Работник сменил адрес проживания: в каких кадровых документах это учесть

Личная карточка работника

Личные карточки оформляют на всех работников, которые работают по трудовым договорам:

— на предприятиях, в учреждениях, организациях — по типовой форме № П-2, утвержденной совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656;

— в госорганах — по форме, утвержденной приказом НАГС от 19.05.2020 № 77-20;

— в ОМС — по форме № П-2ДС, утвержденной приказом Минстата от 26.12.95 № 343, хоть он и утратил силу согласно приказу Госстата от 26.08.2016 № 154 (см. письмо НАГС от 09.06.2017 № 5263/13-17).

В то же время, по мнению Минэкономики*, коммерческие предприятия вправе сами определить необходимость ведения кадрового учета с использованием личной карточки работника по форме № П-2. А вот для госслужащих и работников ОМС ведение личных карточек является обязательным.

* См. письмо Минэкономики от 25.09.2024 № 4701-05/70518-09.

Заметьте, что в личной карточке (независимо от формы), кроме других персональных данных о работнике, указываются:

— его фактическое место жительства;

— зарегстированное место жительства.

Заполняют такую информацию при приеме на работу:

— либо из данных, которые предоставил сам работник;

— либо на основании данных, указанных в его паспорте (если этот документ содержит такие данные).

Помните, при заключении трудового договора запрещается требовать от лиц, принимаемых на работу, сведения об их регистрации места жительства или пребывания (ст. 25 КЗоТ)*. Отсутствие такой информации не может быть основанием для отказа в трудоустройстве. Однако работник может добровольно предоставить такую информацию, например, для переписки (в своем заявлении или анкете).

* О требованиях к военнообязанням читайте в статье «Работник сменил адрес проживания: воинский учет, соцвыплаты, ВПЛ-компенсация» // «Оплата труда», 2025, № 4.

Если впоследствии адрес проживания/регистрации работника меняется:

а) работник может предоставить работодателю заявление об изменении адреса проживания/регистрации и копию документа, подтверждающего этот факт (например, копию паспорта с соответствующей отметкой или копию обновленной справки о регистрации места жительства);

б) на основании полученных документов отдел кадров вносит изменения в личную карточку работника:

— по форме № П-2 и № П-2ДС — корректурным способом. Для этого аккуратно зачеркивают запись со старым адресом (одной линией) и над ней пишут новые данные. Исправление заверяют подписью лица, внесшего изменения, с указанием даты исправления. В поле «Додаткові відомості» указывают основание для таких корректировок (номер и дату заявления, полученного от работника);

— по форме, утвержденной приказом НАГС от 19.05.2020 № 77-20, — путем обновления сведений, указанных в личной карточке работника, в информационной системе управления человеческими ресурсами или замены соответствующих страниц в распечатанной форме личной карточки.

Учтите, если работник не предоставил документы, подтверждающие изменение адреса его проживания/регистрации, вносить коррективы в кадровые документы такого работника не следует.

Документы от работника получены и данные в его личной карточке откорректированы? Пора переходить к личному делу такого работника.

Личное дело

В соответствии с Перечнем № 578/5* личные дела ведут в обязательном порядке для следующих категорий работников:

— руководители организаций;

— служащие;

— профессионалы;

— специалисты;

— работники общественных организаций;

— совместители.

* Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Правила формирования личного дела работников:

— предприятий, учреждений, организаций (кроме госслужбы) определяет п. 12 гл. 2 разд. IV Правил № 1000/5*;

— госслужбы — Порядок № 64**.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

** Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих, утвержденный приказом НАГС от 22.03.2016 № 64.

В течение всего времени работы работника на предприятии (в госоргане) в личных делах группируются соответствующие документы по мере их поступления.

Среди таких документов могут быть:

— письменный трудовой договор (контракт);

— личный листок по учету кадров;

— копия учетной карточки налогоплательщика.

Вносить ли изменения в такие документы в случае изменения работником места его жительства? Читайте далее.

Трудовой договор. Трудовой договор может заключаться как в письменной, так и в устной форме. Исключение — если соблюдения письменной формы трудового договора требует само законодательство. Такие случаи перечислены в ст. 24 КЗоТ (в частности, если на этом настаивает сам работник, если это трудовой договор о дистанционной работе и т. п.).

В письменном трудовом договоре, кроме перечня прав и обязанностей сторон, условий труда, его оплаты, сроков и оснований прекращения трудовых отношений, указываются также и сведения о работодателе и работнике. В частности, адрес проживания последнего.

Нужно ли вносить коррективы в трудовой договор, если впоследствии адрес проживания работника изменится? Да. Порядок внесения таких изменений действующим трудовым законодательством не установлен. Он может быть прописан в самом тексте договора. Как правило, изменения вносят в виде дополнительных соглашений к договору.

Кстати, если с работником заключен еще и гражданско-правовой договор, придется внести соответствующие изменения еще и в него.

Личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров заполняется работником самостоятельно один раз при приеме на работу. В нем работник указывает сведения о себе, а также приводит адрес своего фактического места жительства и адрес места регистрации на момент заполнения документа.

Однако заметьте, если впоследствии адрес проживания/регистрации работника меняется, личный листок не корректируется.

Не отражаются такие изменения и в дополнении к личному листку по учету кадров. Поскольку в этот документ вносятся только данные о приеме на работу работника, его переводе, увольнении с работы, поощрении и/или о дисциплинарных взысканиях, если они налагались на работника.

Учетная карточка налогоплательщика. Учетная карточка налогоплательщика не содержит информацию о месте жительства/регистрации лица. Поэтому обновлять этот документ в случае изменения указанных данных не нужно.

В то же время работник, у которого изменились учетные данные (в частности, налоговый адрес (адрес регистрации), произошло переименование улиц и т. п.), обязан самостоятельно обратиться в налоговую и сообщить об изменении таких данных. А именно — подать заявление по форме № 5ДР (или заявление по форме № 5ДРП) и документы, подтверждающие соответствующие изменения.

Обратите внимание! Уведомлять налоговую об изменении места жительства работника работодатель не должен. Он может лишь уведомить такого работника о его обязанности обратиться в налоговую для обновления его учетных данных.

Выводы

• Если работник изменил адрес проживания и у него есть документы, подтверждающие этот факт, работодатель должен внести соответствующие изменения в личную карточку работника (при ее наличии).
• Также внести коррективы придется в трудовой договор работника (если он заключен в письменной форме).
• А вот корректировать личный листок по учету кадров или обновлять карточку налогоплательщика работника не нужно.