Закрытие закупочного договора, заключенного на 2025 год: как сделать правильно?

Проверяем договоры, заключенные в 2025 году

Конец года традиционно является напряженным периодом для заказчиков. Поскольку именно сейчас следует тщательным образом проверить и упорядочить все закупочные документы.

Так, одна из задач — провести анализ договоров, заключенных в 2025 году, и убедиться, что все обязательства выполнены сторонами должным образом. Зачем это делать? Чтобы впоследствии отчитаться о выполненных договорах.

В частности, в ситуации читателя стороны выполнили обязательство по договору в полном объеме. Однако у заказчика осталась неиспользованная часть средств. Такое могло возникнуть, например, в связи с уменьшением фактической потребности в соответствующих товарах (продуктах питания).

Следовательно, заказчик должен проверить фактический объем поставленных товаров (продуктов питания) и остаток средств, не использованных по договору. Собственно, он должен убедиться, что действительно было поставлено меньше товара, чем предусмотрено договором. В то же время стоит выяснить, что стало причиной уменьшения потребности в продуктах питания.

Далее поясним, как правильно «закрыть» такой договор с учетом требований закупочного и бюджетного законодательства.

Выполняем нормы закупочного законодательства

В такой ситуации заказчику следует связаться с поставщиком и согласовать дальнейший порядок действий.

Для правильного завершения договора заказчику достаточно придерживаться предписаний закупочного законодательства, в частности постановления № 1178*.

* Особенности осуществления публичных закупок товаров, работ и услуг для заказчиков, предусмотренных Законом Украины «О публичных закупках», на период действия правового режима военного положения в Украине и в течение 90 дней со дня его прекращения или отмены, утвержденные постановлением КМУ от 12.10.2022 № 1178.

Следовательно, заказчик должен:

— во-первых, оформить решение (протокол) о внесении изменений к договору. Основание для уменьшения объемов закупки, приводящих к уменьшению общей стоимости договора, предусмотрено п.п. 1 п. 19 постановления № 1178;

— во-вторых, подготовить и послать поставщику дополнительное соглашение к договору, на основании которого уменьшается количество товара (продуктов питания) и общая сумма договора;

— в-третьих, обнародовать в электронной системе закупок (далее — ЭСЗ) уведомление о внесении изменений к договору о закупке и/или о ценах на материальные ресурсы, а также непосредственно изменения к договору (то есть дополнительное соглашение). Срок для обнародования таких документов — три рабочих дня со дня внесения изменений;

— в-четвертых, обнародовать в ЭСЗ отчет о выполнении договора о закупке. Такая обязанность возникает в случае наступления одного из трех событий: окончания срока действия договора о закупке, выполнения сторонами такого договора или его расторжения. Для выполнения этой задачи отведено 20 рабочих дней со дня наступления такого события.

Выполняем нормы бюджетного законодательства

После этого заказчик должен уменьшить обязательство по ранее заключенному договору о закупке. Для этого следует придерживаться предписаний п. 2.9 Порядка № 309*.

* Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 № 309.

Так, в случае изменения условий бюджетных обязательств распорядитель должен подать Казначейству:

— Реестр бюджетных обязательств, указав отрицательную сумму изменений бюджетных обязательств по договору. То есть следует проставить сумму, указанную в заключенном дополнительном соглашении, со знаком «минус»;

— дополнительное соглашение, которое подтверждает уменьшение бюджетных обязательств по закупочному договору.