«Трудовые» проверки и ответственность сквозь призму кадровых документов

Автор : редактор Наталья Вороная, эксперт по вопросам оплаты труда Наталья Белова, налоговый эксперт Наталья Чернышова и юрист Наталья Амброзяк.

 Правильно и своевременно оформлять документы, связанные с трудовой деятельностью наемных работников, всегда было крайне важно. А в последнее время их значимость возросла еще больше. Ведь отсутствие кадровой документации или ее неверное составление может обернуться для работодателя и его должностных лиц серьезными санкциями. Какие это санкции, кто и в каких случаях может их применить, вы узнаете из этого раздела. А начнем мы с порядка проведения «трудовых» проверок.

1.1. Проверки: коротко о главном

О «трудовых» проверках мы с вами говорили неоднократно*. Но все же кое-что напомним.

* См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 31, с. 17; № 40, с. 93; № 41, с. 20.

Нормативно-правовой базой являются КЗоТ, Закон № 877, Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР, Закон об охране труда, Порядок № 295, Порядок № 509.

Кто проверяет? На сегодняшний день полномочиями по проведению проверок в сфере труда обладают Гоструда, частично — органы местного самоуправления и органы ГФСУ. Однако

основным проверяющим и штрафующим органом является Гоструда

Как проверяют? Руководствоваться «трудовой» инспектор будет в первую очередь Порядком № 295 и Законом № 877. При этом упомянутый Порядок выделяет два вида мероприятий контроля: инспекционные посещения и невыездные инспектирования.

Инспекционные посещения — это что-то вроде выездных проверок у налоговиков. В свою очередь, невыездные инспектирования являются аналогом невыездных проверок, т. е. контрольных мероприятий, которые проводятся в помещении органов Гоструда.

Причем есть один важный момент: указанные мероприятия в Порядке № 295 не обозначены ни как плановые, ни как внеплановые. Но, судя по основаниям для их проведения, мы имеем дело именно с внеплановым контролем.

Основания для инспекционных посещений предусмотрены п. 5 Порядка № 295 и отличаются большим разнообразием.

Среди них:

1) обращение работника с уведомлением о нарушении относительного него законодательства о труде;

2) обращение физлица, относительно которого нарушены правила оформления трудовых отношений;

3) решение суда, уведомление правоохранительных органов о нарушении законодательства о труде;

4) уведомление должностных лиц органов госнадзора (контроля) о выявленных в ходе выполнения ими контрольных полномочий признаках нарушения законодательства о труде (т. е. это могут быть, например, проверяющие органов Госпродпотребслужбы или Госэкоинспекции);

5) информация от территориальных органов Госстата, ГФСУ и ПФУ;

6) информация от профсоюзных органов;

7) решение руководителя органа контроля о проведении инспекционных посещений по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений. Такое решение принимается по результатам анализа информации, полученной из СМИ, других источников, доступ к которым не ограничен законодательством, а также источников, перечисленных в пп. 1 — 6 этого списка.

Любое инспекционное посещение подлежит уведомительной регистрации в Гоструда или территориальных органах до начала его проведения.

При наличии оснований, указанных в пп. 1, 3 — 6 приведенного перечня, могут проводиться невыездные инспектирования.

При этом

решения об их проведении согласовываются с работодателем (инспектируемым объектом)

В этом случае инспектирование проводится в помещении контролирующего органа на основании документов и пояснений работодателя.

Максимальный срок проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования составляет 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня (п. 10 Порядка № 295).

Во время подготовки к проведению контрольных мероприятий проверяющий может затребовать информацию и/или документы, которые касаются предмета «проверки», от работодателя, госорганов. Также он может получать необходимые сведения путем проведения анализа общедоступной информации о состоянии соблюдения законодательства о труде.

Документы, полученные во время подготовки к проведению контрольных мероприятий, которые содержат информацию о нарушениях, приобщаются к материалам инспектирования.

Поэтому, если вы получили информационный запрос из Гоструда, отнеситесь к этому с особой осторожностью. Признание в ответе факта отсутствия каких-либо документов или их неправильное составление могут сыграть с вами злую шутку.

В соответствии с п. 8 Порядка № 295 о проведении инспекционного посещения инспектор труда должен уведомить объект посещения (т. е. работодателя) или уполномоченное им должностное лицо. Однако если инспекционное посещение касается выявления неоформленных трудовых отношений, то инспектор может этого и не делать.

Обратите внимание: Порядок № 295 не предусматривает ни сроков, ни порядка уведомления работодателя. Причем в этом случае невозможно применить и положения ч. 4 ст. 5 Закона № 877, так как в указанной норме речь идет о плановых мероприятиях. В свою очередь, инспекционное посещение плановым мероприятием никак не назовешь. Выходит, что п. 8 Порядка в этом случае — всего лишь формальность.

Как инспектор подтверждает свои полномочия? В соответствии с п. 9 Порядка № 295 во время инспекционного посещения инспектор труда должен предъявить работодателю или уполномоченному им лицу свое служебное удостоверение*. При этом удостоверение, о котором отсутствует информация в реестре удостоверений инспекторов труда, считается недействительным**.

* Форма удостоверения утверждена приказом Минсоцполитики от 24.05.2017 г. № 866.

Заметим, что согласно ч. 5 ст. 7 Закона № 877, кроме служебного удостоверения, от контролера требуется предъявить еще и удостоверение (направление) на проведение мероприятия контроля, а также предоставить работодателю его копию. Таким образом, Порядок № 295 в этом вопросе не вполне соответствует Закону № 877.

— у инспектора отсутствует служебное удостоверение;

— срок проведения инспекционного посещения превышает 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня.

Помните, что безосновательный недопуск инспектора грозит штрафом на основании ст. 265 КЗоТ в 3-кратном размере минзарплаты (на сегодня — 9600 грн.). А если контрольное мероприятие связано с выявлением выплат «черной» зарплаты, неоформленных работников и лиц, работающих на условиях полного рабочего времени при оформлении на неполное (абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ), то «светит» штраф в 100-кратном размере минзарплаты (в настоящее время — 320000 грн.).

У вас отсутствуют документы, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством? В этом случае инспектор составит акт о невозможности проведения инспекционного посещения (невыездного инспектирования). Одновременно с актом он выпишет письменное требование с указанием сроков для их восстановления. На время выполнения такого требования срок проведения контрольного мероприятия приостанавливается (п. 18 Порядка № 295).

Такое правило устанавливает ч. 11 ст. 7 Закона № 877.

— использование труда неоформленных работников;

— несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда.

По результатам проведения инспекционного посещения / невыездного инспектирования составляется акт, а в случае выявления нарушений законодательства о труде — также предписание об их устранении.

В ракурсе кадровой документации среди прав инспектора Гоструда особенно интересным для нас является его право ознакомляться с любыми книгами, реестрами и документами, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством, и получать заверенные работодателем (объектом посещения) копии или выписки из документов.

Еще один немаловажный нюанс.

Если «трудовой» инспектор захочет получить на руки оригиналы, то он должен с ними ознакомиться у вас в офисе (в случае с инспекционным посещением) или при вас же, но в помещении контролирующего органа (в случае с невыездным инспектированием).

1) трудовые книжки работников, их личные карточки, книга учета движения трудовых книжек, заявления о приеме, переводе, увольнении и т. п.;

4) табели учета использования рабочего времени;

6) документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы;

8) документы, которые устанавливают трудовой распорядок и условия труда (Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, графики отпусков);

Проанализируем нашу «любимую» ст. 265 КЗоТ с точки зрения этого перечня.

1.2. Ответственность работодателей за «трудовые» нарушения

Санкция: штраф в 30-кратном размере минимальной заработной платы, установленной на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено правонарушение. На сегодня это 96000 грн.

1. Фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта)*.

Напомним: в соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника либо уполномоченного им органа, и уведомления ГФСУ в порядке, установленном КМУ.

Однако мы с такой трактовкой не согласны. На наш взгляд,

Поэтому считаем, что за неуведомление или несвоевременное уведомление органов ГФСУ о заключении трудового договора должны применяться санкции, предусмотренные абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ за нарушение других требований законодательства о труде. Штраф в этом случае будет значительно меньше (см. с. 8).

Радует, что в судебной практике есть положительные для работодателя решения (см., в частности, определение Одесского апелляционного админсуда от 07.06.2017 г. по делу № 815/675/17*). Кроме того, похоже, что постепенно меняется и позиция Гоструда. Это следует из консультации отдельных территориальных органов этого ведомства.

* См. по ссылке: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67049855.

Кроме того, рекомендуем вам подготовить и уведомление о приеме на работу с отметкой ГНИ (если его подавали в бумажном виде) или распечатанные форму и квитанции, подтверждающие принятие уведомления в электронном виде. Если на момент проведения проверки вы его еще не подали, а работника допустили к работе — готовьтесь к тому, что Гоструда, скорее всего, попытается «впаять» штраф по абзацу второму ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Но, как мы упоминали, есть шанс доказать свою правоту в судебном порядке.

Напомним: в соответствии со ст. 56 КЗоТ по соглашению между работником и работодателем может устанавливаться как при приеме на работу, так и позднее неполный рабочий день или неполная рабочая неделя.

1) беременной женщины;

3) лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медзаключением.

— табели учета использования рабочего времени;

— коллективный договор (см. раздел 2 на с. 11);

— приказы об установлении для конкретного работника неполного рабочего дня или недели (см. подраздел 7.3 на с. 92);

3. Выплата зарплаты (вознаграждения) без начисления и уплаты ЕСВ и налогов.

Эти положения ст. 265 КЗоТ, как и предыдущие, направлены на борьбу с зарплатой «в конвертах». Что касается ответственности за нарушения требований налогового законодательства и законодательства о ЕСВ, то она предусмотрена НКУ и Законом № 2464 соответственно.

— штатное расписание (см. раздел 4 на с. 33);

— документы по учету выработки;

— документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы.

Эта норма предусматривает ответственность за нарушение установленных сроков выплаты зарплаты работникам, других выплат, предусмотренных законодательством об оплате труда, более чем за 1 месяц, их выплату не в полном объеме.

То есть работодателю может грозить штраф, если он более чем на месяц пропустит сроки:

— выплаты зарплаты, установленные ст. 115 КЗоТ. Помните: работодатель обязан выплачивать заработную плату работникам (1) не реже 2 раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и (2) не позднее 7 дней после окончания периода, за который производится выплата;

— проведения окончательного расчета при увольнении, установленные в ст. 116 КЗоТ. Напомним, что в общем случае при увольнении работника выплата всех причитающихся ему сумм осуществляется в день увольнения;

— выплаты отпускных. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках).

Это могут быть:

— приказы (распоряжения) о премировании, установлении доплат и надбавок, предоставлении отпуска, увольнении и т. п.;

— документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы.

Если вы взимаете с работников какие-либо суммы, то подтверждением этому могут стать соответствующие исполнительные документы, приказы об удержании сумм задолженности работников из их заработной платы согласно ст. 127 КЗоТ, заявления работников и т. п.

Согласно этой норме предусмотрена ответственность за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда.

О каких гарантиях идет речь?

В первую очередь об установленных КЗоТ и ст. 12 Закона об оплате труда.

— установление окладов (тарифных ставок) на уровне ниже прожиточного минимума для трудоспособных лиц, выплата зарплаты в размере ниже минимальной заработной платы, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда;

— несоблюдение порядка оплаты труда за выполненную работу в командировке;

— несоблюдение гарантий по сохранению среднего заработка в случаях, предусмотренных КЗоТ, и другие.

В этом ключе, кроме документов, о которых мы сказали в рамках абзаца третьего ч. 2 ст. 265 КЗоТ, инспектор может потребовать, например:

— штатное расписание (см. раздел 4 на с. 33);

— приказы о направлении работников в командировку (см. подраздел 7.4 на с. 97);

— документы, связанные с привлечением работников к работе в праздничные, нерабочие и выходные дни (см. подраздел 7.1 на с. 82), а также в сверхурочное время (см. подраздел 7.2 на с. 87) и т. п.

Этим абзацем предусмотрен штраф за несоблюдение установленных законом гарантий и льгот для работников, которые привлекаются к исполнению воинских обязанностей, предусмотренных законами № 2232, № 1975 и № 3543. Такие гарантии определены, в частности ст. 119 КЗоТ.

Так, этот штраф «светит» за несохранение места работы, должности и средней зарплаты за работниками, которые проходят срочную военную службу, военную службу по призыву лиц офицерского состава, приняты на военную службу по контракту, во время действия особого периода.

При проведении контрольных мероприятий по этому вопросу инспектор труда может попросить штатное расписание (см. раздел 4 на с. 33), приказы об освобождении от работы на период выполнения воинских обязанностей, приказы об увольнении (см. с. 81), ведомости начисления заработной платы.

На тот случай, когда нарушений, о которых мы говорили выше, не обнаружилось, есть норма абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ: нарушение иных требований трудового законодательства.

Что это могут быть за нарушения? Все их перечислять не будем. Остановимся на самых распространенных. А именно:

— неначисление компенсации потери части зарплаты в связи с нарушением сроков ее выплаты (письмо Гоструда от 19.05.2016 г. № 5548/4/4.3-ДП-16);

— неознакомление работников с Правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 29 КЗоТ);

— неприменение коэффициента корректировки согласно п. 10 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (см. письмо Минсоцполитики от 16.08.2016 г. № 1143/13/84-16);

— привлечение работников к работе в выходные дни с нарушением порядка, установленного ст. 71 КЗоТ;

В свете абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ инспектор может потребовать, в частности:

— Правила внутреннего трудового распорядка с отметкой об ознакомлении с ними работников (см. раздел 3 на с. 26);

— приказы об изменении существенных условий труда и документы, подтверждающие своевременное предупреждение работников об этом.

Кроме финансовой ответственности за нарушение трудового законодательства, предусмотрена еще и административная. Админштрафы налагают на должностных лиц предприятий всех форм собственности и предпринимателей-работодателей. Так что далее проанализируем на этот счет КУоАП.

Части 1 и 2 ст. 41 КУоАП. Часть 1 этой статьи предусматривает ответственность за нарушение установленных сроков выплаты зарплаты, выплату ее не в полном объеме, нарушение сроков проведения аттестации рабочих мест по условиям труда и порядка ее проведения, а также иные нарушения требований законодательства о труде.

Санкция: штраф в размере от 30 до 100 ннмдг* (от 510 грн. до 1700 грн.).

Часть 2 ст. 41 КУоАП устанавливает наказание за повторное в течение года совершение правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 41 КУоАП, за которое лицо уже привлекалось к административной ответственности, или за те же действия, совершенные в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Здесь, кроме документов, касающихся оплаты труда, и другой кадровой документации, о которых мы говорили выше, могут «засветиться»:

— Карта условий труда;

а) рабочих мест, производств, работ, профессий и должностей, работникам которых подтверждено право на льготы и компенсации, предусмотренные законодательством;

в) рабочих мест с неблагоприятными условиями труда, на которых необходимо осуществить первоочередные мероприятия по их улучшению.

— фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта);

Санкция: штраф в размере от 500 до 1000 ннмдг (от 8500 до 17000 грн.).

Санкция: штраф в размере от 1000 до 2000 ннмдг (от 17000 до 34000 грн.).

По поводу иностранцев учтите следующий момент:

Такое правило устанавливает ч. 1 ст. 42 Закона № 5067. Порядок выдачи указанных разрешений утвержден постановлением КМУ от 27.05.2013 г. № 437*. Также стоит заглянуть в ст. 42¹ — 42¹⁰ Закона № 5067.

Поэтому если у вас на предприятии есть иностранцы, то проверьте, все ли, кому необходимо, имеют разрешение на работу в Украине. Именно этот документ может потребовать инспектор.

Часть 5 ст. 41 КУоАП. Здесь установлена ответственность за нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда**, кроме нарушения порядка уведомления Гоструда о несчастном случае на производстве (ч. 6 ст. 41 КУоАП).

Санкция: штраф в размере от 20 до 40 ннмдг (от 340 до 680 грн.) налагают на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций независимо от формы собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности. Работникам, виновным в нарушении законодательства об охране труда, грозит штраф от 4 до 10 ннмдг (от 68 до 170 грн.).

Часть 7 ст. 41 КУоАП определяет ответственность за нарушение установленных законом гарантий и льгот работникам, которые привлекаются к выполнению воинских обязанностей, предусмотренных законами № 2232, № 1975 и № 3543.

Фактически эту санкцию применяют к должностным лицам предприятий и предпринимателям-работодателям за те же нарушения, что предусмотрены абзацем пятым ч. 2 ст. 265 КЗоТ.

— штатное расписание (см. раздел 4 на с. 33);

— приказы об увольнении (см. с. 81);

Статья 41¹ КУоАП. Здесь установлена ответственность за:

— умышленное нарушение установленного законодательством срока начала таких переговоров или необеспечение работы комиссий из представителей сторон либо примирительных комиссий в определенный сторонами переговоров срок.

Обратите внимание: речь здесь идет не об отсутствии коллективного договора, а об уклонении от участия в переговорах.

Но стоит отметить, что

Единственный нормативно-правовой акт, который устанавливает подобную обязанность, — это ч. 7 ст. 65 ХКУ.

Но здесь напомним, что согласно ч. 1 ст. 4 ХКУ трудовые отношения не являются предметом регулирования этого Кодекса.

Однако игнорировать колдоговор все же не стоит, поскольку многие «трудовые» моменты удобнее урегулировать именно в этом документе.

Кроме того, должны вас предостеречь: встречается негативная для работодателя судебная практика, где предписание инспектора о заключении коллективного договора признается законным (см. определение ВАСУ от 21.03.2017 г. по делу № 2а-0770/1298/12*).

* См. http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/65460091#.

Подробнее о коллективном договоре читайте на с. 11 этого номера.

Санкция: штраф в размере от 50 до 100 ннмдг (от 850 до 1700 грн.).

Например, колдоговором предусмотрен ежегодный дополнительный отпуск для работников с ненормированным рабочим днем продолжительностью 7 календарных дней (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закона об отпусках).

Часть 2 ст. 188¹ КУоАП устанавливает ответственность за невыполнение должностным лицом, которое пользуется правом принимать на работу и увольнять с работы (физическим лицом, использующим наемный труд), норматива рабочих мест для трудоустройства инвалидов**, а также за неподачу Фонду соцзащиты инвалидов отчета о занятости и трудоустройстве инвалидов.

** Напомним: «инвалидный» норматив не обязаны соблюдать работодатели, у которых среднеучетная численность штатных работников учетного состава за год менее 8 человек (ч. 1 ст. 19 Закона № 875).

Здесь, как вы понимаете, в поле зрения проверяющего попадают поданные отчеты о занятости и трудоустройстве инвалидов , трудовые договоры и штатное расписание.

Теперь можно переходить к подробностям оформления наиболее распространенных кадровых документов.

Об этом вы и узнаете из следующих разделов спецвыпуска.

Выводы

• В случае отсутствия кадровых документов инспектор направляет работодателю акт о невозможности проведения контрольных мероприятий и письменное требование восстановить документацию.
• Инспектор Гоструда имеет право ознакомляться с любыми книгами, реестрами и документами, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством, и получать заверенные работодателем (объектом посещения) копии или выписки из документов.