Переходящие отпускные: теоретическая шпаргалка

Когда выплачивать?

Предписаниями ч. 5 ст. 115 КЗоТ и ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках* предусмотрено, что отпускные за все время отпуска работнику нужно выплатить до начала отпуска, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Из этого вытекает следующее:

1. Отпускные нужно выплатить в любой день до дня начала отпуска. То есть можно и за неделю, и за три дня, и за день до начала отпуска. Конкретный день выплаты перед отпуском законодательство не определяет.

2. Работодатель может установить свои сроки выплаты отпускных. Следовательно, если колдоговором предусмотрена выплата, например, «за три дня до начала отпуска» (как это было достаточно долгое время зафиксировано законодательно), то вопросов не возникает.

А вот можно ли установить выплату отпускных позднее дня начала отпуска? Например, «в срок ближайшей выплаты зарплаты после начала отпуска». Прямого запрета законодательство не содержит. Но мы не советуем так делать.

Ведь условия договоров о труде, которые ухудшают положение работников по сравнению с законодательством Украины о труде, являются недействительными (ст. 9 КЗоТ). А выплата отпускных после начала отпуска является отсрочкой причитающихся работнику выплат на более поздний срок. И это можно считать прямым ухудшением положения работников по сравнению с условиями выплаты их в гарантированный законодательством срок или раньше.

Это подтверждают специалисты Минэкономики в разъяснении на своем сайте. И с ними соглашаются специалисты Гоструда. А они могут оштрафовать за такие нарушения. Поэтому безопаснее для работодателей устанавливать срок выплаты отпускных до начала отпуска.

Подробнее об этом читайте в статье «Выплата отпускных после начала отпуска» // «Оплата труда», 2023, № 15.

Как начислить в бухучете?

В бухучете переходящие отпускные, в отличие от их фактической выплаты, можно начислить одним из следующих способов:

1) всю сумму в том месяце, в котором их выплачивают;

2) частями — отдельно за каждый месяц, на который приходятся календарные дни отпуска.

Любой из этих вариантов возможен. И работодатель сам выбирает по своему усмотрению.

При этом следует помнить: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяют пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце (п.п. 1.6.1 Инструкции № 5*).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5.

Как посчитать?

Общие правила. При расчете суммы отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск руководствуемся Порядком № 100*.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

Отпускную среднюю считаем исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. Если работник отработал менее года, то расчет проводим исходя из выплат за фактически отработанные полные месяцы, предшествующие месяцу предоставления отпуска. Когда расчетный период отсутствует или в нем нет выплат, расчет проводим исходя из должностного оклада, а если оклад меньше минималки — исходя из размера МЗП.

Для исчисления отпускной компенсации за дни отпуска, заработанные до 31.12.2023, существует особый алгоритм. Следует брать выплаты, начисленные в 2023 году. Но отпускных это не касается. То есть когда работник именно идет отдыхать в отпуск, а не забирает его деньгами, действуем по старым привычным правилам.

И они едины как для отпускных, приходящихся на один месяц, так и для переходящих отпускных. При этом не имеет значения, по какому варианту они начислены в бухучете (см. раздел «Как начислить в бухучете?»). Ведь расчетный период для исчисления отпускных определяется в соответствии с датой начала отпуска согласно приказу.

Вид отпусков. Обратите внимание на вид (подвид) отпуска! От этого зависит, сколько средних зарплат будем считать.

При исчислении отпускных для переходящего отпуска одного вида (подвида) считаем одну среднюю зарплату с ориентиром на дату начала отпуска

Возможные варианты.

Вариант 1. Работнику предоставляют ежегодный основной отпуск за два рабочих года. Это дни отпуска одного вида (подвида). Предоставление подряд всех дней такого отпуска в приказе оформлено с одной даты. Тогда считаем одну среднюю зарплату для оплаты всего периода такого отпуска.

Вариант 2. Работнику предоставляют ежегодный основной отпуск и ежегодный дополнительный «за вредность». В приказе все дни отпусков предоставляют подряд. Но дни начала отпусков приходятся на разные месяцы: основной начинается в мае, а дополнительный — следом за ним в июне.

Это отпуска разных подвидов ежегодного отпуска. Поэтому расчетный период для каждого подвида ежегодного отпуска следует определять отдельно (см. письма Минсоцполитики от 26.10.2016 № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 № 1623/13/84-16).

Так же делаем и в случае, когда работнику предоставляется подряд ежегодный основной отпуск и отпуск на детей или же отпуск участникам боевых действий и т. п. Для каждого вида отпуска — свой расчетный период и своя средняя зарплата. То, что их предоставление оформлено одним приказом, не имеет значения.

Отпускные в расчете отпускных. Напомним правило учета предыдущих отпускных при расчете текущих отпускных. В фактический заработок включаются выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок, то есть за время предыдущего ежегодного отпуска. При этом независимо от варианта начисления отпускных в бухучете, в среднюю учитываем их в том месяце, за который они начислены, и в тех размерах, в которых они начислены.

Например, работник идет в отпуск в мае — июне 2024 года. Расчетный период составляет май-2023 — апрель-2024. В апреле 2023 года были начислены отпускные за прошлогодний переходящий отпуск, который пришелся на апрель — май 2023 года. Так вот, отпускные за апрель-2023 в расчет не берем, а за май-2023 учитываем.

Дотягивать ли до МЗП?

Сумму отпускных не включают в зарплату для обеспечения ее минимального уровня. Это следует из положений ст. 3¹ Закона об оплате труда* и подтверждено специалистами Минсоцполитики в письмах от 13.02.2017 № 322/0/101-17/282 и от 21.03.2017 № 791/0/101-17/282.

* Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР.

Аргумент: выполнение гарантии по МЗП привязано к отработанному времени (выполнению месячной (часовой) нормы труда). А отпускные относятся к выплатам за неотработанное время (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5) и не относятся к выполнению нормы труда.

То есть если за месяц начислена зарплата за отработанное время и отпускные, то для сравнения с МЗП отпускные не учитываем.

Выводы

• Отпускные, в том числе и переходящие, следует выплачивать до начала отпуска, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.
• В бухучете всю сумму переходящих отпускных можно начислить в месяце выплаты или частями — отдельно за каждый месяц, на который приходятся календарные дни отпуска.
• При исчислении отпускных для переходящего отпуска одного вида (подвида) считаем одну среднюю зарплату с ориентиром на дату начала отпуска.
• Переходящие отпускные за предыдущие отпуска в среднюю для текущих отпускных учитываем в том месяце, за который они начислены.
• Сумму отпускных не включают в зарплату для обеспечения ее минимального уровня.