Депонированная зарплата: имеет ли срок давности?

Депонированной заработной платой является наличность, которая получена учреждением для выплат по оплате труда, но не выплачена в установленный срок отдельным физлицам. Такое определение приведено в п.п. 6 п. 3 Положения № 148¹.

¹ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Но это, очевидно, касается выплаты зарплаты наличностью через кассу. А как насчет безналичных расчетов с работниками? Да, не полученные работником суммы заработной платы на карточный счет также считаются депонированной зарплатой. То есть форма выплаты расчетов с работниками не имеет значения. Главное — это отсутствие вины работодателя. Это следует из абз. 2 п.п. 3.1.1 Инструкции № 403².

² Инструкция по заполнению формы государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду», утвержденная приказом Госкомстата от 26.10.2009 г. № 403.

Конечно, причины для неполучения зарплаты в срок могут быть разные. Однако «долгоиграющие» истории с депонированной заработной платой по большей части обусловлены потерей связи с работником после увольнения.

Поэтому уведомлять работника обо всех причитающихся ему при увольнении выплатах следует заранее и в письменной форме. Тем более, этого требует норма ч. 1 ст. 116 КЗоТ.

А вот, что делать бухгалтеру, если не удалось избежать депонирования зарплаты, расскажем далее.

Депонируемая зарплата ≠ задолженность по оплате труда

Депонируемая зарплата не является обычной задолженностью по выплате заработной платы. И логика здесь простая. Работодатель выполняет свою обязанность по обеспечению своевременной выплаты заработной платы. В случае с депонированной зарплатой и сроки выплаты зарплаты в порядке, и расчет проведен в полном объеме. Следовательно, никакого нарушения норм трудового законодательства в действиях работодателя нет.

В свое время к такому заключению пришли и специалисты Гоструда в письме от 04.01.2017 г. № 54/4.1/4.1-ДП-17.

Более того, сумму депонированной заработной платы не нужно отражать в Отчете о задолженности по оплате труда (форма № З-борг (месячная))³.

³ Форма государственного статистического наблюдения, утвержденная приказом Госстата «Об утверждении формы государственного статистического наблюдения № 3-борг (месячная) «Отчет о задолженности по оплате труда» от 21.07.2020 г. № 222.

И об этом четко указано в разъяснении о заполнении этой отчетности (п. 6 разд. ІІ Разъяснения⁴). Так, в сумму задолженности по выплате заработной платы не включают суммы зарплаты, своевременно не полученной по вине работника, то есть депонированную заработную плату.

⁴ Разъяснение Госстата о форме государственного статистического наблюдения № З-борг (месячная) «Отчет о задолженности по оплате труда» от 12.08.2020 г. № 19.1.2-12/23-20.

Куда девать эти средства?

Депонированную зарплату необходимо направить на депозитный счет, открытый в органах Казначейства.

Эти счета открывают специально для операций со средствами, которые при наступлении соответствующих условий подлежат возврату или перечислению по назначению (абз. 5 п. 1.2 разд. І приказа № 758⁵).

⁵ Приказ Минфина «Об утверждении Порядка открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины» от 22.06.2012 г. № 758.

Итак, дела с депонированием зарплаты имеют единый сценарий: средства ожидают момента быть полученными.

Как учитывать?

Своевременно не полученную работником выплату в наличной или безналичной форме относим на субсчет 6412 «Расчеты с депонентами».

Суммы депонированной заработной платы перечисляем с регистрационного счета учреждения на депозитный счет. В дальнейшем эти средства учитываем по субсчету 2315 «Счета для учета депозитных сумм». Именно здесь отражаются суммы, поступающие во временное распоряжение учреждения, а потом подлежащие перечислению по назначению.

Когда списываем?

Если коротко, то после полного погашения. То есть учреждение должно учитывать задолженность по расчетам с депонентами, пока не выплатит причитающиеся работнику суммы в полном объеме. И даже если закончился срок исковой давности? Да, общий срок исковой давности (три года), установленный ст. 257 ГКУ, здесь не действует.

Тот факт, что работник не получил зарплату в установленный срок, ни в коем случае не лишает его права на получение причитающейся ему суммы в другое время.

Однако такой подход противоречит п. 4.7 Порядка № 372⁶. Действительно, этой нормой предусмотрено списание кредиторской задолженности по депонированной зарплате, по которой истек срок исковой давности, в общем порядке. При этом средства, размещенные на депозитном счете в органах Казначейства, подлежат перечислению в соответствующий бюджет.

⁶ Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372.

В этом случае имеем дело с классической коллизией норм права. Как действовать в таком случае, в свое время разъяснил Минюст в письме от 30.01.2009 г. № Н-35267-18 (ср. USER_SHOW_ID). Кстати, несмотря на солидный возраст, эти разъяснения не утратили своей силы и актуальности. Таким образом, следует руководствоваться нормами КЗоТ, поскольку он имеет высшую юридическую силу.

Итак, настоятельно не рекомендуем списывать задолженность по расчетам с депонентами по истечении 3-летнего срока. Лучше приложите максимум усилий для скорейшего ее погашения.

Порядок отражения такой операции на счетах бухучета рассмотрим на условном примере.