Информация по теме "" | Публикации по тегу
02.08.21
634 0
Распечатать
Избранное

Трудовые книжки: а вы уже сканируете?

Лилия Ушакова
Лилия Ушакова эксперт по вопросам труда и зарплаты журнала "Податки & бухоблік"
С 10 июня стартовал переход на электронный учет трудовой деятельности. С этого дня и на протяжении 5 лет работодатели или же сами работники будут предоставлять Пенсионному фонду электронные копии страниц трудовых книжек и документов о стаже. Законодательная почва есть. Беремся за дело.


Настоящий бухгалтер/кадровик не доверяет слухам, чтобы не делать лишнюю работу. Он четко знает, какой документ требует от него предпринять те или иные действия.

Если речь идет о предоставлении Пенсионному фонду электронных копий страниц трудовой книжки и документов о стаже, то это Порядок № 1084Закон № 1217 и Порядок № 11-1*. Именно в такой последовательности эта нормативка вступила в силу.

* Порядок учета трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11. 2019 г. № 1084, Закон Украины от 05.02.2021 г. № 1217-IX и Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 12.03.2021 г. № 11-1 соответственно.

Механизм предоставления сведений о трудовой деятельности работника, ФЛП, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме прописан в Порядке № 11-1. Он заработал недавно, с 23 июля. И по сути собрал в себе все то, что и так было известно работодателям, которые уже сканировали трудовые книжки работников. Но есть и кое-что новенькое.

Пробежимся по основным моментам.

Кто подает?

Вся тройка профильных документов говорит, что подавать сведения из трудовой книжки и другие документы, подтверждающие стаж, могут:

— или работодатель работника;

— или работник самостоятельно (ФЛП сам на себя самостоятельно), имея собственную квалифицированную электронную подпись (КЭП).

То есть нет обязанности именно работодателя направлять такие сведения.

Однако если юрлицо-работодатель хранит у себя трудовые книжки работников, то ему и карты книжки в руки.

Ведь отдать трудовую книжку работнику, который принят на работу до 10.06.2021 г., работодатель-юрлицо может только при увольнении или после того, как передаст электронные копии страниц трудовой книжки Пенсионному фонду, а последний их обработает и примет.

Отдельно остановимся на работниках юрлиц, которые приняты на работу после 10.06.2021 г., а также всех тех, кто работает у ФЛП.

Такие работники хранят трудовые книжки у себя. Следовательно, могут предоставить необходимую информацию в Пенсионный фонд самостоятельно

Поэтому ответ на вопрос: «нужно ли ФЛП сканировать трудовые книжки своих работников» — нет!

А нужно ли работодателям-юрлицам сканировать трудовые книжки работников-пенсионеров? Законом никаких исключений по ним не установлено. Однако в устных разъяснениях специалисты Пенсионного фонда говорят о том, что на пенсионеров подавать данные не нужно. Но хотелось бы официальных разъяснений.

Как подавать?

Опишем порядок действий для работодателей.

Шаг 1.Готовим документы. Перепроверяем и сканируем трудовую книжку работника. Требования к скан-копиям такие:

1) цветной формат, рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi,

2) формат изображения должен быть jpg (если будет каждая страница трудовой отдельно) или pdf (если формируете полный документ со всеми страницами трудовой книжки);

3) размер файла не должен превышать 1 Мб;

4) должны содержать все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке. То есть сканируем не только сведения о работе, но и о награждениях, поощрениях.

Зачем это нужно? Если какие-то сведения из раздела о трудовой деятельности затерты, потому что очень давние, или плохо читаются, то сведения из других разделов трудовой книжки будут подтверждением того, что человек работал в то время на соответствующем предприятии, и это будет засчитано в стаж;

5) должны быть пригодными для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов.

Однако понимаем, что если в трудовой есть затертые, выцветшие от времени записи, то ничего сверху не наводим! Сканируем и отправляем как есть.

Получать от работника согласие на обработку Пенсионным фондом его персональных данных больше НЕ нужно

Почему так? Объясняем.

Предоставление согласия на обработку персональных данных работника требовал Порядок № 1068. Как мы уже отмечали выше, этот документ появился еще до появления Закона № 1217, под который его писали. Бывает и так. ☺.

И пока работал только Порядок № 1068, принимать и обрабатывать данные скан-копий трудовых книжек пенсионщики могли лишь при наличии согласия лица.

Со вступлением в силу Закона № 1217 необходимость в согласии на обработку данных отпала. Ведь этот Закон наделил Пенсионный фонд недостающими полномочиями.

Шаг 2.Заходим на портал Пенсионного фонда portal.pfu.gov.ua. В правом верхнем углу нажимаем на кнопку «Вхід». Дальше выбираем вариант входа (юрлицо), АЦСК, файл и пароль ключа и входим в личный кабинет страхователя.

Шаг 3.Вводим данные работника. В разделе «Комунікації з ПФУ» выбираем «Відомості про трудові відносини робітника». Появится информационное окошко, которое напомнит вам требования к скан-копиям. Перечитываем и жмем «Продовжити».

В окошке «РНОКПП особи» вводим регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика-работника, трудовую книжку которого передаем пенсионщикам. Если же он отказался от получения такого номера, то заполняем поле «Серія та номер паспорту».

Далее в соответствующих ячейках указываем фамилию, имя, отчество работника и жмем кнопку «Продовжити».

Шаг 4.Добавляем сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать одним из двух способов (!) на выбор.

1 способ: добавить скан-копии трудовой книжки. В этом случае нажимаем на поле «Додати файл». Выбираем из предложенного перечня, что хотим добавить (трудовая книжка или документы о стаже). Добавляем файл с заранее отсканированной трудовой книжкой.

Если файлов несколько, то после того как добавили один, добавляем второй и так далее. То есть если каждая страница трудовой книжки одного лица отсканирована отдельно, то добавляем все файлы со всеми страницами трудовой.

После загрузки файлов нажимаем «Підписати та відправити ПФУ». Выбираем файл с КЭП и вводим пароль. Все!

2 способ: самостоятельно внести записи трудовой книжки + обязательно приложить скан-копии трудовой книжки.

То есть, если у вас есть желание (и время), вы можете самостоятельно оцифровать трудовую книжку работника. Для этого жмем на поле «Записи про трудову діяльність» и переносим в соответствующие поля сведения из трудовой книжки работника, сохраняя каждую запись.

После того как записи быть перенесены, обязательно добавляем скан-копии трудовой книжки, подписываем и отправляем пенсионщикам таким же образом, как описано в способе 1.

Шаг 5.Ожидаем результата — появления статуса «Виконано» по переданной скан-копии трудовой книжки в разделе «Звернення» портала Пенсионного фонда.

Внимание! Обработка сведений может длиться очень долго. Не нужно паниковать, если месяц прошел, а ничего не происходит.

Дело в том, что в первую очередь сегодня обрабатывают сканы работников, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 2 года. Также Пенсионный фонд планирует установить графики, в которых будет определен порядок предоставления электронных сведений о трудовой деятельности.

А что внутри?

Дождались появления статуса «Виконано»? Супер! Но посмотрите, что внутри сообщения.

Там могут быть замечания к записям в трудовой книжке и/или требования о необходимости предоставления документов для засчитывания в стаж соответствующих периодов.

Что с этим делать? Если замечания/требования касаются записей вашего предприятия, то исправлять. Если же к вам они не имеют отношения, то сообщите о них работнику.

После обработки Пенсионным фондом скан-копий трудовую книжку вы отдадите работнику на хранение под подпись. Поэтому у него появится возможность поработать с ней, собрать необходимые документы для подтверждения стажа и обратиться к предыдущим работодателям для исправления/уточнения записей в трудовой книжке или же в архивные учреждения.

А еще порекомендуйте работнику ознакомиться с Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637. Этот документ подскажет, какими документами следует подтверждать периоды, которые входят в стаж.

Например, время обучения в вузах, училищах, учебных заведениях повышения квалификации и переподготовки кадров, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре подтверждается дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками и другими документами, которые выданы на основании архивных данных и содержат сведения о периодах обучения.

Собранные документы работник может самостоятельно отсканировать и передать пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ в описанном выше порядке. Конечно, при наличии КЭП.

Если же работник не дружит с цифровыми технологиями, то он может обратиться напрямую в Пенсионный фонд. Там обещают помочь.

А в завершение ответ на вопрос, который часто задают работодатели: нужно ли сегодня отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения о приеме, переводе, увольнении работников для пополнения электронной трудовой книжки? Нет! Не нужно.

Эти данные система черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Как будет дальше, поживем — увидим.

ВЫВОДЫ

  • Трудовые книжки работников сканирует и передает юрлицо-работодатель, который их хранит.
  • Для Пенсионного фонда больше не нужно получать согласие на обработку персональных данных работника.
  • Обработка сведений может длиться очень долго. Не следует паниковать, если месяц прошел, вы заглядываете на портал, а там ничего не происходит.
0
0
0
0
0
0

env_icon Получайте новости почтой!

Мы будем присылать вам самые свежие материалы каждую неделю

Для этого укажите имя и электронный адрес

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы уведомить нас об этом
Журнал «Податки & бухоблік»



комментарии
(0)
Какая удача - вы можете стать первым, кто прокомментирует этот материал.
Оставить комментарий:
pw-image
Читайте сайт за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
bcom.clean_site_text