Рассчитываем сумму отпускных. Шпаргалка для бухгалтера

Работник идет в ежегодный отпуск. Как исчислить сумму отпускных? Ответ на этот вопрос следует искать в Порядке № 100*. Не хотите тратить свое время на его штудирование, а желаете кратко, понятно и на примерах? Тогда эта статья — именно то, что вам надо. Присоединяйтесь к разговору об исчислении суммы отпускных.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

В данной статье рассмотрим механизм исчисления суммы оплаты за период ежегодного отпуска. Будем руководствоваться Порядком № 100, а также принимать во внимание разъяснения Минэкономики. Зачем знать мнение этого ведомства? Дело в том, что именно Минэкономики КМУ дал право разъяснять вопросы исчисления средней зарплаты по Порядку № 100 (см. п. 2 постановления КМУ от 08.02.95 № 100).

Что касается исчисления суммы компенсации за неиспользованные дни отпуска, то о ее расчете вы могли прочитать в статье «Компенсация отпуска: пришло время двух расчетных периодов» // «Налоги & бухучет», 2024, № 16. Также эту тему поднимем в одном из ближайших номеров нашего журнала. А теперь оставим ее за бортом, сосредоточившись именно на исчислении суммы отпускных за период отпуска.

Расчет в формулах

Расчет отпускных (О) можно представить в виде формулы:

О = Д x ЗПср,

где Д — количество календарных дней отпуска;

ЗПср — среднедневная зарплата.

В свою очередь, среднедневную зарплату в общем случае находим так:

ЗПср = ЗП : (К - Пр - В),

где ЗП — сумма зарплаты и других выплат за расчетный период, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты;

К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;

Пр — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые пришлись на расчетный период (при наличии);

В — время в расчетном периоде, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.

Если же у работника в расчетном периоде отсутствует зарплата или отсутствует расчетный период, то расчет средней зарплаты проводят из оклада (тарифной ставки) работника, действующего в месяце, на который пришлось начало отпуска (начало перенесенного/продленного отпуска).

Однако если такой оклад (ставка) ниже минзарплаты (далее — МЗП), расчет проводим из МЗП. Также учитываем занятость работника. Формула для расчета среднедневной зарплаты в таком случае будет иметь следующий вид:

ЗПср = ОМЗП х З х 12 : (К - Пр),

где ОМЗП — оклад работника, а если он меньше МЗП, то МЗП;

З — занятость работника. Если у работника полная занятость, то З = 1. Если же он работает на условиях неполного рабочего времени, то З = части штатной единицы, которую занимает работник (0,25, 0,5, 0,75 и т. п.);

12 — количество месяцев условного расчетного периода.

Учимся исчислять среднедневную зарплату. А начнем с определения расчетного периода, за который исчисляют среднюю отпускную зарплату.

Расчетный период

Правильно определить расчетный период для исчисления суммы отпускных вам поможет информация, приведенная в табл. 1.

Таблица 1. Правила определения расчетного периода

После того, как определили расчетный период для исчисления отпускной среднедневной зарплаты, исчисляем количество календарных дней и сумму выплат в нем, которые будут участвовать в расчете.

Дни в расчете средней

Среднедневную отпускную зарплату исчисляем в расчете на 1 календарный день. Однако в расчет попадают не все календарные дни, которые приходятся на расчетный период, исключение — дни, которые перечислены в табл. 2.

Таблица 2. Дни (периоды), которые не учитываем в общее количество дней в расчетном периоде при расчете средней зарплаты

Пример 5. Работница, которая принята по совместительству, идет в ежегодный отпуск с 01.05.2024. В расчетном периоде (май 2023 года — апрель 2024 года, 366 к. дн.) она:

— с 02.10.2023 по 30.12.2023 (90 к. дн.) находилась в отпуске без сохранения зарплаты за свой счет, предоставленном ей как внутренне перемещенному лицу, на основании ч. 4 ст. 12 Закона № 2136;

— с 05.02.2024 по 19.02.2024 находилась на больничном. По такому больничному была начислена только оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности. Остальные дни болезни (10 к. дн.) работодателем по совместительству оплачены не были.

Остальное время отработано полностью.

Количество календарных дней в расчетном периоде, который будет участвовать в расчете среднедневной зарплаты:

366 - 90 - 10 = 266 (к. дн.).

Выплаты в расчете средней

Выплаты. При расчете среднедневной зарплаты учитываем:

1) все выплаты, которые входят в состав заработной платы, за исключением тех, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100 и собраны нами в табл. 3 ниже;

2) больничные и пособие по беременности и родам (см. письмо Минэкономики от 06.01.2021 № 4709-06/524-07).

Обратите внимание: если в расчетном периоде есть время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним заработок сохранялся частично (например, время простоя, оплаченное в размере 2/3 оклада; время военной службы, за которое работодатель добровольно начислял оплату в размере меньше средней зарплаты), то и такое время, и его оплату исключаем из расчета.

Таблица 3. Выплаты, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100 и не учитываются при расчете отпускных

Порядок включения выплат. По общему правилу, суммы начисленной зарплаты, больничные и пособие по беременности и родам учитываем в том месяце, ЗА который они начислены. То есть

не имеет значения, в каком месяце начислена зарплатна/нетрудоспособная выплата. Ее следует отнести к тому месяцу, за который она начислена

Это справедливо и для ситуации, когда такие выплаты доначисляете/сторнируете. Их обязательно относите к тому периоду, за который они были осуществлены.

Исключение из этого правила — премии (в том числе за месяц) и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период, например, вознаграждение по итогам работы за год (далее — премии). Их учитываем (1) в заработок периода, отвечающий количеству месяцев, за которые они начислены, (2) начиная с месяца, в котором они начислены.

То есть если это:

— ежемесячная премия, то ее учитываем в заработок 1 месяца, а именно того, в котором она начислена. Например, премию за апрель, начисленную в апреле, учитываем в заработок апреля (месяца начисления). Премию за апрель, начисленную в мае, учитываем в заработок мая;

— премия, начисленная за квартал, то ее учитываем в заработок периода, который равен 3 месяцам, начиная с месяца ее начисления (месяц начисления + следующие 2 месяца);

— вознаграждение за год, то ее учитываем в заработок периода, который равен 12 месяцам, начиная с месяца ее начисления (месяц начисления + следующие 11 месяцев).

При таком распределении не имеет значения, попал месяц начисления премии в расчетный период или нет.

Премия (ее часть) будет участвовать в расчете средней, если в расчетный период входят месяцы, на которые она распределяется

Как определить сумму премии, которая будет участвовать в расчете средней в составе зарплаты соответствующего месяца? Нужно общую сумму премии разделить на количество отработанных рабочих дней периода, за который она начислена, и умножить на количество отработанных рабочих дней соответствующего месяца, который приходится на расчетный период. И так по каждому месяцу, который вошел в расчетный период и на который распределяется премия.

Кроме того, если период, за который начислена премия, отработан частично, во время исчисления средней учитываем сумму в размере не больше фактически начисленной суммы премии.

Подробно о включении месячных, квартальных и годовых премий в расчет отпускных читайте в следующих статьях этого тематического номера («Налоги & бухучет», 2024, № 33). Здесь же рассмотрим порядок включения зарплаты (кроме премий) в расчет средней зарплаты.

Пример 6. Работник идет в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 01.05.2024. В расчетном периоде (май 2023 года — апрель 2024 года, 366 к. дн.) он с 1 по 24 мая 2023 года находился в ежегодном отпуске, однако отпускные за его время (15600 грн) были начислены в апреле 2023 года (то есть за пределами расчетного периода). Сумма зарплаты за фактически отработанное время в расчетном периоде — 258000 грн. Кроме того, в мае 2023 года ему была предоставлена материальная помощь на оздоровление в сумме 23000 грн, а в марте 2024 года — премия к юбилею в размере 8000 грн. Других начислений не было.

При расчете отпускной среднедневной зарплаты не учитываем в общую сумму зарплаты в расчетном периоде:

— материальную помощь независимо от того, налогооблагаемая она или нет (см. п. 2 табл. 4 выше, а также письмо Минтруда от 13.12.2005 № 694/13/84-05).

— премию к юбилею (см. п. 10 табл. 4 выше).

Что касается суммы отпускных за май, которые начислены в апреле 2023 года, то их относим к месяцу, за который они начислены. В итоге эти отпускные будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты.

Среднедневная зарплата будет представлять:

(258000 + 15600) : 366 = 747,54 (грн/к. дн.).

Сумма отпускных равна:

747,54 х 24 = 17940,96 (грн).

Внимание!

Если в расчетном периоде отсутствует заработок, то расчет среднедневной зарплаты проводим исходя из оклада работника или МЗП, если оклад ниже МЗП

О таком расчете подробно говорим в статье «Расчет отпускных: если нет зарплаты» // «Налоги & бухучет», 2024, № 33. Конечно, без примеров не обойдемся.

ВЫВОДЫ

• В общем случае отпускную среднедневную зарплату исчисляем за расчетный период, который составляют 12 календарных месяцев работы у работодателя, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска.
• При определении количества календарных дней, которые будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты, не учитываем (1) праздничные и нерабочие дни, которые были такими в период действия ст. 73 КЗоТ, (2) время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также (3) время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.
• При расчете среднедневной зарплаты суммы начисленной зарплаты учитываем в тех месяцах, за которые они начислены. Исключение — премии. Их учитываем в заработок периода, отвечающий количеству месяцев, за которые они начислены, начиная с месяца, в котором они начислены.