Корректировки в Объединенном отчете

* «Корректирующий Налоговый расчет: его форма, тип, период и номер в шапке» // «Оплата труда», 2025, № 5.

Механизм исправления ошибок

Общие правила исправления ошибок в Объединенном отчете прописаны в разд. V Порядка № 4*.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Начиная с января 2025 года снова имеем месячный Объединенный отчет. А значит, и проводить корректировки нужно исходя именно из месячной отчетности. Должны вас успокоить — новых существенных изменений по исправлению ошибок здесь нет. Более того, механизм исправления ошибок, допущенных как в месячной форме отчетности, так и в квартальной, идентичен.

Правило 1. Исправление ошибок в поданном и принятом контролерами Объединенном отчете проводим в действующей на момент корректировки форме отчета. Сейчас действует месячная форма отчетности. Так что именно ее используем для исправления.

Правило 2. Тип корректирующего Налогового расчета зависит от того, истек ли срок подачи Объединенного отчета, информация по которому исправляется. Если срок подачи отчетного Налогового расчета:

— продолжается — корректировку проводим через Налоговый расчет с типом «Звітний новий»;

— истек — подаем корректирующий Налоговый расчет с типом «Уточнюючий».

Кстати, некоторые ошибки, допущенные в приложении Д1 за прошлые периоды, можно исправить в текущем отчетном Налоговом расчете.

Правило 3. Корректирующий Налоговый расчет с типами «Звітний новий» и «Уточнюючий» должен содержать только те приложения, в которых проводится корректировка.

Правило 4. Корректирующие приложения (Д1, 4ДФ, Д5, Д6) с типами «Звітний новий» или «Уточнюючий» должны содержать только строки, которые уточняем, добавляем или исключаем. Строки с правильной информацией дублировать в них не нужно, поскольку информация из поданного и принятого отчета садится в систему ПФУ. Информация из следующего поданного корректирующего отчета за этот период («Нового звітного» или «Уточнюючого») не затирает предыдущие данные, а лишь исправляет неправильно поданные данные, добавляет неподанные данные и/или удаляет ошибочные.

Налоговый расчет

Дотабличная часть (шапка). В дотабличной части Налогового расчета с типами «Звітний новий» или «Уточнюючий» заполняем только строки 01 — 05, а в строке 06 проставляем сведения о подаче того приложения, которое корректируем.

Остальные строки заглавной части оставляем пустыми (в бумажном варианте — прочеркиваем).

К сожалению, ошибки можно допустить не только в табличной части Налогового расчета и его приложениях, но и в шапке отчета. Чаще всего ошибки настигают бухгалтеров при заполнении строк с численностью работников (101 — 108). Это важные показатели, от которых зависит, в частности, расчет выполнения норматива трудоустройства лиц с инвалидностью и средней зарплаты для определения критичности предприятия. Если ошиблись при их заполнении, то исправиться путем подачи корректирующего отчета невозможно.

Табличная часть. Табличная часть Налогового расчета формируется на основании данных приложения Д1. Если корректирующий Налоговый расчет не содержит Д1 и исправления проводим в других приложениях (4ДФ, Д5, Д6), то его табличная часть будет пустой.

Если же корректировку проводим в приложении Д1, то табличная часть Налогового расчета:

— будет пустой при исправлении только несуммовых ошибок;

— будут заполнены строки 1 — 1.5, 2 — 2.5, 3 — 3.6 и 7, если исправляли суммовые ошибки в Д1 с типом «Звітний новий»;

— будут заполнены строки 4 — 4.4.3, 6 — 6.4.3 и 7, если исправляли заниженную или завышенную сумму ЕСВ в предыдущих отчетных периодах с применением кода типа начислений (КТН) «2» и/или «3» в графе 09 приложения Д1.

Далее рассмотрим корректировку данных в приложениях Налогового расчета.

Корректировка данных приложения Д1

Шапка приложения. Дотабличная часть этого приложения достаточно проста. В ней должны указать тип корректирующего приложения («Звітний новий» или «Уточнюючий»), период, за который проводим корректировку, и индивидуальные данные плательщика ЕСВ, который это приложение формирует.

Табличная часть Д1. Если исправляем самостоятельно выявленную ошибку в приложении Д1 при условии, что в других приложениях все правильно, то:

— формируем корректирующий Налоговый расчет и Д1 к нему (без других приложений):

— в Д1 вносим только ту информацию, которую корректируем. Строки с правильной информацией не повторяем.

Механизм проведения корректировок в Д1 зависит от типа корректирующего приложения и вида ошибки (см. табл. 1).

Таблица 1. Правила исправления ошибок в приложении Д1

Для исправления суммовой и/или несуммовой ошибки в Д1 с типом «Звітний новий» действуем так. Если нужно:

— изъять строку, которой там быть не должно, — полностью повторяем строку с ошибкой и в графе 25 указываем «1» — строка на удаление;

— добавить строку, которую забыли, — формируем строку с правильной информацией и в графе 25 указываем «0» — строка на ввод;

— заменить информацию — формируем две строки: одну на изъятие ошибочных данных (повторяем информацию неправильной строки и в графе 25 указываем «1»), вторую на добавление правильных данных (формируем строку с правильной информацией, в графе 25 которой указываем «0»).

Заметьте, в Д1 с типом «Уточнюючий» просто добавить без изъятия или изъять без добавления строку с применением признака «1»/«0» не получится. В этом типе отчета можно исправить несуммовую ошибку, одновременно изымая строку (признак «1» в графе 25) и вводя другую (признак «0» в графе 25).

Поэтому иногда несуммовую ошибку в уточняющем Д1 исправляем по принципу суммовой (с применением КТН «2»/«3»). О таких случаях мы расскажем отдельно.

Для доначисления или уменьшения суммы ЕСВ в предыдущих отчетных периодах в Д1 при самостоятельно выявленной ошибке применяем КТН «2» (доначисляем) или «3» (уменьшаем).

Применяем эти коды по следующему механизму. На работника, в базе начисления которого допущена ошибка:

— формируем строку с базой и суммой ЕСВ, которые нужно «снять», и в графе 09 указываем КТН «3». При этом суммовые показатели указываем без знака «-»;

— формируем строку с базой и суммой ЕСВ, которые нужно «добавить», и в графе 09 указываем КТН «2».

Корректировка приложения 4ДФ

Шапка приложения. В заглавной части корректирующего приложения 4ДФ должны заполнить следующую информацию:

— тип приложения. Он будет или «Звітний новий», или «Уточнюючий»;

— период, за который подаем приложение (год и месяц), и номер приложения. Эти реквизиты будут соответствовать аналогичным данным Налогового расчета. Как нумеровать корректирующий 4ДФ при исправлении 4ДФ квартального отчета 2021 — 2024 года и квартальной формы 1ДФ до 2021 года, читайте в материале, приведенном в начале статьи;

— регистрационные данные налогового агента (полное название, налоговый номер, код административно-территориальной единицы по местонахождению налогового агента или обособленного подразделения);

— работало по трудовым договорам (признак 101) и работало по ГПД (признак 102). Эти данные повторяем из поданного и принятого ранее приложения, которое корректируем (если не нужно именно их исправлять).

Заметьте, что есть возможность исправлять ошибки в шапке 4ДФ (например, строки 032). Но это можно сделать, если табличная часть этого приложения будет содержать какую-то информацию. Однако если в ней нечего править, то можно искусственно инициировать исправление ошибки без штрафных последствий, то есть изъять и добавить одну строку без изменения информации в ней (суммарный результат будет нулевым).

Раздел І табличной части приложения. Если корректируем информацию только в приложении 4ДФ, то:

— формируем Налоговый расчет за месяц, за который проводим корректировку, и приложение 4ДФ;

— в табличной части корректирующего 4ДФ подаем только ту информацию, которую исправляем. Остальные правильные строки не повторяем.

Механизм проведения корректировок в 4ДФ одинаков для всех типов корректирующего приложения и видов ошибок (см. табл. 2).

Таблица 2. Правила исправления ошибок в разделе І приложения 4ДФ

Механизм исправления ошибки в этом приложении несложный. В табличной части раздела І корректирующего 4ДФ вносим следующее. Если нужно:

— добавить строку, которую ошибочно не формировали, — формируем ее с нужными данными, а в графе 10 указываем «0» — строка на ввод;

— изъять полностью строку с ошибочно поданной информацией — повторяем полностью неправильную строку, а в графе 10 указываем «1» — строка на изъятие;

— изменить данные в ранее поданной строке — формируем две строки: в первой повторяем некорректную строку, указав «1» (изъятие) в графе 10, во второй строке вносим правильные показатели и в графе 10 указываем «0» (добавляем).

Раздел ІІ табличной части приложения. В разделе ІІ 4ДФ корректируем информацию относительно:

— строки «Оподаткування процентів». Для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Оподаткування процентів — виключення 2» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Оподаткування процентів» отразить правильную информацию;

— строки «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею». Для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення 3» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» отразить правильную информацию;

— строки «Військовий збір». Исправления в этой строке не касаются ошибок, допущенных в периодах начиная с 2021 года (когда ВС стал идентифицированным и указывался в разделе І в графах 5а, 5). Зато до 2021 года ВС указывался в разделе ІІ общей суммой за квартал. И если нужно исправить сумму ВС, которая была указана в разделе ІІ (за периоды до 2021 года), то корректируем именно этот раздел. Тогда для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Військовий збір — виключення 4» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Військовий збір» отразить правильную информацию. При этой корректировке (ВС в разделе ІІ) в разделе I приложения 4ДФ графы 5а, 5 не заполняются.

Корректировка приложения Д5

Шапка приложения. При подаче корректирующего приложения Д5 в его дотабличной части должны указать тип формы приложения: «Звітний новий» или «Уточнюючий». Далее заполняем период, за который подаем приложение (год и месяц).

Интересный момент при корректировке Д5 за период 2021 — 2024 годов. За эти периоды Д5 подавался в целом за квартал без разбивки по месяцам, в отличие от других приложений. Однако в корректирующем приложении период, за который проводим исправления, должны указать именно месяц и год. Как это все стыкуется?

Ориентируемся на месяц начала или окончания соответствующего события, по строке с которым проводим корректировку. И именно тот год и месяц указываем в уточняющем Д5.

До 2021 года предшественником Д5 была таблица 5. Она подавалась помесячно. Поэтому в уточняющем Д5 указываем год и месяц, за который проводим корректировку таблицы 5.

Также заполняем индивидуальные данные плательщика.

Табличная часть Д5. Чтобы исправить ошибку в поданном и принятом Д5 Налогового расчета или таблице 5 Отчета по ЕСВ за тот период, в котором она допущена:

— формируем корректирующий Налоговый расчет и приложение Д5 к нему за месяц, на который приходится ошибка;

— в табличной части корректирующего Д5 указываем только ту информацию, которую исправляем. Остальные правильные строки не повторяем.

Механизм проведения корректировок в Д5 одинаков для всех типов корректирующего приложения (см. табл. 3).

Таблица 3. Правила исправления ошибок в приложении Д5

В табличной части Д5 применяем принцип «Ознака (0, 1)». То есть чтобы:

— исключить лишнюю строку в поданном Д5 (таблице 5) — повторяем ее и в графе 20 «Ознака (0, 1)» проставляем «1»;

— прибавить забытую строку — формируем ее и в графе 20 проставляем «0»;

— исправить ошибочные сведения — формируем две строки. В одной полностью повторяем информацию с ошибкой и в графе 20 Д5 проставляем «1» — строка на исключение. Во второй — указываем правильную информацию и в графе 20 указываем «0» — строка на ввод.

Выводы

• Самостоятельно выявленные ошибки в поданном и принятом контролерами отчете плательщик может исправить, подав корректирующий Налоговый расчет («Звітний новий» или «Уточнюючий»).
• Корректирующий Налоговый расчет должен содержать только те приложения, в которых проводится корректировка. Корректирующие приложения должны содержать только строки, которые уточняем, добавляем или исключаем.
• В корректирующих приложениях 4ДФ раздела І, Д5, Д6 с типом как «Звітний новий», так и «Уточнюючий» и в Д1 с типом «Звітний новий» любую поданную с ошибкой или ошибочно не поданную информацию табличной части можно исправить с помощью признаков «1» (исключение) и/или «0» (добавление).
• В Д1 с типом «Уточнюючий» несуммовую ошибку табличной части приложения можно исправить путем одновременного применения признаков «1» (исключение) и/или «0» (добавление). Для исправления суммовой ошибки применяем КТН «2» (исключение) и/или «3» (добавление).