4ДФ Объединенного отчета: исправляем ошибки

Вид ошибки

Ошибки, допускаемые в приложении 4ДФ, могут быть:

• несумовые (в налоговом номере плательщика, признаке дохода, признаке НСЛ и т.д.);
• сумовые (в сумме начисленного и/или выплаченного дохода, сумме НДФЛ, ВС).

В этой статье сосредоточимся на исправлении ошибок в разд. I приложения 4ДФ, так как именно на него приходится львиная доля всех допущенных ошибок этого приложения.

Тип корректирующего отчета

Ошибки в 4ДФ можно исправить путем подачи корректирующего Налогового расчета и 4ДФ с таким типом:

• «Отчетный новый» — если предельный срок подачи отчета еще не истек;
• «Уточняющий» — после истечения срока отчетности.

Механизм исправления в 4ДФ

Механизм исправления в поданном и принятом 4ДФ не зависит от вида ошибки и типа корректирующего отчета. Правила корректировки приведем в таблице.

Механизм исправления ошибок в приложении 4ДФ

Раздел I корректирующего 4ДФ должен содержать только те строки, которые исправляются. Другие строки (с правильной информацией) дублировать не нужно, даже если подаем отчетное новое приложение.

В табличную часть Налогового расчета корректирующие данные из приложения 4ДФ не попадают. То есть если исправляется ошибка только в 4ДФ (независимо от ее вида), то табличная часть Налогового расчета будет пустой.

Кстати, механизм корректировки поданного и принятого ранее (до 2021 года) разд. I отчета 1ДФ такой же, как и 4ДФ. Корректировку также проводим в действующей на день ее проведения форме отчета (сейчас месячный Объединенный отчет). Но при исправлении ошибок в 1ДФ есть нюансы. В частности, в нумерации корректирующего отчета и исправлении сумм ВС, который в 1ДФ указывался в разд. II без персонификации. Об этом вы можете прочитать в статьях «Корректирующий Налоговый расчет: его форма, тип, период и номер в шапке» // «Оплата труда», 2025, № 5 и «Корректировка в Объединенном отчете» // «Оплата труда», 2025, № 5.

Кроме того, есть ошибки в 4ДФ, которые можно исправить без подачи корректирующего отчета. Это касается неправильно рассчитанного НДФЛ.

Исправляем НДФЛ через перерасчет

Неправильно рассчитанный НДФЛ с дохода физлица, сумма которого отражена в поданном и принятом 4ДФ, можно исправить через перерасчет.

Кроме обязательного перерасчета НДФЛ, раз в год в декабре и при увольнении можно провести добровольный перерасчет сумм начисленных доходов, удержанного налога. Он может проводиться за любой период и в любых случаях для определения правильности налогообложения (п.п. 169.4.3 НКУ). Алгоритм его проведения аналогичен годовому перерасчету, о котором вы можете прочитать в статье «Годовой перерасчет НДФЛ — 2024» // «Налоги & бухучет», 2024, № 103.

Результаты такого перерасчета НДФЛ отражаем в 4ДФ за тот отчетный месяц, в котором проведен перерасчет. Подавать уточненку в таком случае не нужно.

Далее рассмотрим примеры исправления ошибок в 4ДФ через корректировку.

Потеряли информацию

Пример 1. Сотрудник (НСЛ не пользуется) был уволен по собственному желанию 3 января 2025 года. В январе ему была начислена компенсация за 1 день неиспользованного отпуска в сумме 260,20 грн (НДФЛ — 46,84 грн, ВС — 13,01 грн). В день увольнения с сотрудником произведены все расчеты и уплачены налоги. В 4ДФ за январь ошибочно не включили этого сотрудника. Ошибку обнаружили и исправляем 19 марта 2025 года.

Чтобы исправить ошибку, формируем Налоговый расчет и 4ДФ с типом «Уточняющий». Ведь срок для подачи отчетности за январь 2025 года уже истек.

В разд. I 4ДФ добавляем строку с забытым сотрудником. В графе 10 этой строки указываем — «0» (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент 4ДФ с типом «Уточняющий» за январь 2025 года

Пример 2. При подаче Налогового расчета за февраль 2025 года не указали необлагаемую благотворительную нецелевую помощь, которая была предоставлена сотруднику в сумме 4240 грн. Ошибку обнаружили и исправляем 20 марта 2025 года.

Чтобы исправить ошибку, формируем Налоговый расчет и 4ДФ с типом «Отчетный новый». Ведь день ее исправления является последним днем срока подачи отчета за февраль 2025 года.

Как и в примере 1, добавляем забытую информацию, формируя строку с ней в корректирующем 4ДФ. В графе 10 этой строки указываем «0» (см. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ с типом «Отчетный новый» за февраль 2025 года

Как видите, и в «Уточняющем», и в «Отчетном новом» 4ДФ применен идентичный механизм исправления ошибки.

Ошиблись в сумме дохода

Пример 3. При подаче Налогового расчета за 4 квартал 2024 года ошибочно занизили сумму дохода сотрудника за декабрь. Потеряли премию в сумме 10000 грн. Указали 55000 грн зарплаты (НДФЛ — 9900 грн, ВС — 2750 грн), а нужно было 65000 грн вместе с премией (НДФЛ — 11700 грн, ВС — 3250 грн). Ошибку обнаружили и исправляем 20 марта 2025 года.

На день корректировки срок отчетности за декабрь истек, поэтому исправляемся через «Уточняющий» Налоговый расчет и 4ДФ за декабрь 2024 года.

Нам нужно изменить сумму дохода, НДФЛ и ВС по строке, которая была подана в 4ДФ за декабрь 2024 года.

Для этого формируем две строки: ошибочную на удаление с признаком «1» в графе 10 и строку с правильными суммами на добавление с признаком «0» в графе 10 (см. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ с типом «Уточняющий» за декабрь 2024 года

Ошиблись в признаке дохода и шапке приложения

Пример 4. При подаче Налогового расчета за сентябрь 3 квартала 2024 года в 4ДФ ошибочно показали зарплату сотрудника и вознаграждение по ГПД одной суммой 39000 грн (НДФЛ — 7020 грн, ВС — 585 грн) в строке с признаком «101». А нужно было отдельно зарплату — 33000 грн (НДФЛ — 5940 грн, ВС — 495 грн) с признаком «101» и отдельно вознаграждение по ГПД — 6000 грн (НДФЛ — 1080 грн, ВС — 90 грн) с признаком «102». Кроме того, этого сотрудника не учли в строке 05: показали 2 человека вместо 3.

Исправляемся 20 марта 2025 года.

Для исправления обеих ошибок (и в табличной части, и в шапке приложения) формируем Налоговый расчет и 4ДФ за сентябрь 2024 года. В нем исправляем одновременно ошибку в табличной части приложения и его шапке.

Исправляем ошибку разд. I приложения. В разд. I корректирующего приложения формируем три строки: удаляем строку с ошибкой и добавляем две строки с правильной информацией, соответственно разделенной по признакам дохода (см. рис. 4).

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ с типом «Уточняющий» за сентябрь 2024 года

Исправляем шапку. Если штатному сотруднику начислено, кроме зарплаты, еще и вознаграждение по ГПД, то учитываем его и в строке 04 (Работало по трудовым договорам (контрактам) (признак 101)), и в строке 05 (Работало по гражданско-правовым договорам (признак 102)). В приведенном примере сотрудника учли только в строке 04. В корректирующем Налоговом расчете в строке 04 не изменяем ранее поданную информацию, так как в ней нет ошибки (предположим, что было указано 47 человек), а в строке 05 указываем правильную информацию (см. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент шапки 4ДФ с типом «Уточняющий» за сентябрь 2024 года

Обратите внимание, исправить показатели строк 032, 04, 05 «шапки» 4ДФ и строки 032 заголовочной части Налогового расчета возможно только с одновременным исправлением ошибки табличной части приложения.

Выводы

• Для исправления ошибок в 4ДФ используются два типа корректирующих отчетов: «Отчетный новый» (если предельный срок подачи отчета еще не истек) и «Уточняющий» (после истечения срока отчетности).
• Исправление ошибок (как суммовых, так и несуммовых) в разд. I 4ДФ корректирующего отчета осуществляется путем удаления ошибочных строк и добавления правильных. В графе 10 указывается признак: «1» для удаления строки и «0» для добавления новой.
• Исправить ошибку в вычислении НДФЛ можно через добровольный перерасчет этого налога в текущем отчетном периоде. При этом подавать корректирующий 4ДФ не нужно.

'''