Прежде всего сделаем акцент на том, что в этой статье рассматриваем порядок исчисления среднедневной зарплаты для определения суммы отпускной компенсации.
Что касается расчета среднедневной зарплаты для определения суммы отпускных, то он теперь изменениям не подвергся. Если ваши работники идут в отпуска и им нужно рассчитать сумму отпускных, то вам пригодится статья «Оплата отпусков» // «Налоги & бухучет», 2023, № 44.
Однако если работнику нужно выплатить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска, присоединяйтесь к разговору!
Когда выплачиваем компенсацию?
В вопросах выплаты компенсации за неиспользованные дни отпусков главенствуют ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. Рассмотрим, в каких случаях и какие отпуска подлежат компенсации.
Отпускная компенсация выплачивается работодателем в случае:
1) увольнения работника. Компенсации подлежат все неиспользованные работником дни:
— ежегодного отпуска (основного и дополнительного);
— социального дополнительного отпуска на детей (в случае наличия права на него).
Другие виды оплачиваемых отпусков обычные работодатели не компенсируют;
2) призыва/приема работника на военную службу, если такой работник выразил желание получить компенсацию. О таком желании работник должен сообщить работодателю в соответствующем заявлении. Это заявление следует подать не позже последнего дня месяца, в котором работник был освобожден от работы в связи с призывом/приемом на военную службу. Компенсацию можно получить за все не использованы им дни:
— ежегодного отпуска;
— социального дополнительного отпуска на детей (в случае наличия права на него);
3) использования работником не меньше чем 24 календарных дней ежегодного отпуска за соответствующий рабочий год и выявленного желания получить компенсацию за остальные неиспользованные дни отпуска за такой рабочий год. То есть если у работника общая продолжительность ежегодного (основного и дополнительного) отпуска за рабочий год превышает 24 календарных дня, то отгуляв обязательные 24 календарных дня, он имеет право на получение денежной компенсации за остальные дни такого отпуска (см. письмо Минэкономики от 03.05.2023 № 4706-05/20086-09). Как вы уже поняли, в этом случае компенсировать деньгами можно лишь часть ежегодного отпуска за отработанный рабочий год.
Внимание! Что касается последних двух случаев выплаты компенсации (пункты 2 и 3), то заметьте, что получить денежную компенсацию без увольнения могут только работники старше 18 лет.
Со случаями, при наступлении которых возможна выплата отпускной компенсации, определились. Дальше подсчитываем количество дней отпуска, которые подлежат компенсации.
Дни отпуска, которые компенсируем
Сегодня кадровику нужно определить:
1) общее количество календарных дней, которые подлежат компенсации;
2) количество календарных дней отпуска, на которые работник приобрел право до 31.12.2023.
Это поможет бухгалтеру правильно определить сумму компенсации с учетом нововведений, которые заработали с 12.09.2023. Соответственно и
в приказе об увольнении (выплате компенсации) рекомендуем указывать общее количество календарных дней отпуска, которые подлежат компенсации, и в том числе тех, право на которые приобретено до 31.12.2023
Если компенсируете ежегодный основной отпуск, то для расчета количества календарных дней, которые подлежат компенсации, рекомендуем воспользоваться механизмом, предложенным Минсоцполитики в письме от 28.10.2016 № 616/13/116-16. Формулу для расчета, порядок и пример расчета вы найдете в статье «Рассчитываем дни компенсации ежегодного отпуска за «военный» год» // «Налоги & бухучет», 2022, № 51.
После того, как количество дней определили, исчисляем среднедневную зарплату.
Исчисление средней зарплаты
При расчете отпускной компенсации руководствуемся Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 № 100 (далее — Порядок № 100).
По общему правилу исчисления средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты компенсации (абзац первый п. 2 Порядка № 100).
В то же время
исчисление компенсации за неиспользованные отпуска, на которые работник приобрел право до 31.12.2023, проводится исходя из выплат, начисленных в 2023 году
Это требование абзаца второго п. 2 Порядка № 100.
То есть имеем два разных подхода в определении расчетного периода в зависимости от того, когда работник приобрел право на дни отпуска, которые компенсируются, — до 31.12.2023 или после этой даты.
Соответственно если работнику нужно компенсировать дни отпуска, приобретенные до 31.12.2023 и после, то начиная с февраля 2024 года будем иметь два расчетных периода, два «набора» дней и выплат, которые участвуют в расчете средней зарплаты, и две средних зарплаты. Да и сама компенсация будет состоять из двух частей: за отпуска, право на которые приобретено до 31.12.2023 и после этой даты (см. разъяснение Минэкономики от 01.02.2024).
При этом формулы для исчисления каждой части компенсации остались неизменными. С учетом реалий нынешнего времени (отсутствие праздничных и нерабочих дней в расчетных периодах), среднедневную зарплату (ЗПср) в общем случае находим так:
ЗПср = ЗП : (К - В),
где ЗП — сумма зарплаты и других выплат за расчетный период, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
В — время в расчетном периоде, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.
Если в расчетном периоде отсутствует зарплата или у работника отсутствует расчетный период, то расчет средней зарплаты проводим из оклада/тарифной ставки, установленных на время расчета (в частности, на дату увольнения). Если же оклад ниже минзарплаты (далее — МЗП), установленной на время расчета, то расчет проводим из МЗП. Это справедливо и для ситуации, при которой расчет проводится за месяцы 2023 года (см. письмо Минэкономики от 03.01.2024 № 4707-05/572-09 и разъяснение от 01.02.2024). То есть
если среднюю зарплату исчисляем из оклада/ставки (МЗП), то их размер берем на время расчета, даже если расчетный период составили месяцы 2023 года
Также учитываем занятость работника.
Формула для расчета среднедневной зарплаты (ЗПср) в этом случае будет иметь следующий вид:
ЗПср = ОМЗП х З х 12 : К,
где ОМЗП — оклад работника, а если он меньше МЗП, то МЗП на время расчета;
З — занятость работника. Если у работника полная занятость, то З = 1. Если же он работает на условиях неполного рабочего времени, то З = часть штатной единицы, которую занимает работник (0,25, 0,5, 0,75 и т. п.);
12 — количество месяцев условного расчетного периода.
Перейдем к определению расчетных периодов.
Определяем расчетные периоды
Право на отпуска приобретено до 31.12.2023. Используем спецнорму. Если работник находился в трудовых отношениях в течение всего 2023 года, то расчетный период — это январь — декабрь 2023 года.
В случае когда работник находился в трудовых отношениях не весь 2023 год, расчетный период составят полные календарные месяцы 2023 года в трудовые отношения
Если работник был принят на работу в декабре 2023 года, однако не с первого рабочего дня этого месяца (нет ни одного полного месяца в трудовых отношениях в 2023 году), то определяем условный расчетный период. Его составят 12 месяцев 2023 года — январь — декабрь. А сам расчет средней проводим из оклада (МЗП) на время расчета (см. формулу выше).
Право на отпуска приобретено с 01.01.2024. В общем случае расчетный период составят 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения (издания приказа о выплате компенсации, если компенсация выплачивается без увольнения).
Если работник проработал меньше года, то расчетный период — это фактическое количество полных месяцев в трудовых отношениях (с 1-го до 1-го числа), которые предшествуют месяцу увольнения (издания приказа о выплате компенсации).
При определении расчетного периода в обоих случаях учитывайте правило первого рабочего дня. Если работник принят на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитывается в расчетный период как полный месяц (абзац третий п. 2 Порядка № 100).
Закрепим сказанное на примерах.
Пример 1. Работник, который работает на предприятии с 2019 года, был освобожден от работы с 5 февраля 2024 года в связи с мобилизацией. В феврале он подал заявление с просьбой выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного отпуска. В соответствии с приказом о выплате компенсации общее количество календарных дней ежегодного отпуска, которое подлежит компенсации, — 14 к. дн., в том числе 12 к. дн., на которые работник приобрел право до 31.12.2023.
Определяем два расчетных периода.
Один — для исчисления компенсации за 12 к. дн. отпуска, на которые работник приобрел право до 31.12.2023, это — январь — декабрь 2023 года (месяцы 2023 года).
Второй — для исчисления компенсации за 2 к. дн. отпуска (14 к. дн. - 12 к. дн.), заработанные в 2024 году, это — февраль 2023 года — январь 2024 года (12 месяцев, предшествующих месяцу, на который пришлась мобилизация).
Пример 2. Работница, которая была принята на работу с 3 апреля 2023 года (первый рабочий день месяца), увольняется 27 февраля 2024 года. В соответствии с приказом об увольнении ей нужно выплатить компенсацию в целом за 22 к. дн. неиспользованного ежегодного отпуска, в том числе за 18 к. дн., на которые приобретено право до 31.12.2023. Также следует выплатить компенсацию за 10 к. дн. социального отпуска на детей за 2024 год.
Определяем два расчетных периода.
Один — для исчисления компенсации за 18 дней ежегодного отпуска, заработанных до 31.12.2023 года, это — апрель — декабрь 2023 года (полные месяцы 2023 года в трудовых отношениях). Обратите внимание, что апрель включаем в расчетный период, поскольку 3 апреля (день приема на работу) является первым рабочим днем этого месяца.
Второй — для расчета компенсации за 4 к. дн. ежегодного отпуска (22 к. дн. - 18 к. дн.) и 10 дней социального отпуска на детей, право на которые было приобретено с 01.01.2024. Этот расчетный период составят апрель 2023 года — январь 2024 года (полные месяцы, предшествующие месяцу увольнения).
Пример 3. Работник, который был принят на работу с 4 декабря 2023 года, увольняется 28 февраля 2024 года. В соответствии с приказом об увольнении общее количество календарных дней ежегодного отпуска, которые подлежат компенсации, — 6 к. дн., в том числе 2 к. дн., право на которые приобретено до 31.12.2023.
Определяем два расчетных периода.
Один — для исчисления компенсации за 2 к. дн. отпуска, на которые работник приобрел право до 31.12.2023, это — январь — декабрь 2023 года. Такой расчетный период является условным, поскольку у работника нет ни одного полного месяца в трудовых отношениях в 2023 году.
Второй — для исчисления компенсации за 4 к. дн. отпуска (6 к. дн. - 2 к. дн.), заработанные в 2024 году, это — январь 2024 года (единственный полный календарный месяц в трудовых отношениях, предшествующий месяцу увольнения).
После того, как определили расчетные периоды, отдельно в каждом из них подсчитываем количество календарных дней и определяем выплаты, которые будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты.
Дни и выплаты в расчетном периоде
Внимание! Работаем с каждым расчетным периодом отдельно!
Дни в расчете. Здесь все стандартно. Из общего количества календарных дней в расчетном периоде вычитаем (абзац седьмой п. 2 Порядка № 100):
1) время, в течение которого работник согласно закону не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (время отпуска без сохранения зарплаты, приостановки действия трудового договора, военной службы, за которое не сохранялась средняя зарплата; время простоя, оплаченного частично, а именно в размере меньшем, чем средний заработок, неоплачиваемых больничных и т. п.);
2) время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.
Полученное количество дней дальше будет участвовать в исчислении средней.
Выплаты в расчете. Для обоих расчетных периодов действуют общие правила включения выплат в расчет (см. письмо Минэкономики от 17.09.2023 № 4707-05/49717-09). Поэтому:
— суммы начисленной зарплаты, кроме премий и других поощрительных выплат по итогам работы за определенный период, а также больничные и пособие по беременности и родам учитываем в том месяце, за который они начислены;
— премии и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период учитываем в заработок периода, отвечающего количеству месяцев, за которые они начислены, начиная с месяца, в котором они начислены.
Подробно о исчислении суммы выплат в расчетном периоде см. статью «Оплата отпусков» // «Налоги & бухучет», 2023, № 44 (ср. 025135600).
Числовые примеры
Пример 4. Работник, который был принят на работу с 1 ноября 2023 года, увольняется 27 февраля 2024 года. В соответствии с приказом об увольнении, общее количество календарных дней ежегодного отпуска, которое подлежит компенсации, — 8 к. дн., в том числе 4 к. дн., право на которые приобретено до 31.12.2023.
Общая сумма зарплаты, начисленной за месяцы 2023 года, составила 40000 грн. Зарплата работника за январь 2024 года — 20000 грн. Указанные месяцы отработаны полностью.
1. Расчет среднедневной зарплаты и суммы компенсации за 4 дня ежегодного отпуска, накопленных до 31.12.2023.
Расчетный период — ноябрь и декабрь 2023 года.
Количество календарных дней в нем — 61.
Среднедневная зарплата:
40000 грн : 61 к. дн. = 655,74 грн/к. дн.
Сумма компенсации за дни отпуска, накопленные до 31.12.2023:
655,74 грн/к. дн. х 4 к. дн. = 2622,96 грн.
2. Расчет среднедневной зарплаты и суммы компенсации за 4 дня ежегодного отпуска, заработанных после 01.01.2024.
Расчетный период — ноябрь 2023 года — январь 2024 года.
Количество календарных дней в нем — 92.
Среднедневная зарплата:
(40000 грн + 20000 грн) : 92 к. дн. = 652,17 грн/к. дн.
Сумма компенсации за дни отпуска, накопленные с 01.01.2024:
652,17 грн/к. дн. х 4 к. дн. = 2608,68 грн.
3. Исчисление общей суммы компенсации: 2622,96 грн + 2608,68 грн = 5231,64 грн.
Пример 5. Работник работает на предприятии с 2022 года, занимает 0,5 штатной единицы. В течение всего 2023 года он не работал в связи с приостановкой действия трудового договора. Его оклад в 2023 году составлял 14000 грн.
Январь 2024 года отработан полностью. Весь февраль работник находился в отпуске без сохранения зарплаты. 4 марта работник увольняется. При увольнении ему следует выплатить компенсацию за 20 неиспользованных дней ежегодного отпуска, в том числе за 18 дней ежегодного отпуска, которые накоплены до 31.12.2023. Оклад работника с 01.01.2024 — 16000 грн. Зарплата за январь с учетом занятости составила 8000 грн.
1. Расчет среднедневной зарплаты и суммы компенсации за 18 дней ежегодного отпуска, накопленных до 31.12.2023.
Расчетный период — январь — декабрь 2023 года. На весь этот период приходится время приостановки действия трудового договора, которое подлежит исключению из общего количества дней в расчетном периоде. Это приведет к тому, что в расчетном периоде не будет не только выплат, но еще и дней.
В таком случае определяем условный расчетный период. Его составят те же январь — декабрь 2023 года, то есть 12 полных месяцев 2023 года в трудовых отношениях.
Количество календарных дней в расчетном периоде — 365.
Расчет проводим из оклада (16000 грн), поскольку его размер выше МЗП (7100 грн). Обратите внимание, и оклад, и МЗП берем на дату увольнения. То, каким был оклад работника в 2023 году, — не важно.
Среднедневная зарплата равна:
16000 грн х 0,5 шт. ед. х 12 мес. : 365 к. дн. = 263,01 грн/к. дн.
Сумма компенсации за дни отпуска, накопленные до 31.12.2023, составит:
263,01 грн/к. дн. х 18 к. дн. = 4734,18 грн.
2. Расчет среднедневной зарплаты и суммы компенсации за 2 дня ежегодного отпуска, заработанных после 01.01.2024.
Расчетный период — март 2023 года — февраль 2024 года. Из общего количества дней в расчетном периоде (366 к. дн.) вычитаем дни приостановки действия трудового договора (март — декабрь 2023 года, 306 дней) и дни отпуска без сохранения зарплаты (февраль 2024 года, 29 дней).
Количество дней в расчетном периоде: 366 к. дн. - 306 к. дн. - 29 к. дн. = 31 к. дн.
Среднедневная зарплата: 8000 грн : 31 к. дн. = 258,06 грн/к. дн.
Сумма компенсации за 2 дня ежегодного отпуска, заработанных после 01.01.2024, составляет:
258,06 грн/к. дн. х 2 к. дн. = 516,12 грн.
3. Исчисление общей суммы компенсации за 20 дней неиспользованного отпуска.
Сумма отпускной компенсации, которая причитается при увольнении работнику в марте:
4734,18 грн + 516,12 грн = 5250,30 грн.
Выводы
- Для исчисления компенсации за дни отпуска, право на которые было приобретено до 31.12.2023 и после этой даты, определяют разные расчетные периоде и, соответственно, разные среднедневные зарплаты.
- Расчетный период для исчисления компенсации за дни отпуска, накопленные до 31.12.2023, — это полные месяцы в трудовых отношениях в 2023 году, а за дни отпуска, накопленные с 01.01.2024, — в общем случае 12 месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации.
- Если среднедневную зарплату исчисляем исходя из оклада/ставки или МЗП, то их размер берем на время расчета, в частности, на дату увольнения.
