Уполномоченное лицо идет в отпуск: как подготовиться?

Может ли уполномоченное лицо работать во время отпуска?

Формально, закупочное законодательство, и в первую очередь Закон № 922*, не запрещает уполномоченному лицу (далее — УЛ) работать в электронной системе закупок (далее — ЭСЗ) во время отпуска. Однако подобные действия УЛ могут быть квалифицированы как нарушение трудового законодательства и могут нести определенные риски для учреждения-заказчика.

* Закон Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 № 922-VIII.

Объясним, на чем основываются такие выводы и как поступить, если без присутствия УЛ, действительно, не обойтись.

Напомним: УЛ — это служебное (должностное) или другое лицо, которое является работником заказчика и определено ответственным за организацию и проведение процедур закупки / упрощенных закупок на основании собственного распорядительного решения заказчика или трудового договора (контракта).

Очевидно, назначенное УЛ должно быть работником заказчика. Это значит, что на него распространяются нормы трудового законодательства, в частности и право на отпуск. Так, условия, продолжительность и порядок предоставления отпусков работникам, в т. ч. и уполномоченным лицам, должны отвечать нормам КЗоТ* и Закона № 504**.

* Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 № 322-VIII.

** Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Поэтому если УЛ будет работать во время своего отпуска, имеем факт нарушения трудового законодательства.

Но как быть, если именно во время отпуска УЛ возникла крайняя необходимость, например, внести изменения в тендерную документацию или же предоставить ответ участникам закупки?

Конечно, лучше всего — подготовиться к временному отсутствию уполномоченного лица заранее. Как это сделать правильно, объясним немного позже. Если по определенным причинам не удалось устроить все закупочные дела к началу отпуска УЛ, тогда есть еще один — запасной вариант. Сразу отметим, что он полностью законен, но прибегать к нему советуем только в крайнем случае.

Следовательно заказчик может отзывать УЛ из отпуска на соответствующий срок (полностью или частично). Конечно, чтобы воспользоваться таким правом, заказчик должен должным образом оформить отзыв работника с соблюдением всех требований трудового законодательства.

Может ли уполномоченное лицо передать свою КЭП на период отпуска?

Нет, уполномоченное лицо не имеет права никому передавать свою квалифицированную электронную подпись (далее — КЭП).

КЭП — это личная электронная подпись уполномоченного лица и ее использование четко урегулировано Законом № 2155*.

* Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 № 2155-VIII.

В частности, указанным Законом предусмотрено, что:

— КЭП приравнивается к собственноручной подписи;

— КЭП привязана к конкретному лицу.

Таким образом, передача КЭП уполномоченным лицом третьим лицам — запрещена.

Подготовка к отпуску уполномоченного лица

Поэтому чтобы избежать проблем во время отпуска УЛ, к этому следует подготовиться заблаговременно. Объясним, какими должны быть подготовительные действия.

Во-первых, на период отсутствия УЛ следует определить другое УЛ. Назначенный работник временно будет исполнять обязанности временно отсутствующего УЛ.

Возложить выполнение обязанностей УЛ на период его отсутствия возможно на другого работника из числа штатных работников учреждения. Для этого руководитель учреждения должен издать соответствующий распорядительный документ (приказ).

Заметьте: в этом распорядительном документе необходимо указать конкретный период, на который назначено такое «временное» УЛ. Конечно, такой документ стоит оформлять тогда, когда точно известен период отсутствия «постоянного» УЛ.

Выполнять обязанности «временное» УЛ начнет со дня отсутствия «постоянного» УЛ и прекратит в день выхода на работу работника, обязанности которого оно выполняло.

Во-вторых, механизм замещения такого лица на период его временного отсутствия стоит прописать во внутреннем положении об УЛ. В частности, следует прямо предусмотреть возложение обязанностей на другое лицо в случае отсутствия УЛ в виду отпуска. Это гарантирует рациональное распределение обязанностей и непрерывность проведения закупочных процедур в учреждении.

В-третьих, следует заранее обеспечить технический доступ временно назначенному УЛ к ЭСЗ, если в этом есть необходимость.

Именно этим ключом оно будет подписывать соответствующую информацию в ЭСЗ. Но главное — такое «временное» лицо должно не только получить КЭП, но и пройти обязательное тестирование.

Всегда ли это нужно? Без этого не обойтись, если во время отсутствия «постоянного» УЛ «временному» лицу придется, например, обнародовать документы в ЭСЗ. Если же потребности в размещении информации в системе нет, тогда этот шаг по обеспечению доступа к ЭСЗ можно смело пропускать. То есть выполнять указанные требования не обязательно.

Вполне понятно, что предусмотреть все обстоятельства заранее не всегда возможно. Поэтому советуем подготовить такое «временное» лицо заранее и по полной.

Кроме того, не помешает оповестить работников учреждения, руководителей структурных подразделений, а также при необходимости и своих контрагентов о том, что обязанности УЛ временно будет выполнять другой работник. Таким образом вы избежите задержек во время согласования и подписания необходимых документов.