Три фатальные ошибки при расчете отпускной компенсации

Ошибка № 1. Нераспределение периодов

Первая и очень распространенная ошибка - когда компенсацию за неиспользованный отпуск считают "оптом", т. е. в один итоговый расчет. Но сейчас так нельзя!

Смотрите. С 2024 года нужно отдельно считать дни отпуска, которые были заработаны до 31 декабря 2023 года, и отдельно - те, которые заработаны с 1 января 2024 года.

Для таких отдельно рассчитанных дней нужно соответственно определить две средние зарплаты. Иначе компенсация получится неверной, и вы ошибетесь в сумме, которую нужно выплатить при увольнении.

Пример. 15.05.2025 с предприятия увольняется работник, который имеет накопленные дни отпуска до 31.12.2023 - 10 календарных дней. А также имеет 20 календарных дней неиспользованного отпуска, которые накоплены с 01.01.2024.

Компенсация за дни отпуска, накопленные до 31.12.2023

Расчетный период - январь - декабрь 2023 года.

Заработок за расчетный период: 179 000 грн.

Среднедневная зарплата:

179 000 грн: 365 к. дн. = 490,41 грн,

где 365 к. дн. - количество календарных дней в расчетном периоде.

Сумма отпускной компенсации: 490,41 грн х 10 к. дн. = 4904,10 грн

Компенсация за дни отпуска, накопленные с 01.01.2024

Расчетный период - май-2024 - апрель-2025.

Заработок за период 240 000 грн.

Среднедневная зарплата:

240 000 грн: 365 к. дн. = 657,53 грн,

Сумма отпускной компенсации: 657,53 грн х 20 к. дн. = 13150,60 грн,

где 20 - количество календарных дней отпуска

Ошибка № 2. Выбрали неправильный расчетный период

Еще одна ошибка, это когда бухгалтер неверно выбирает расчетный период.

Что я имею в виду. Например, работник увольняется в последний день календарного месяца, скажем 30 апреля. Иногда бухгалтеры включают апрель в расчетный период при расчете отпускной компенсации. А это ошибка.

При увольнении работника в последний календарный день месяца, такой месяц в расчетный период не попадет. Поэтому при увольнении работника 30 апреля 2025 года расчетный период будет апрель 2024 - март 2025.

А вот в противоположной ситуации, когда работник принят в первый рабочий, но не в первый календарный день месяца, такой месяц в расчетный период, наоборот, ПОПАДЕТ. То есть такой месяц полностью учитывается при определении количества дней в расчетном периоде.

Пример. Работник принят на работу 2 сентября 2024 года. В мае 2025 года работник увольняется и ему начисляют отпускную компенсацию.

Расчетный период: сентябрь 2024 - апрель 2025.

В нашем примере есть микс двух правил. Поэтому будьте внимательны.

Первое. Работник отработал на предприятии меньше года, поэтому расчетный период - это фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск.

Второе. Работник принят (оформлен) на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца (второе сентября понедельник). Поэтому этот месяц учитывается в расчетный период как полный). Итак, расчетный период у нас сентябрь 2024 года - апрель 2025 года.

Если бы работник был принят 3 числа или позже, мы бы этот месяц не включали в расчет. Тогда расчетный период у нас был бы октябрь 2024 года - апрель 2025 года.

Ошибка № 3. При расчете отпускной компенсации из оклада не учтена минзарплата

Есть случаи, когда отпускную компенсацию рассчитывают исходя из оклада. Но бухгалтеры иногда забывают еще одно правило

Если в расчетном периоде у работника не было зарплаты, расчеты проводим из установленной в трудовом договоре тарифной ставки или оклада.

Если месячная тарифная ставка или оклад ниже минимальной зарплаты, то в расчете средней используем минзарплату, установленную на время расчета.

Общую сумму, которая примет участие в расчете, определяем путем умножения оклада или МЗП (с учетом занятости) на количество месяцев расчетного периода.

Пример. Работница увольняется в мае 2025 года.

В расчетном периоде она не отработала ни одного дня, поскольку находилась в отпуске за свой счет.

Ей нужно начислить компенсацию за 20 дней социального отпуска на детей за 2024 и 2025 годы.

Расчетный период: май 2024 года - апрель 2025 года (365 к. дн.).

Обратите внимание, поскольку оклад работницы (7800 грн) ниже минзарплаты (8000 грн), то в расчете используем не оклад, а минзарплату.

Время отпуска за свой счет исключают из расчетного периода. Поэтому имеем ситуацию, когда расчетный период "складывается" до нуля. В таком случае расчет проводим за условный период, равный 12 месяцам, предшествующим месяцу предоставления отпуска. То есть получаем условный расчетный период: май 2024 года - апрель 2025 года.

Среднедневная зарплата: 8000 грн х 12 мес. : 365 =263,01 грн/к. дн.

Сумма отпускных: 263,01 грн/к. дн. х 20 к. дн. = 5260,20 грн.