командировки лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его командировало(п.13 разд.ИИнструкции № 59). То есть за дни пребывания работника в командировке с основного места работы оплата по месту работы по совместительству не осуществляется.

Кроме этого, действующим законодательством не предусмотрено предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы на работе по совместительству в случае, когда по основному месту работы он находится в командировке.

В таком случае в Табеле по работнику-совместителю следует сделать отметку "Інші причини неявок ("I" или "30")".

Подтверждающим документом для такого случая является справка с места работы работника по основному месту работы или копия приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Именно так рекомендовало поступать Минсоцполитики в письме от 23.04.2013 № 146/13/133-13.

Временная нетрудоспособность работника

Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266, предусматривает, что оплате подлежат календарные дни временной нетрудоспособности (отпуска в связи с беременностью и родами).

Кроме того, именно календарные дни болезни и отпуска в связи с беременностью и родами исключают при расчете средней зарплаты как уважительные причины.

Поэтому в Табеле указывают все дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период болезни, как рабочие, так и выходные и нерабочие.

В Табеле предусмотрено 2 кода временной нетрудоспособности:

• "ТН" ("26") - по этому коду указывают оплачиваемую временную нетрудоспособность (подтверждается листком нетрудоспособности, оформленным надлежащим образом);
• "НН" ("27") - отражают неоплачиваемую временную нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (подтверждается справками лечебных учреждений).

Если работник заболел в командировке

За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки(абз. 3п. 9разд. ІІ Инструкции № 59).

Следовательно, дни болезни в командировке, удостоверенные листком нетрудоспособности, в Табеле кодируют "ТН" ("26") (оплачиваемая временная нетрудоспособность).

Работник отсутствует на работе, причины не известны

Иногда бывает, что на момент заполнения Табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет.

В таком случае в Табеле следует сделать отметку о неявках по невыясненным причинам "НЗ" ("28").

Когда работник предоставит документы, реабилитирующие его отсутствие, или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен внести соответствующие изменения.

Отпуск до 3 лет + "декретный" больничный

Если работница находится в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, то в Табеле на нее проставляют буквенное обозначение "ОП" (или числовое "16").

Для отражения отпуска в связи с беременностью и родами предусмотрено такое же обозначение ("ВП" ("16")).

Поэтому если у женщины есть листок нетрудоспособности по беременности и родам, а сама она находится в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, то проблем с заполнением Табеля не возникнет.

За весь период отпуска до 3 лет по первому ребенку в Табеле проставляйте "ВП" ("16"), в том числе в случае наложения дней по листку нетрудоспособности в связи с беременностью и родами на дни отпуска для ухода за ребенком.

Отпуск до 6лет + "декретный" больничный

Если у работницы есть листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, то отпуск для ухода за ребенком до 6 лет (в Табеле отражают с кодом "ДД" ("17")) прерывают. На основании этого листка и заявления женщины с указанием даты начала отпуска предоставляют отпуск в связи с беременностью и родами.

В такой ситуации на период отпуска в связи с беременностью и родами в Табеле проставляют буквенное обозначение "ВП" (или код "16").

Отпуск до 3 лет + работа на условиях неполного времени

Работница, находясь в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, может выйти на работу на условиях неполного рабочего времени(ст. 179 КЗоТ).

Но предусмотренная Табелем кодировка видов расходов рабочего времени не позволяет в обычном порядке четко показать в Табеле такую ситуацию. Дело в том, что ни код "ВП" ("16"), ни код "РС" ("02") отдельно не отражают ее полностью.

Поэтому, по нашему мнению, Табель по такой работнице можно заполнить двумя способами:

• путем введения нового, не предусмотренного Табелем, кода видов расходов рабочего времени (или путем отражения информации о фактически отработанном такой работницей времени через дробь "РС/ВП") или
• путем введения дополнительных строк к существующей форме Табеля. При этом в строках, предназначенных для отражения информации об отработанном работницей времени, следует указывать фактическое количество отработанных часов за день и код "РС" ("02"). А в строках, предназначенных для отражения количества дней, когда работница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, следует проставлять код "ВП" ("16") за все календарные дни пребывания в таком отпуске, а данные о количестве часов за такие дни не указывать.

Работника мобилизовали: что в Табеле?

Для отражения периода мобилизации отдельной кодировки типовой формой Табеля не предусмотрено.

Однако отражать такой период в Табеле необходимо с помощью отметки "Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т. д.)", буквенный код - "ІН", цифровой код - "22".

Это подчеркнуло Минсоцполитики в письме от 05.06.2015 № 225/06/186-15.

Дополним, что такой же отметкой можно также обозначить время (дни/часы) направления работника на курсы повышения квалификации или краткосрочные семинары, в частности тренинги. На это указывает Минтруда в письме от 22.06.2010 № 6551/0/14-10/13.