Работница сменила фамилию: действия кадровика и бухгалтера
Сначала — документы
Узнав о том, что работница вышла замуж и сменила фамилию, работодатель прежде всего должен сделать следующие шаги.
Шаг 1. Получить от работницы документы, подтверждающие смену фамилии.
Работница должна предоставить работодателю:
— заявление о смене фамилии;
— копии документов, подтверждающих такое изменение (копии свидетельства о браке, паспорта с новой фамилией, регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией).
Заметьте, что формально можно ограничиться и получением от работницы копий документов, подтверждающих изменение ее фамилии. Но в таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены дата получения таких документов и подписи работницы и работника отдела кадров.
Шаг 2. Заверить полученные документы надлежащим образом.
Получив документы от работницы, отдел кадров должен сверить их с оригиналами и надлежащим образом заверить. А именно: поставить на них отметку «Згідно з оригіналом», указать название своей должности, инициалы и фамилию, подпись и дату заверения копии.
После этого следует зарегистрировать заявление в журнале входящей документации (проставить на нем входящий номер и дату регистрации).
Шаг 3. Издать приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы предприятия в связи с изменением фамилии работницы. С приказом работницу ознакомляют под подпись.
Шаг 4. Внести изменения в учетные и бухгалтерские документы предприятия.
О каких именно документах идет речь, читайте далее.
Действия кадровика
На основании приказа (распоряжения) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы отдел кадров вносит коррективы в ряд документов.
Трудовой договор. Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор в случае изменения работницей фамилии, имени или отчества. На наш взгляд, это можно сделать отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.
Трудовая книжка. Необходимость внесения изменений в бумажную трудовую книжку работницы будет зависеть от того, у кого хранится такой документ.
Если бумажная трудовая книжка работницы до сих пор хранится у работодателя, то именно он должен внести запись об изменении ее фамилии на основании документов, полученных от работницы (п. 2.13 Инструкции № 58).
Сделать это следует следующим образом:
— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию работницы, а рядом записать новые данные;
— на внутренней стороне обложки сделать ссылку на документ, ставший основанием для внесения изменений (в нашем случае свидетельство о браке), указать его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Заверить такую запись следует (1) либо подписью руководителя и печатью юрлица, (2) либо подписью специально уполномоченного лица и печатью отдела кадров.
Учтите, указанные изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и в ее вкладыш (при его наличии).
Если бумажная трудовая книжка хранится у работницы, то работодатель обязан вносить в нее по требованию работницы записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе (ч. 4 ст. 48 КЗоТ). Хотя здесь и не упоминается случай со сменой фамилии, на наш взгляд, работодатель должен внести запись о новой фамилии работницы в такой документ, если она об этом попросит (тем же способом, который описан выше).
Обратите внимание! Если трудовая книжка работницы уже была отсканирована и сведения о трудовой деятельности работницы переданы в Реестр застрахованных лиц через портал ПФУ, то отдельно уведомлять Пенсионный фонд об изменении фамилии работницы не нужно (такое основание не указано в абз. 8, 9 п. 6 Порядка № 11-1*). Эту информацию ПФУ получит уже из приложения Д1 Объединенной отчетности.
Личная карточка. Чтобы откорректировать фамилию работницы в ее личной карточке (форма № П-2), достаточно:
— в п. 1 разд. I «Загальні відомості» личной карточки одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию работницы, а рядом (или выше) вписать новую;
— в графе «Додаткові відомості» указать реквизиты документа, на основании которого были внесены такие изменения, и проставить дату внесения корректив и подпись лица, которое их вносило.
Учтите, датой внесения изменений в учетные документы предприятия, содержащие персональные данные работника, является дата издания приказа о внесении таких изменений.
Таким же образом следует откорректировать данные о семейном положении работницы в п. 10 «Родинний стан» личной карточки, и реквизиты паспорта — в п. 12 разд. I.
Учтите, если на предприятии ведется учет особых категорий работников (лица с инвалидностью, чернобыльцы и т. п.), нужно указать сведения об изменении фамилии работницы и в таких формах учета.
Личное дело. Если работница, сменившая фамилию, занимает должность, к которой формируется личное дело*, то к такому личному делу следует приобщить заверенные в установленном порядке:
— копию приказа (распоряжения) о внесении изменений в учетные данные работницы;
— копию паспорта работницы с новой фамилией;
— копию ее свидетельства о браке.
* Должности, код которых по Классификатору Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2010 (утвержден приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327) начинается с цифр 1 — 4 (руководители, менеджеры, служащие и т. п.).
Само изменение фамилии работницы отражают во внутренней описи личного дела, на его титульном листе и в дополнении к личному листу по учету кадров. Как именно? Зачеркивают прежнюю фамилию работницы и вписывают новую. Заверять исправление подписью лица, которое его провело, не нужно.
Другие учетные документы. Кроме вышеуказанных документов, изменения также вносят в Табель учета рабочего времени, график отпусков и т. п. В этих случаях действуют так же, как и при корректировке данных трудовой книжки: предыдущую фамилию работницы зачеркивают и рядом вписывают новую, проставляют дату внесения изменений, реквизиты документа-основания и подпись лица, ответственного за ведение кадровой документации.
Воинский учет. Если работница, сменившая фамилию, состоит на воинском учете (является военнообязанной), то работодателю нужно:
— сообщить ей о необходимости получить военный билет с новой фамилией (для этого она должна обратиться в ТЦКСП);
— внести коррективы в списки персонального воинского учета военнообязанных и резервистов из числа женщин (приложение 5 к Порядку № 1487*). Это следует сделать в пятидневный срок со дня подачи документов работницей;
— уведомить ТЦКСП, в котором работница состоит на учете, об изменении ее учетных данных (подать приложение 4 к Порядку № 1487). Срок — до 5-го числа месяца, следующего за тем, в котором работница уведомила работодателя об изменении фамилии (предоставила соответствующие документы).
После того как работница получит военно-учетный документ с новой фамилией (в электронном или в бумажном виде), работодателю останется лишь приложить копию такого ВУД (или распечатку е-ВУД) к делу, сформированному в соответствующую группу списков.
А вот на что следует обратить внимание бухгалтеру в связи с изменением фамилии работницы, расскажем далее.
Действия бухгалтера
Объединенная отчетность. Изменение работницей фамилии повлияет и на заполнение Объединенной отчетности.
Так, начиная с приложения Д1, сформированного за месяц, в котором издан приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы предприятия, в нем нужно будет указывать уже новую фамилию работницы (в гр. 11).
Каких-либо исправлений или корректировок в приложениях Д1 за предыдущие отчетные периоды делать не нужно.
Что касается приложения Д5, то его заполняют только при наличии определенных событий в отчетном месяце (заключение или расторжение трудового договора, перемещение, перевод работника и т. п.). Но такого события, как изменение фамилии, в этом перечне нет. Поэтому его в приложении Д5 не отражают.
Что касается приложения 4ДФ, то в нем вообще такого реквизита, как «Прізвище, ім’я, по батькові», нет. Работников здесь отражают только по регистрационным номерам их учетной карточки. Поэтому после изменения фамилии работницы в приложении 4ДФ ничего корректировать не придется.
Зарплата. Если работница получает зарплату в безналичной форме, то ей нужно будет заменить банковскую карточку.
Больничные. Если работница сменила фамилию и сразу после этого заболела, то работодатель может не увидеть ее е-больничный в кабинете страхователя на портале ПФУ. Ведь данные о новой фамилии женщины могут еще не попасть в Реестр застрахованных лиц.
Чтобы этого не произошло, работнице нужно заблаговременно (не дожидаясь подачи Объединенной отчетности работодателем) уведомить Пенсионный фонд об изменении фамилии. Для этого ей достаточно заполнить и подать на портале ПФУ анкету для изменения данных в Реестре застрахованных лиц и приложить к ней скан-копии документов, подтверждающих изменение данных.
Выводы
- Работница, сменившая фамилию, прежде всего должна подать работодателю заявление об изменении фамилии и копии подтверждающих документов.
- На основании этих документов руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы в связи с изменением фамилии работницы.
- Далее кадровая служба вносит изменения в учетные документы работницы: бумажную трудовую книжку, личную карточку, Табель учета рабочего времени, график отпусков и т. п.
- Если работница состоит на воинском учете, то работодатель сообщает ТЦКСП об изменении ее учетных данных и корректирует списки персонального воинского учета.
- В приложении Д1, сформированном за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы, работодатель указывает уже новую фамилию работницы.
у Facebook
у Viber
у Telegram
