Суточные при однодневной командировке: платить или нет?
Командировочные расходы: возможно ли?
Да, командировочные расходы в период действия военного положения разрешены.
Как известно, перечень расходов, которые можно проводить в условиях военного положения, ограничен. Разрешенные виды расходов определены Порядком № 590*.
Напомним: в первую очередь можно осуществлять расходы на национальную безопасность и оборону.
Тогда как подавляющее большинство разрешенных расходов проводится во вторую очередь. Круг таких расходов очерчен в п. 19 Порядка № 590.
Командировочные расходы работников бюджетных учреждений предусмотрены во вторую очередь как по общему, так и по специальному фонду. Поэтому проблем с осуществлением командировочных расходов работников (в т. ч. на оплату суточных) быть не должно.
Командировка на один день: что с суточными?
Отдельным видом командировочных расходов являются суточные расходы. Это расходы на питание и финансирование других собственных нужд работника, понесенные в связи с командировкой. Указанное предусмотрено п. 15 разд. І Инструкции № 59*.
За каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время в пути (вместе с вынужденными остановками), ему выплачиваются суточные. Таково предписание п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.
Суточные должны быть выплачены в пределах сумм, утвержденных постановлением № 98*. В частности, если речь идет о командировке в пределах Украины, то сумма суточных сейчас составляет 300 грн.
Выплата суточных расходов является гарантией работников, закрепленной в ст. 121 КЗоТ. Так, работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
Но нужно ли оплачивать суточные, если командировка длится только один день?
Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводят с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.
При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки.
Поэтому если речь идет об однодневной командировке, то оплачиваем суточные как за целые сутки.
На это обращал внимание и Минфин в письме от 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231 (ср. USER_SHOW_ID).
Также отметим: сумму суточных следует определять согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.
ВАЖНО!
При отсутствии приказа суточные расходы не оплачиваются
Это четко указано в п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.
Нет подтверждающих документов - нет суточных?
С 01.04.2023 нас ждут интересные новости об оплате и налогообложении командировочных расходов, а также о составлении командировочного отчета. Подробно о них вы можете прочитать в журнале "Налоги & бухучет", 2023, № 25.
В рамках рассмотрения этого вопроса остановимся именно на вопросе выплаты суточных.
Так, начиная с 1 апреля одного лишь приказа о командировке, как это было раньше, не достаточно, нужны еще и подтверждающие документы. Впрочем, необходимость таких документов для возмещения командировочных расходов не является новостью, они требовались и до введения упомянутых новаций.
К подтверждающим документам относят(п.п. "а" п.п. 170.9.1 НКУ):
- транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т. ч. электронные билеты);
- документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;
- страховые полисы;
- документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
- документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;
- другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.
В то же время не следует забывать, что НКУ регулирует отношения в сфере взимания налогов и сборов. И тот же п. 170.9 НКУ определяет именно вопрос обложения НДФЛ доходов в виде средств, полученных на служебную командировку.
Поэтому в вопросах определения сумм и состава командировочных расходов работников бюджетных учреждений следует руководствоваться прежде всего постановлением № 98 и Инструкцией № 59. А вот при налогообложении средств, выданных на командировку, главным ориентиром, конечно же, являются нормы НКУ.
Кстати, в налогообложении этих средств особых изменений для бюджетников нет. Сумма возмещенных работнику командировочных расходов, как и раньше, остается необлагаемым доходом работника.
Вернемся к суточным.
В случае, описанном в вопросе, ни одного из вышеперечисленных документов командированные работники предоставить не могут, поскольку не понесли в командировке никаких расходов. Можно ли в таком случае оплатить работникам необлагаемые суточные?
К сожалению, с 01.04.2023 нет. Это обусловлено предписанием того же п.п. "а" п.п. 170.9.1 НКУ. Так, фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке.
Если же в вашем случае нет абсолютно никакого документа, который бы подтвердил пребывание в командировке, то в целях необложения средств вполне можно воспользоваться и старым добрым командировочным удостоверением с отметкой принимающей стороны.
Также если речь идет о спортивных соревнованиях, можно, например, попросить у принимающей стороны протокол проведенных соревнований, где будет четко зафиксировано: в каком населенном пункте проводились соревнования, кто принимал участие в них, результаты соревнований и т. п.
В любом случае придется хорошенько поразмыслить, проявить креативность и придумать, каким именно документом подтвердить пребывание работников в командировке.
Вывод: при наличии приказа на командировку работодатель обязан оплатить суточные. А вот будет ли включаться сумма этих суточных в налогооблагаемый доход работника или нет, зависит от наличия/отсутствия документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью работодателя.
