Какие же сроки установлены законодательством для выплаты отпускной компенсации при увольнении работника? И какая ответственность предусмотрена за их несоблюдение? Рассказываем.
Сроки начисления и выплаты компенсации
Выплата компенсации при увольнении за дни неиспользованного отпуска, как и других сумм, которые причитаются работнику от предприятия, осуществляется в день увольнения (см. ст. 47 и 116 КЗоТ). В этот же день работодатель обязан выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении и письменное уведомление о начисленных и выплаченных ему суммах при увольнении с указанием отдельно каждого вида выплаты.
Если работник в день увольнения не работал, то указанные суммы должны быть выплачены ему не позже следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Соответственно уведомление о начисленных и выплаченных суммах работодатель должен предоставить работнику в такой день проведения выплаты (ст. 116 КЗоТ).
Таким образом,
работодатель начисляет выплаты, на которые имеет право работник, в частности и отпускную компенсацию, в день его увольнения. Что касается выплаты, то здесь все зависит от того, работал ли работник в день увольнения
Если работодатель и начисляет, и выплачивает работнику отпускную компенсацию после даты его увольнения, он не соблюдает минимальные государственные гарантии в оплате труда. За такое нарушение Гоструда может наложить штраф в размере 2 минимальных заработных плат (до конца 2024 года — 16000 грн) за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абзац пятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
В то же время в случае выполнения предписания Гоструда и устранения такого выявленного нарушения в определенные предписанием сроки штрафные санкции налагаться не должны (абзац пятнадцатый ст. 265 КЗоТ). К тому же в период действия военного положения в случае выполнения в полном объеме и в установленный срок предписаний об устранении нарушений, выявленных во время осуществления внеплановых проверок, штрафы, предусмотренные ст. 265 КЗоТ, не применяются (ч. 3 ст. 16 Закона № 2136).
Заметьте также, что такое нарушение требований законодательства о труде может привести и к наложению админштрафа на должностные лица предприятия (ФЛП) в общем размере от 510 до 1700 грн согласно ст. 41 КУоАП.
Кроме того, в случае несвоевременной выплаты по вине работодателя надлежащих уволенному работнику сумм работодатель должен выплатить такому работнику еще и средний заработок за все время задержки по день фактического расчета, но не более как за 6 месяцев (ст. 117 КЗоТ).
Поэтому, как видите, игнорировать сроки, установленные для начисления и выплаты отпускной компенсации, — удовольствие не из дешевых. С трудовым законодательством понятно. А что говорит налоговое законодательство о запоздалой компенсации?
Налоги
Обязательства по НДФЛ (и ВС) возникают в случае начисления (выплаты/предоставления) дохода (см. п. 168.1 НКУ). Соответственно, если доход не был ни начислен, ни выплачен (предоставлен), то вопрос удержания налога/сбора с такого дохода не возникает. Рассмотрим, как это работает в случае с компенсацией.
Когда денежная компенсация за неиспользованный отпуск начисляется наемному работнику, который находится с предприятием в трудовых отношениях (в частности, в день увольнения), то ее сумма входит в состав дополнительной зарплаты как оплата за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, далее — Инструкция № 5). Поэтому такую отпускную компенсацию облагаем налогом как обычную зарплату. При наличии права на налоговую социальную льготу (НСЛ) уменьшаем базу обложения НДФЛ на ее сумму. Удерживаем НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 % (см. п.п. 164.2.1 и п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). В разд. І 4 ДФ сумму такой компенсации указываем в составе заработной платы с признаком дохода «101».
Другая ситуация. Отпускная компенсация начисляется бывшему работнику, который на день ее начисления уже не находится с предприятием (ФЛП) в трудовых отношениях. В таком случае налоговики рассматривают этот доход как прочий налогооблагаемый доход (п.п. 164.2.20 НКУ) и предлагают его отражать в разд. І 4ДФ за месяц начисления/выплаты с признаком «127» (см. БЗ 103.25). Обратите внимание, что применить НСЛ к такому прочему доходу уже не получится. Что касается ставок, то НДФЛ удерживаем по ставке 18 %, ВС — по ставке 1,5 %. Второй момент — эта выплата войдет в базу обложения НДФЛ и ВС того месяца, в котором она была фактически начислена.
Уплатить НДФЛ и ВС с компенсации отпуска следует одновременно с ее выплатой, если выплату осуществляют наличностью, полученной в банке, или путем перечисления на банковский счет работника. Если выплачиваете компенсацию наличностью из кассы предприятия (за счет денежных средств, которые не были получены в банке на указанные цели, а поступили в кассу, например, как выручка), то НДФЛ и ВС надо уплатить в течение 3 операционных дней со дня, следующего за днем начисления (выплаты, предоставления) дохода. В случае, когда компенсацию начислили, но так и не выплатили, НДФЛ и ВС надо перечислить в бюджет не позже 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления дохода (см. пп. 168.1.2 НКУ, 168.1.4, 168.1.5, а также п.п. 1.4 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
Как видите, с НДФЛ и ВС все спокойно. Начисление в текущем месяце своевременно не начисленной компенсации не приводит к негативным последствиям для налогового агента. А вот бывший работник может потерять на сумме дохода «на руки» из-за неприменения НСЛ. Переходим к нарушителю нашего спокойствия — ЕСВ.
Единый взнос
Традиционно начинаем со стандартной ситуации, когда компенсация начисляется работнику в день его увольнения или раньше. Поскольку компенсация за неиспользованные дни отпуска является дополнительной заработной платой, то ее сумма входит в базу начисления ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI, далее — Закон № 2464). Ставка взноса в общем случае — 22 %, если же лицо имеет инвалидность (есть заверенная копия справки к акту осмотра МСЭК) — 8,41 %.
В Д1 Налогового расчета компенсацию за неиспользованные дни отпуска, начисленную своевременно в месяце увольнения работника, показывают в составе его заработной платы. Отдельно отражать отпускную компенсацию наподобие отпускных не надо.
ЕСВ с суммы своевременно начисленной отпускной компенсации уплачиваем одновременно с получением средств для ее выплаты в банке или перечислением ее суммы на счет работника. Если компенсацию начислили в месяце увольнения, но не выплатили, ЕСВ надо уплатить в бюджет не позже 20-го (для горных предприятий — не позже 28-го) числа месяца, следующего за месяцем начисления (см. абзацы первый, второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464).
Следующая ситуация. Компенсация за неиспользованные дни отпуска начислена бывшему работнику, то есть лицу, которое на момент ее начисления уже не находится с предприятием (ФЛП) в трудовых отношениях. В таком случае следует руководствоваться предписаниями абзаца второго ч. 2 ст. 7 Закона № 2464. Ими определено, что в случае начисления лицу после увольнения зарплаты за отработанное время или согласно решению суда — средней зарплаты за вынужденный прогул сумма такой зарплаты является базой начисления ЕСВ.
Однако компенсация за неиспользованный отпуск отнесена п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 к выплатам за неотработанное время. Именно поэтому
отпускную компенсацию, начисленную уже бывшему работнику после его увольнения, в базу начисления ЕСВ не включают и ЕСВ на ее сумму не начисляют
С этим соглашаются и налоговики, в частности, в разъяснении БЗ 201.03 и в письме Офиса КНП ГФС от 15.02.2019 № 557/ІПК/28-10-27-01-11 (ср. 025135600).
Если имеем дело с отпускной компенсацией, начисленной после увольнения, которая не является базой начисления ЕСВ, то в Д1 ее сумму не показываем.
Итак, вместе с вами мы выяснили все последствия начисления и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска после увольнения работника, то есть с нарушением трудового законодательства. Стоит ли игра свеч? Решать вам. По нашему мнению, не стоит, поскольку средний заработок за задержку расчета при увольнении и возможные трудовые штрафы могут «съесть» всю экономию на ЕСВ.
Выводы
- В случае увольнения работника работодатель обязан начислить и выплатить ему в день увольнения компенсацию за все дни не использованного им ежегодного отпуска и дополнительного отпуска на детей (при наличии права на него).
- Неначисление и невыплата отпускной компенсации в установленные КЗоТ сроки могут грозить работодателю штрафом в две минималки за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение.
- Отпускную компенсацию, начисленную бывшему работнику после увольнения, облагают налогом в составе прочего налогооблагаемого дохода (п.п. 164.2.20 НКУ) и указывают в разд. І 4 ДФ с признаком дохода «127».
- Если отпускная компенсация начислена бывшему работнику (то есть лицу, которое на момент ее начисления уже не находится с предприятием (ФЛП) в трудовых отношениях), то на нее не начисляют ЕСВ и ее сумму не указывают в Д1.
%20(1).png){kind=logo}
